H
Thủ tục để đối chiếu xác nhận để đòi nợ xin đưa ra đây để mọi người cùng tham khảo:
1. Oder của khách hàng - nếu là lô hàng lớn bán buôn, bán đại lý thường khách hàng luôn có Order yêu cầu cấp hàng, còn với khách hàng mua lẻ (nhưng vẫn ký kết hợp đồng) họ thống nhất với nhau bằng một phiếu cấp hàng, phiếu này sẽ do người quản lý phát hành và giao cho người nhận hàng, tới điểm bán lẻ, người bán chỉ cần nhận phiếu - cấp hàng, cuối tháng căn cứ phiếu cấp hàng này để viết hoá đơn bán hàng và làm thủ tục xác nhận nợ.
2. Lệnh xuất hàng: Với Order, sau khi có ký duyệt của người có trách nhiệm (chỉ nên duyệt cấp khi các điều kiện mua bán và thanh toán trước đây hoàn toàn phù hợp với thoả thuận trong hợp đồng mua bán), sẽ có một lệnh xuất hàng,
3. Phiếu xuất kho: lệnh xuất hàng này được gửi tới bộ phận quản lý kho, quầy để xuất hàng và viết phiếu xuất.
4. Biên bản giao nhận hàng hoá: thể hiện các yếu tố liên quan tới hàng hoá, tình trạng hàng hoá, số lượng khi giao nhận, có xác nhận của người giao, người nhận.
5. Hoá đơn bán hàng: tuỳ vào thảo thuận địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng mà bộ phận kinh doanh, kế toán sẽ viết hoá đơn bán hàng.
6. Bảng kê (hay báo cáo) bán hàng: chi tiết theo từng lô hàng, từng hoá đơn bán hàng, bảng kê này sẽ được gửi cho khách hàng để xác nhận lượng mua bán trên các chứng từ từ 1 - 4. Nội dung gồm ngày tháng, số chứng từ, tên hàng hoá, số lượng, chủng loại, đơn giá, thuế, giá trị thanh toán vv..
7. Biên bản đối chiếu công nợ: thông qua bảng kê trên và sổ kế toán, hai bên đối chiếu công nợ, gồm các chỉ tiêu: số nợ đầu kỳ, giá trị mua trong kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số còn nợ tới cuối kỳ. Biên bản này phải được xác nhận của người có thẩm quyền (Giám đốc, Kế toán trưởng) của cả hai bên, và đây là cơ sở pháp lý cuối cùng để thanh toán nợ và đòi nợ hay xử lý tranh chấp.
Mọi người cho ý kiến về trình tự và chứng từ trên đã hợp lý chưa??? Đơn vị bạn thực hiện có gì khác hơn?
1. Oder của khách hàng - nếu là lô hàng lớn bán buôn, bán đại lý thường khách hàng luôn có Order yêu cầu cấp hàng, còn với khách hàng mua lẻ (nhưng vẫn ký kết hợp đồng) họ thống nhất với nhau bằng một phiếu cấp hàng, phiếu này sẽ do người quản lý phát hành và giao cho người nhận hàng, tới điểm bán lẻ, người bán chỉ cần nhận phiếu - cấp hàng, cuối tháng căn cứ phiếu cấp hàng này để viết hoá đơn bán hàng và làm thủ tục xác nhận nợ.
2. Lệnh xuất hàng: Với Order, sau khi có ký duyệt của người có trách nhiệm (chỉ nên duyệt cấp khi các điều kiện mua bán và thanh toán trước đây hoàn toàn phù hợp với thoả thuận trong hợp đồng mua bán), sẽ có một lệnh xuất hàng,
3. Phiếu xuất kho: lệnh xuất hàng này được gửi tới bộ phận quản lý kho, quầy để xuất hàng và viết phiếu xuất.
4. Biên bản giao nhận hàng hoá: thể hiện các yếu tố liên quan tới hàng hoá, tình trạng hàng hoá, số lượng khi giao nhận, có xác nhận của người giao, người nhận.
5. Hoá đơn bán hàng: tuỳ vào thảo thuận địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng mà bộ phận kinh doanh, kế toán sẽ viết hoá đơn bán hàng.
6. Bảng kê (hay báo cáo) bán hàng: chi tiết theo từng lô hàng, từng hoá đơn bán hàng, bảng kê này sẽ được gửi cho khách hàng để xác nhận lượng mua bán trên các chứng từ từ 1 - 4. Nội dung gồm ngày tháng, số chứng từ, tên hàng hoá, số lượng, chủng loại, đơn giá, thuế, giá trị thanh toán vv..
7. Biên bản đối chiếu công nợ: thông qua bảng kê trên và sổ kế toán, hai bên đối chiếu công nợ, gồm các chỉ tiêu: số nợ đầu kỳ, giá trị mua trong kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số còn nợ tới cuối kỳ. Biên bản này phải được xác nhận của người có thẩm quyền (Giám đốc, Kế toán trưởng) của cả hai bên, và đây là cơ sở pháp lý cuối cùng để thanh toán nợ và đòi nợ hay xử lý tranh chấp.
Mọi người cho ý kiến về trình tự và chứng từ trên đã hợp lý chưa??? Đơn vị bạn thực hiện có gì khác hơn?
