Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

[ketoanthucte.thanhhoa]

(Kế toán Thanh Hóa) - Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất... trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi trong nghề kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xử lý các trường hợp sai sót đó theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
- Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) ... cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.
(Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai
(Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
c) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế
mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm [C1] Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa - dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư26/2015/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế: Kế toán cần lưu ý:
TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai thuế
Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh "Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán"
- Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
- Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: "Tên hàng hóa, dịch vụ" các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu... ngày… tháng.... năm…
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
(Sưu tầm)

 

[Kin7]

Có đoạn này của bạn khá hay: ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua. Vậy mà hôm nay có 1 tên Đạo tặc nói là ko cần xuất hóa đơn điều chỉnh, chê ng khác thiếu hiểu biết.

 

[xuantham]

Không hiểu vì sao mọi người cứ nhất mực đưa cái câu xé ra khỏi cuốn vào để nhằm mục đích gì? Nó không có một ý nghĩa vì trong quy định hiện hành

 

[hunglinhphong]

Không hiểu vì sao mọi người cứ nahát mực đưa cái câu xé ra khỏi cuốn vào để nhằm mục đích gì? Nó không có một ý nghĩa vì trong quy định hiện hành

Tuy luật không quy định việc xé với không xé khỏi quyển nhưng nó được xem như trường hợp hóa đơn xuất chưa giao khách hàng và hóa đơn xuất đã giao cho khách hàng. Có thể hiểu nôn na là nếu xé rồi thì có cách giải quyết khác và chưa xé có cách giải quyết khác (đối với hóa đơn đóng quyển và viết tay). Theo ý chị Xuantham thì hiểu thế nào?

 

[xuantham]

Tuy luật không quy định việc xé với không xé khỏi quyển nhưng nó được xem như trường hợp hóa đơn xuất chưa giao khách hàng và hóa đơn xuất đã giao cho khách hàng. Có thể hiểu nôn na là nếu xé rồi thì có cách giải quyết khác và chưa xé có cách giải quyết khác (đối với hóa đơn đóng quyển và viết tay). Theo ý chị Xuantham thì hiểu thế nào?

Như đã nêu ở trên, việc hoá đơn xé ra khỏi cuốn hay còn trong cuốn không phải là dấu hiệu để nhận định cách xử lý - Việc xé ra khỏi cuốn không có nghĩa là đã đưa cho khách hàng, dù rằng chưa xé ra khỏi cuốn thì chắc chắc là chưa đưa cho khách hàng. Đối với tôi thì tôi chỉ quan tâm đến những vấn đề người ta quy định như thế nào, ở từng giai đoạn phải làm gì. Trong quy định chả có cái đoạn hướng dẫn giải quyết lấy cái mốc "hoá đơn xé ra khỏi cuốn" để làm mốc để xem xét xử lý, thế nhưng khi xử lý các bạn lại "thích" gán thêm cái mốc đó vào làm gì. Như vậy khi hoá đơn xé ra khỏi cuốn ( mà chưa giao cho khách hàng ) hoặc chưa xé ra khỏi cuốn ( tất nhiên chưa xé làm sao giao cho khách hàng) mà viết hoá đơn sai thì cách xử lý có gì khác?

 

[ketoanthucte.thanhhoa]

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng theo thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo điểm 1 điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn GTGT kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau khi lập hóa đơn GTGT:
- Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn GTGT. Khi lập hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn bán hàng.
- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì gạch chéo bằng bút mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hoá đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hoá đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

 

[Dieuhuongkt]

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng theo thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo điểm 1 điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn GTGT kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau khi lập hóa đơn GTGT:
- Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn GTGT. Khi lập hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn bán hàng.
- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì gạch chéo bằng bút mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hoá đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hoá đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Chị ơi cho em hỏi, hóa đơn trên đây có ghi tên người mua hàng là " chị Hà" chứ k có họ và tên thì chấp nhận được hay không chấp nhận được ah?

 

[kutjt]

không vấn đề gì bạn Dieuhuongkt nhé

 

[Dieuhuongkt]

không vấn đề gì bạn Dieuhuongkt nhé

vâng em cảm ơn ah!

 

[vanthanhtam]

Gỡ kim khỏi hóa đơn không phải lo hóa đơn đã xé ra hoặc chưa xé ra khỏi cuốn