Thảo luận về các phương pháp đặt mã khách hàng

[ThangAcc]

Chào cả nhà.

Tình hình là bên tôi chuẩn bị thay phần mềm mới, giờ tôi muốn xin ý kiến mọi người phương pháp đánh mã khách hàng hiệu quả và có thể bao quát được vẫn đề.

Xin mọi người chú ý là tôi cần những phương pháp đánh mã số cụ thể nhé, không nói chung chung.

Công ty chúng tôi chuyên kinh doanh mặt hàng máy hàn, máy cắt, (cả các loại máy công nghiệp khác nữa), phụ tùng máy, vật liệu hàn, và các dịch vụ liên quan. Danh mục khách hàng bên công ty tôi bao gồm:
1. Khách mua hàng: Có thể chia theo nhóm công ty thuộc ngành đóng tàu, nhóm công ty mua vật liệu, nhóm các trường đào tạo...
2. Khách hàng cung cấp: Chủ yếu là nhập khẩu (khách nước ngoài), có thể chia theo loại mặt hàng cung cấp. Nhà cung cấp trong nước cũng có nhưng ít hơn.
3. Khách hàng là ngân hàng: Cho vay và các dịch vụ ngân hàng
4. Khách hàng là cá nhân: cho vay, mua hàng
5. Khách hàng là nhân viên công ty: Tạm ứng, cho vay, vay, cũng có thể phát sinh mua hàng, bán hàng cho công ty.

Xin mọi người cùng thảo luật, góp ý giúp. Có gì tôi sẽ post thêm lên thông tin để cùng thảo luận. Thanks :beernow:

 

[Ng Ha Anh Tuan]

Bạn dự tính đặt mã là chữ hay là số và độ dài là ? Tôi thấy có một vài ng đặt theo MST: left(mst,2)&"-"&right(mst,4)
Còn NN thì: 2 lý tự đầu là 99 và tiếp là 88...
Hy vọng giúp được cho bạn

 

[loanltk]

Mình làm việc trong công ty phát triển phần mềm quản lý.
Theo mình, bạn nên gôm tất cả các đối tượng chung thành 1 file dữ liệu , và được phân loại theo nhóm
- Nhà cung cấp
- Khách hàng
- Nhà vận chuyển
- Ngân hàng
- Khách hàng nội bộ ( nhân viên)
- Đối tác
- Đối thủ
- Cơ quan nhà nước ....
Các đối tượng này đều có khả năng phát sinh công nợ, thu chi và các nghiệp vụ khác.
Yếu tố xem tất cả đều là đối tượng công ty và không tách file là yếu tố quan trọng để bạn quản lý hiệu quả hơn.
Bạn hình dung 1 file excel chúng ta có các cột như sau:
-Mã đối tượng
-Tên đối tượng
- Nhóm đối tượng ( NCC, KH, NVC , NH, ...)
- Địa chỉ ( Nếu cần phân nhỏ hơn, khu vực, Thành phố...)
- Điện thoại
- Các thông tin khác

Lúc này bạn mới quyết định đánh mã :
- Tiền tố có thể theo nhóm đối tượng
- Kế đến có thể theo khu vực kinh doanh
- ...,
- Cuối cùng có thể là số thứ tự, tên gợi nhớ.
Bạn nên khai thác Field tên gợi nhớ hoặc Mã tìm kiếm mà đa phần các phần mềm quản lý đều có.
Chúc bạn thành công.

 

[BacKieuPhong]

Theo mình, mã khách hàng của bạn có thể đặt theo khu vực để dễ kiểm soát, nên có cả chữ và số để đõ nhầm lẫn nếu khách hàng của bạn nhiều. Với những khách hàng chỉ giao dịch 1 lần có thể cho vào 1 mã chung.

 

[HyperVN]

Bộ mã của phần mềm gồm bao nhiêu ký tự, cho phép đánh dấu cách hay phải viết liền, phân biệt ký tự hoa và ký tự thường hay không? Có cho phép trùng mã giữa các bộ chi tiết không (ví dụ nhóm mã nhà cung cấp có ông ABC và khách hàng cũng có thể có ông ABC - cái này phụ thuộc vào tính năng phần mềm).

Tùy vào lượng chi tiết dự kiến nhiều hay ít, khối lượng nhập liệu hàng ngày nhiều hay ít mà bạn thiết kế cách lập mã chi tiết.

Nếu khối lượng chi tiết ít thì bạn có thể lập mã theo nhóm ký tự số là tên chi tiết viết tắt cộng thêm mã số phân biệt, ví dự Rượu Vodka Hà Nội, Rượu Vodka Nga, Rượu Soju Hàn Quốc có thể cho cùng nhóm có mã đầu là RUOU với vài ký tự sau là số RUOU01, RUOU02, RUOU02 vv...

Rộng ra bạn có thể mã hóa theo từng nhóm AA - BB - CC - DD -EEEE để phân biệt theo yêu cầu, ví dụ AA - mã loại chi tiết, BB - mã chi tiết cấp 1 (có thể là phân loại theo nhóm khách hàng, nhóm hàng hóa, nhóm vật tư) CC - mã chi tiết cấp 2 (nhóm con hoặc đặc thù thứ 2, ví dụ như phân loại theo địa lý, theo chủng loại hàng hóa, hoạt động kinh doanh vv..) - DD mã chi tiết cấp 3, EEEE là mã số cuối cùng để đặt tên chi tiết. Cách làm này ban đầu sẽ có thể gây khó khăn cho người nhập liệu vì rất khó nhớ mã (nếu bộ mã nhiều thì cần có bảng mã hỗ trợ) nhưng về lâu dài lại rất thuận tiện khi người nhập liệu quen và phân biệt được theo nhóm cấp.

 

[ERPSolution]

Nếu sử dụng phần mềm quản lý, nên đặt mã cực kỳ đơn giản và ngắn gọn, đồng nhất, ko cần phải đưa các tiêu chí quản lý vào vì bây giờ các phần mềm thường có các mã phụ (mã phân tích) về các tiêu chí quản lý rồi.
Chỉ cần đặt mã sao cho dễ gợi nhớ nhận diện cho 2-3 ký tự đầu, các ký tự sau phân loại cần thiết.
Các khách lẽ cho chung 1 mã vì ko cần kiểm soát công nợ nhưng chúng ta có thể đổi tên để lên bảng kê thuế

 

[ThangAcc]

Ở đây có bạn nào có bảng hệ thống mã ví dụ của một vài công ty không?

 

[thanhvunt]

Nó tùy thuộc vào tính năng của từng phần mềm. Bạn dùng pm nào thì nói ra thì mới có người góp ý được. Hiện nay có quá nhiều pm từ đắt đến rẻ, từ hay dở (tùy người dùng), từ phức tạp đến gọn nhẹ. Nếu chỉ nói trả lời chung chung thì như HyperVN là bạn đủ hiểu rồi, còn nếu trả lời cụ thể mà không biết bạn đang dùng pm gì thì đó là thầy bói xem voi

 

[xuantham]

Mã khách hàng tôi cũng có 1 ý là đăt theo mã số thuế
Cái này có lợi là mã khách hàng này dùng chung đươc cho tất cả các công ty. Khi cần có thể lọc danh sách khách hàng theo địa phương.

Tuy nhiên việc đặt mã thế nào còn tuỳ thuộc vào phần mềm sử dụng, vào qui mô và nhu cầu quản lý của công ty đến đâu

 

[pha2534]

Theo tôi, nguyên tắc đặt mã khi sử dụng phần mềm là bộ mã phải đủ lớn để khi bổ sung thêm đối tượng không làm ảnh hưởng đến tính năng lọc của mã; mã phải có thông tin gợi nhớ,... (tôi đang làm: LOẠI - PHÂN LOẠI - NHÓM - PHÂN NHÓM - ĐỐI TƯỢNG)
Tôi cũng từng thử đặt mã theo mã số thuế rồi, nhưng dài quá, hơn nữa ở VN mình hiện nay vẫn đang tồn tại mã 10 số và mã 13 số, dùng để làm mã sẽ không khoa học. Hiện nay tôi đang đặt mã hàng hoá dài 7 ký tự, mã khách hàng và nhà cung cấp 5 ký tự mà anh em đã kêu ầm ầm rồi!
À quên, tôi đang dùng MISA.

 

[johncena0207]

Bên mình đang sử dụng phần mềm S.A.P và thấy họ đạt mã hàng không theo bất cứ quy tắc nào cả, mà theo mình hình như theo mã hàng chuẩn của quốc tế hay sao ấy. Vì mình thấy mã hàng của các DN VN thường đặt nặng như sau: tênsố ví dụ: rượu vodka lọai 1 chẳng chạn thì đặt là vok0001. Và rồi người quản lý có thống nhất được hay không, rồi nếu có người mới thay thế vào vi trí mới thì sẽ như sau, rồi đủ thứ tên hết: tiếng địa phương, tiếng theo kỹ thuật chuyên ngành, ôi thôi cả đống luôn, thực ra thì cũng ko khó vì chủ yếu bạn đặt ra mã nhưng bạn có control được nó hay không thui. Theo tôi chủ yếu nên làm sao để thống nhất control chứ đừng đặt nặng về vấn tạo ra bộ mã.

Bô mã vật tư hay hàng hóa của cty tôi có lúc có 1 số có lúc 6 số, mà không có bất cứ chữ cái nào, vì họ đặt tên hàng hóa hay vật tư của họ theo tiêu chuẩn quốc tế và họ cứ đánh đúng đánh đủ thì mã hàng hiện lên hiiiiiiiiiii. cái này nói thiệt àh nhe. Phần mềm của bạn chủ yêu sereach được hay không thui.

Hãy tìm hiểu trên Phần mềm S.A.P bạn sẽ biết ngay cơ mà.

 

[TIT2007]

Theo mình bạn đặt mã theo vùng bắt đầu = 0001
Ví dụ : khách trong tỉnh là K0001
Tỉnh là : T0001
Nhân viên trong công ty : N0001
Mã khách cứ đặt thứ tự từ 1 đến .....
Phân nhóm thì tuỳ bạn theo phân nhóm 1 là KD sỉ hoặc lẻ hay ..... đối tượng 2,3 cũng như vậy tuỳ theo mô hình kinh doanh của bên bạn

 

[ThangAcc]

Mã khách hàng hay mã hàng hóa sao lại phụ thuộc vào phần mềm sử dụng?

Tôi thấy khi nhận được hàng của nước ngoài gửi hay hàng hóa của các công ty liên doanh, trên đấy ghi mã rất rõ ràng và bản thân mình quản lý cũng thấy dễ, mà không hiểu họ có nguyên tắc hay quy tắc cụ thể như thế nào. Nên tôi hỏi xem có bác nào có cách lập cụ thể post lên anh em học tập

 

[minhcong]

em cũng muốn thảo luận cùng các anh chị về mã khách của nhà cung cấp:
Thông thường nhà cung cấp của em như sau
1. công ty TNHH
2. Công ty Cổ phần
3. Doanh nghiệp tư nhân
4. Nhà hàng
5. Khách sạn
6. Cá nhân
7. Hợp tác xã
8. Viện....
9. Khác
Em đang tính đặt mã khách như sau:
4 ký tự đầu nói lên loại hình công ty
2 ký tự tiếp theo là tên khái quát cong ty
3 số mã số thuế cuối của cong ty đó

nhưng có vẻ chưa ổn lắm
mong các huynh tỷ giúp đỡ!!!