Chia sẻ cách ghép, đóng chứng từ kế toán

[Lặng Yên]

Để thuận lợi cho việc kiểm tra và tìm kiếm chứng từ kế toán nên ghép chứng từ kế toán là một giải pháp hữu ích, ghép chứng từ kế toán giúp chúng ta dễ kiểm soát, dễ tìm kiếm, ngăn nắp, gọn gàng, khoa học

1. Dụng cụ để kẹp chứng từ

1.1. Các loại kẹp chứng từ to nhỏ khác nhau tùy theo độ dày mỏng của chứng từ, sử dụng từng loại kẹp cho phù hợp, không nên sử dụng kẹp to vào tập chứng từ nhỏ (rất dễ tuột và xộc xệch), ngược lại đừng dùng kẹp nhỏ vào tập chứng từ to (rất dễ hỏng kẹp, bị dãn kẹp không sử dụng được lâu)

1.2. Dụng cụ để đóng chứng từ

- Chứng từ kế toán rất hay dùng vào nhiều việc, lấy ra, ghép vào là chuyện đương nhiên vì vậy không nên đóng chết chứng từ, hoặc đóng đục lỗ buộc dây rất bất tiện cho việc lấy chứng từ ra khỏi quyển. Nên đóng đục lỗ và dùng nẹp lá lúa bằng inox hoặc bằng nhựa.
- Nẹp là lựa bằng inox có tác dụng giữ chặt hơn nẹp nhựa nhưng rất dễ đứt tay

- Đục lỗ có nhiều loại và nhiều kích cỡ khác nhau, nếu có điều kiện công ty nên đầu tư 3 loại đục lỗ to, trung, nhỏ

2. Cách ghép chứng từ:

- Để tiện lợi cho việc kiểm tra nên ghép chứng từ phân loại thành 3 mảng:

2.1 Chứng từ đầu ra bao gồm các loại sau:

- Phiếu thu;
- Hóa đơn đầu ra (liên thứ 3 màu xanh);
- Phiếu xuất kho;
- Hóa đơn dịch vụ;
- Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra;
- Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất.

Cách ghép như sau:

- Ưu tiên theo thứ tự ngày, tháng hóa đơn đầu ra, số thứ tự trên phiếu;
- Ghép theo thứ tự như sau:
+ Phiếu thu (trường hợp thu bằng tiền mặt dưới 20tr),
+ Hóa đơn liên xanh
+ Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn dịch vụ,
+ Phiếu kế toán (nếu có)
Công ty liên quan khác kèm theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ chứng từ đầy đủ - Nếu hóa đơn đầu ra trên 20tr thường sẽ không có phiếu thu.
- Phiếu thu tiền ngân hàng về quỹ, thu tiền hoàn tạm ứng, thu tiền vay vốn kinh doanh . . . (Kèm theo chứng từ liên quan nếu có)
- Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất

2.2. Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau:
- Phiếu chi
- Phiếu nhập kho
- Phiếu kế toán
- Phiếu nhập kho thành phẩm từ sản xuất

Cách ghép như sau:

- Ưu tiên theo thứ tự ngày tháng hóa đơn đầu vào, số thứ tự trên phiếu
- Ghép theo thứ tự như sau:
+ Phiếu chi (trường hợp chi bằng tiền mặt dưới 20tr)
+ Hóa đơn đỏ
+ Phiếu nhập kho (mua)
+ Phiếu kế toán (nếu có)
Chứng từ liên quan khác kem theo (nếu có như hợp đồng, BBBG, phiếu bảo hành . . . ) thành 1 bộ Chứng từ đầy đủ
- Nếu hóa đơn đầu ra trên 20tr thường sẽ không có phiếu chi.
- Phiếu chi tiền nộp vào ngân hàng, chi tiền tạm ứng, chi tiền vay, chi tiền lương . . . (kèm theo chứng từ liên quan nếu có)
- Phiếu nhập kho từ sản xuất

2.3. Chứng từ ngân hàng

- Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, phiếu báo nợ báo có, sổ phụ
- Xếp riêng từng ngân hàng
(không cần in chứng từ Báo nợ, báo có ở PMKT)

3. Cách đóng chứng từ

- Để quyển chứng từ vuông thành sắc cạnh, không bị thò thụt, bung chứng từ ra khỏi quyển, cần ghép cẩn thận, ngay ngắn, tỷ mỉ, không nên cẩu thả, qua loa
- Đục lỗ rất khoát, ngọt, sắc nét 1 phát ăn ngay, đừng ngập ngừng, gay giấy nham nhở, rất xấu
- Đóng từng quyển theo tháng hoặc theo quý
- Không nên đóng quyển quá mỏng, tốn bìa của ông chủ , có thể đóng gộp. Nếu quyển quá dày có thể đóng thành nhiều quyển, lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý (VD: Quyển 01/03 tức là quyển số 1 trên 3 quyển trong 1 tháng)

4. Bìa chứng từ đơn giản, đủ nội dụng

- Tên đơn vị chủ quản: VD: Sở KH & ĐT TP Hải Phòng
- Tên Cty:..............
- Mã số thuế:................
- Tên quyển chứng từ:
+ Chứng từ kế toán đầu ra
+ Chứng từ kế toán đầu vào
+ Chứng từ ngân hàng
+ Chứng từ kế toán (nếu Công ty ít chứng từ quá có thể gộp 3 quyển thành 1 quyển)
- Tên thời gian: VD: Tháng 01/2017; Quý 01/2017, Năm 2017 . . .
- Tên địa danh: Hải Phòng, năm 2017; Hà Nội, năm 2017 . . .
PS: Viết thì dài dòng & đọc thì khó hiểu, thực tế làm rất dễ.

Nguồn: Tan Ketoan