Kế toán công cụ dụng cụ

[chudinhxinh]

= > Một: tổ chức công tác hồ sơ chứng từ và lưu chuyển chứng từ:

Đầu vào:

- Hợp đồng kinh tế

- Hóa đơn tài chính

- Biên bản giao nhận

- Thanh lý hợp đồng

- Chứng từ thanh toán

- …….

= > Hai: văn bản pháp quy hiện hành:

+ Về thời gian phân bổ công cụ dụng cụ không quá 3 năm = 36 tháng

THÔNG TƯ Số: 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013

Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định

Chương II:

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 3. Tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định:

1. Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:

a) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.

Những tài sản không đủ các điều kiện trên được xem là công cụ dụng cụ và được phân bổ dần vào chi phí

Thông tư số 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá tài sản cố định theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này thì giá trị còn lại của các tài sản này được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của Thông tư này


= > Ba: tổ chức hoạch toán:

Khi mua về:

Nợ TK 153

Nợ TK 1331

Có TK 331

Kết chuyển sử dụng:

Nợ TK 242/ có TK 153

+ Phân bổ khấu hao hàng tháng

Nợ 627,641,642/ có 242 = giá chưa thuế/ số tháng sử dụng

 

[chudinhxinh]

= >Bốn là: tổ chức công tác phân bổ hàng kỳ

Bảng phân bổ 142-242-214:

Mẫu 01:

http://www.mediafire.com/view/ry2999m4mr7e2cu/214-_2012-2013.xls

http://www.mediafire.com/view/vdeh09cezpf0s6q/142_-2012-2013.xls

thêm

Khấu hao 214: http://www.mediafire.com/download/tmnjl9iyat7n67c/214_-__BANG_KHAU_HAO.rar

Phân bổ 142: http://www.mediafire.com/download/3vb1krg8tdfvjia/142_-__BANG_PHAN_BO.rar

Phân bổ 242: http://www.mediafire.com/download/xs1js65655oag4e/242_-__BANG_PHAN_BO.rar


Phân bổ công cụ dụng cụ tài sản cố định phương pháp 02:

- Phân bổ ccdc

- Phân bổ cp ngắn và dài hạn

- Khấu hao tài sản cố định

http://www.mediafire.com/view/dj5uqd4jv7aprj7/Bang_Phan_bo_142-242-214.xls


= > Năm: là công tác kiểm kê định kỳ

I/ Quy trình kiểm kê tài sản:

- Việc kiểm kê tài sản cố định hàng tháng, năm nhằm báo cáo cho người quản lý biết được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng tài sản để đưa ra những quyết định như sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thay thế tài sản phù hợp với năng lực tài chính, chính sách đầu tư của doanh nghiệp hay chính sách quản lý tài sản Nhà nước hiện hành. Nhằm quản lý tốt hơn công tác quản lý tránh thất thoát làm mất, gây hư hỏng, thiếu hụt trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp

- Kiểm tra, kiểm kê tất cả các bộ phận phòng ban bệ thuộc khối khách sạn

- Hàng tháng:trước khi kết thúc tháng kế toán hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định tiến hành kiểm kê, trước khi kiểm kê thông báo các bộ phận tự kiểm kê trước 02 ngày = > sau đó kế toán sẽ đi kiểm tra đối chiếu lại với các phòng ban

- Cuối năm: Thời điểm thành lập hội đồng kiểm kê thông thường vào cuối năm tài chính, tổ chức sở hữu, sử dụng tài sản thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản để thống kê, phân loại tài sản; Việc kiểm kê cũng có thể tổ chức bất thường để phục vụ một số mục đích nhất định như mua bán, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc do yếu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

1. Quy trình, trình tự kiểm kê tài sản:

Trình tự thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành theo một số bước như sau

Bước 1:Kế toán thông báo cho bộ phận sẽ tiến hành kiểm kê trước 02 ngày

+ Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản;

+ Trưởng phòng quản lý tài sản, và các nhân viên trực thuộc bộ phận tiến hành kiểm kê, kê biên tài sản theo mẫu phòng kế toán cung cấp

Bước 2: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc phòng ban của khách sạn

+ Sau 02 ngày kế toán sẽ trực tiếp đến từng các bộ phận đối chiếu kiểm kê tài sản đối chiếu với bản do các bộ phận cung cấp

Tiến hành kiểm kê tài sản của đơn vị, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc tháng hoặc thời điểm cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định theo quy chế hoạt động của khách sạn.

Việc kiểm kê phải dựa trên số lượng tài sản thực tế hiện còn lưu giữ, sử dụng hoặc nhận giữ - gửi trông giữ hộ tránh việc kiểm kê những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp như tài sản cá nhân, tài sản do bên ngoài gửi trông giữ tạm thời.

Bước 3: Tổng hợp và thống kê số liệu

Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:

- Tài sản thừa, thiếu;

- Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế:

- Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ...

- Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả …

Bước 4: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê

- Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;

- Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;

- Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.

- Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.

- Kiến nghị sau khi kiểm kê:

+ Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;

+ Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;

+ Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;

+ Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục

 

[chudinhxinh]

= > Sáu là Quy trình mua sắm

Thanh toán sửa chữa, mua mới thiết bị trong VP - CCDC – TSCD

a/ Các chứng từ của quy trình

+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)

+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản

+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản

+ Đề xuất của phòng ban(Bản gốc)

+ Có biên bản bàn giao TSCĐ, CCDC giữa bên bán và bên mua (người giao người nhận ký rõ họ tên)

+ Đề xuất tổng hợp vật tư, ccdc cần mua của Văn phòng

+ Báo giá: yêu cầu từ 3 nhà cung cấp trở lên sẽ chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất trong 3 nhà cung cấp

+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)

+ Biên bản bàn giao có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban(theo mẫu) nếu tài sản có giá trị lớn

+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)

+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Mẫu số: 07-LĐTL

+ Bảng phân bổ chi phí các phòng ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu)

Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Tổng giá trị thanh toán nếu:

- Dưới 10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh.

- Từ 10 triệu -> dưới 50 triệu: phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng.

- Từ 50 triệu -> trên 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng.

b/ Quy trình thực hiện chung:

Bước 01:Đơn vị, bộ phận có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ, tài sản cố định, và các công cụ cụng cụ khác phục vụ công tác hỗ trợ cho c công việc ác bộ phận lập: “Giấy đề đề xuất, dự trù chi phí mua sắm”.

- Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy

- Trong trường hợp phó trưởng đơn vị, bộ phận ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…cho các phòng ban làm việc đựơc biết

- Bước 02:- Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB).

- Nhân viên thu mua lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu : căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tền TẠM ỨNG

= > Nhân viên thu mua trình kế toán trưởng ký chính

Bước 03:Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên thu mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu….” và Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)

Bước 04:

- Nhân viên thu mua hàng hoá, tài sản…. điện thoại, fax hoặc email đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể.

- Nhân viên thu mua Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty, Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…

- Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.

Bước 05:Nhân viên thu mua liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân bổ theo dõi chi tiết cho các phòng ban sử dụng

Nếu là tài sản: Lập biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng và quản lý có chữ ký của cán bộ quản lý đơn vị để sử dụng.

Bước 06: Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/

- Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..

-Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi