Số phiếu chi thì không có ai bắt buộc phải đánh như thế nào cả. Tuy nhiên, để đánh số chứng từ sao cho thuận tiện theo dõi quản lý, bạn cần xem xét các yếu tố sau:
1. Bạn đánh số làm gì: làm số chứng từ (để phân biệt chừng từ này và chứng từ kia) hay làm số thứ tự lưu trữ hồ sơ (để khi cần thì nhanh chóng lấy ra), hay cả 2. Nó phụ thuộc vào yêu cầu của bạn, thông thường thì tôi sẽ đánh số chứng từ sao cho phục vụ cả 2 mục đích. Để phân biệt được chứng từ thì tôi sẽ thêm các chữ số T,C,N,X... vào đầu.
2. CSDL của bạn là 1 tháng, 1 năm hay nhiều năm. Nếu 1 năm bạn lập 1 file Excel thì nên đánh số tăng dần cho cả năm. Nếu làm 1 file trong nhiều năm thì nên kèm thêm năm.
3. Bạn lưu trữ chứng từ như thế nào, phân ra từng loại nghiệp vụ, hay để gộp chung. Hình thức kế toán hay dùng khi bạn làm phần mềm hay Excel là hình thức nhật ký chung, do đó chứng từ cũng có xu hướng để chung.
Ngoài ra, đa số chúng ta đều dùng máy vi tính (ko dùng máy làm sao đọc được bài này! Chuối) Do đó cần lưu ý 1 số nguyên tắc:
1. Những thông tin nào chung nhất nên để ra trước. Thí dụ phiếu chi số 200 năm 2006 thì nên để là 06/200 chứng không nên để 200/06.
2. Không cần phải thêm thông tin ngày tháng vào số chứng từ, trừ khi bạn muốn các số chứng từ là khác nhau. Thêm vào thông tin ngày tháng làm việc nhập liệu và kiểm soát sự liên tục của chứng từ khó hơn, trong khi cột ngày tháng bạn đã nhập riêng ra rồi, thông tin ngày tháng luôn luôn có trên chứng từ.