lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ liên quan đến kỷ yếu : Quyết định thành lập, thành viên ban biên tập, các phòng ban liên quan, nguồn kinh phí. kinh phí dự trù.... dựa vào các quyết định đó, bạn chi thôi, chi theo các hợp đồng mà khách hàng ký kết với trưởng phó ban biên tập kỷ yếu ý, hoặc quyết định của ban kỷ yếu.
đơn vị mình thì có tổ chức hội thảo nên mình làm theo quy trình này bạn xem có giống bên bạn không nhé. trước tiên sẽ có kế hoạch và dự trù kinh phí kèm theo (các khoản chi phải theo quy định hiện hành nhé). kinh phí bên mình là do sở khoa học-công nghệ trả nên bên mình gửi kế hoạch và dự trù qua bên đó, chờ họ có văn bản duyệt thì mới bắt đầu làm. bạn nên lưu lại 1 bộ để quyết toán bao gồm những gì liên quan.