Chứng từ hợp lệ chuẩn bị cho giám đốc đi công tác nước ngoài

[maihanh27]

Dear anh chị
Cho em hỏi với ạ. Xếp e sắp tới đây đi công tác tại Trung Quốc. Vậy những chứng từ e cần chuẩn bị để hợp lý hóa công tác phí cho xếp khi đi công tác với ạ. E cảm ơn

 

[Phuong lan 0807]

Mình hóng với

 

[Phạm Hoàng An]

Thường thì để chi phí công tác được tính vào chi phí hợp lý, các chứng từ cần thiết gồm.
- Quyết định cử nhân viên đi công tác: nêu rõ người được cử đi, chức vụ, thời gian, phương tiện
- Xác nhận nơi công tác (nếu có)
- Hóa đơn chứng từ liên quan
- Nếu có công tác phí thì cần có quy định cụ thể về mức được hưởng
* Đối với chi phí vé máy bay: Nếu mua qua website thương mại điện tử chứng từ gồm:
+ vé máy bay điện tử
+ Boarding pass (QĐ cử nhân viên đi công tác)
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
+ Notes: Nếu cá nhân tự thanh toán sau đó về DN trả lại cần thêm: quy định cho phép cá nhân thanh toán trước và về DN thanh toán lại, chứng từ thanh toán tiền vé của cá nhân (không dùng tiền mặt), chứng từ thanh toán của DN cho cá nhân.
* Nếu mua vé không qua website TMDDT => chưa tìm thấy quy định. Các chứng từ cần thiết tương tự như trên, nếu không quá 20tr có thể chuyển bằng tiền mặt

 

[Rua Diu Dang]

Thường thì để chi phí công tác được tính vào chi phí hợp lý, các chứng từ cần thiết gồm.
- Quyết định cử nhân viên đi công tác: nêu rõ người được cử đi, chức vụ, thời gian, phương tiện
- Xác nhận nơi công tác (nếu có)
- Hóa đơn chứng từ liên quan
- Nếu có công tác phí thì cần có quy định cụ thể về mức được hưởng
* Đối với chi phí vé máy bay: Nếu mua qua website thương mại điện tử chứng từ gồm:
+ vé máy bay điện tử
+ Boarding pass (QĐ cử nhân viên đi công tác)
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
+ Notes: Nếu cá nhân tự thanh toán sau đó về DN trả lại cần thêm: quy định cho phép cá nhân thanh toán trước và về DN thanh toán lại, chứng từ thanh toán tiền vé của cá nhân (không dùng tiền mặt), chứng từ thanh toán của DN cho cá nhân.
* Nếu mua vé không qua website TMDDT => chưa tìm thấy quy định. Các chứng từ cần thiết tương tự như trên, nếu không quá 20tr có thể chuyển bằng tiền mặt

Mình bổ sung thêm thông tin như sau
1. Về điều kiện chi phí được trừ
Căn cứ Điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 và điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy khoản chi phí lưu trú đi công tác nước ngoài được đưa tính chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện sau
- Có bộ hồ sơ đi công tác đầy đủ bao gồm: Kế hoạch công tác, quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, báo cáo công tác, hóa đơn chứng từ chi phí công tác mang tên công ty (tùy từng nước có các hình thức hóa đơn, chứng từ khác nhau)
- Nếu hóa đơn chi phí công tác này lớn hơn 20 triệu thì phải đáp ứng khoản c điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp khoản chi phí công tác này được thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân người đi công tác thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện sau
+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ (quy chế công tác phí, quy chế chi tiêu nội bộ) của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
2. Về dịch chứng từ
Căn cứ khoản 4, điều 5 thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 hướng dẫn thi hành một số điều về luật quản lý thuế
Điều 5. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế
4. Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
Như vậy chứng từ lưu trú này chỉ cần doanh nghiệp tự dịch sang tiếng việt, ký đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.
3. Thực tế làm tại doanh nghiệp với 1 bộ chứng từ đi công tác nước ngoài bao gồm
- Kế hoạch công tác, quyết định cử đi công tác, giấy đi đường đóng dấu khách sạn hoặc công ty đối tác, báo cáo công tác
- Bản gốc các hóa đơn chứng từ chi phí công tác tại nước ngoài. Các chứng từ này do người trong công ty dịch các ý chính về bên bán, bên mua, tên loại hàng hóa dịch vụ, số tiền,…, ký, đóng dấu treo lên bản dịch và kẹp cùng chứng từ gốc
- Nếu khoản chi trên 20 triệu thì phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu dùng thẻ tín dụng của cá nhân thì người đi công tác phải là chủ thẻ, đồng thời phải được quy định cụ thể trong một trong các quy chế: quy chế tài chính, quy chế công tác phí, quy chế chi tiêu nội bộ.
- Trường hợp doanh nghiệp áp dụng mức khoán chi phí thì tham khảo thông tư số 102/2012/TT-BTC Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí ngày 21/6/2012. Ở thời điểm trước năm 2015 vẫn áp dụng quy định khống chế chi phí công tác không được vượt quá 2 lần mức công tác phí của cán bộ công chức nhà nước. Từ năm 2015 đến nay bỏ mức khống chế, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định và theo quy chế của công ty. Lưu ý là các khoản chi phí công tác ko được vượt mức quy định của công ty.
Trường hợp thanh toán theo hình thức khoán:
Nếu Công ty khoán tiền đi lại, tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác thì phải có quy chế của Công ty cùng với kế hoạch công tác và giấy đi đường thì khoản khoán chi theo quy định tại Thông tư số 97/2010/TT-BTC và Thông tư số 102/2012/TT-BTC (trước năm 2015, sau năm 2015 thì không khống chế), Công ty được tính vào chi phí được trừ và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người đi công tác. Phần chi vượt mức quy định không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định. (tham khảo công văn Số: 5065 /CT-TTHT )

 

[maihanh27]

Thường thì để chi phí công tác được tính vào chi phí hợp lý, các chứng từ cần thiết gồm.
- Quyết định cử nhân viên đi công tác: nêu rõ người được cử đi, chức vụ, thời gian, phương tiện
- Xác nhận nơi công tác (nếu có)
- Hóa đơn chứng từ liên quan
- Nếu có công tác phí thì cần có quy định cụ thể về mức được hưởng
* Đối với chi phí vé máy bay: Nếu mua qua website thương mại điện tử chứng từ gồm:
+ vé máy bay điện tử
+ Boarding pass (QĐ cử nhân viên đi công tác)
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
+ Notes: Nếu cá nhân tự thanh toán sau đó về DN trả lại cần thêm: quy định cho phép cá nhân thanh toán trước và về DN thanh toán lại, chứng từ thanh toán tiền vé của cá nhân (không dùng tiền mặt), chứng từ thanh toán của DN cho cá nhân.
* Nếu mua vé không qua website TMDDT => chưa tìm thấy quy định. Các chứng từ cần thiết tương tự như trên, nếu không quá 20tr có thể chuyển bằng tiền mặt

Dear a
Cho em hỏi với ạ. Bên em là công ty TNHH góp vốn 3 thành viên, vậy giám đốc đi công tác ai là người ký quyết định đi đường, đi công tác ạ?

 

[maihanh27]

Mình bổ sung thêm thông tin như sau
1. Về điều kiện chi phí được trừ
Căn cứ Điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 và điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy khoản chi phí lưu trú đi công tác nước ngoài được đưa tính chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện sau
- Có bộ hồ sơ đi công tác đầy đủ bao gồm: Kế hoạch công tác, quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, báo cáo công tác, hóa đơn chứng từ chi phí công tác mang tên công ty (tùy từng nước có các hình thức hóa đơn, chứng từ khác nhau)
- Nếu hóa đơn chi phí công tác này lớn hơn 20 triệu thì phải đáp ứng khoản c điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp khoản chi phí công tác này được thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân người đi công tác thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện sau
+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ (quy chế công tác phí, quy chế chi tiêu nội bộ) của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
2. Về dịch chứng từ
Căn cứ khoản 4, điều 5 thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 hướng dẫn thi hành một số điều về luật quản lý thuế
Điều 5. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế
4. Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
Như vậy chứng từ lưu trú này chỉ cần doanh nghiệp tự dịch sang tiếng việt, ký đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.
3. Thực tế làm tại doanh nghiệp với 1 bộ chứng từ đi công tác nước ngoài bao gồm
- Kế hoạch công tác, quyết định cử đi công tác, giấy đi đường đóng dấu khách sạn hoặc công ty đối tác, báo cáo công tác
- Bản gốc các hóa đơn chứng từ chi phí công tác tại nước ngoài. Các chứng từ này do người trong công ty dịch các ý chính về bên bán, bên mua, tên loại hàng hóa dịch vụ, số tiền,…, ký, đóng dấu treo lên bản dịch và kẹp cùng chứng từ gốc
- Nếu khoản chi trên 20 triệu thì phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu dùng thẻ tín dụng của cá nhân thì người đi công tác phải là chủ thẻ, đồng thời phải được quy định cụ thể trong một trong các quy chế: quy chế tài chính, quy chế công tác phí, quy chế chi tiêu nội bộ.
- Trường hợp doanh nghiệp áp dụng mức khoán chi phí thì tham khảo thông tư số 102/2012/TT-BTC Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí ngày 21/6/2012. Ở thời điểm trước năm 2015 vẫn áp dụng quy định khống chế chi phí công tác không được vượt quá 2 lần mức công tác phí của cán bộ công chức nhà nước. Từ năm 2015 đến nay bỏ mức khống chế, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định và theo quy chế của công ty. Lưu ý là các khoản chi phí công tác ko được vượt mức quy định của công ty.
Trường hợp thanh toán theo hình thức khoán:
Nếu Công ty khoán tiền đi lại, tiền thuê chỗ ở nơi đến công tác thì phải có quy chế của Công ty cùng với kế hoạch công tác và giấy đi đường thì khoản khoán chi theo quy định tại Thông tư số 97/2010/TT-BTC và Thông tư số 102/2012/TT-BTC (trước năm 2015, sau năm 2015 thì không khống chế), Công ty được tính vào chi phí được trừ và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người đi công tác. Phần chi vượt mức quy định không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định. (tham khảo công văn Số: 5065 /CT-TTHT )

Cảm ơn chị ạ
Bên em xếp đi công tác theo kiểu dự hội nghị triển lãm tại trung quốc. Vậy có cần đóng dấu xác nhận khách sạn hay nơi xếp công tác không ạ? E cảm ơn

 

[Phạm Hoàng An]

Dear a
Cho em hỏi với ạ. Bên em là công ty TNHH góp vốn 3 thành viên, vậy giám đốc đi công tác ai là người ký quyết định đi đường, đi công tác ạ?

Giám đốc ký quyết định cũng được. Không để hợp lý hơn bạn có thể có thành viên góp vốn còn lại đại diện ký thay nếu những người này có tham gia điều hành đơn vị.

 

[Phạm Hoàng An]

Dear a
Cho em hỏi với ạ. Bên em là công ty TNHH góp vốn 3 thành viên, vậy giám đốc đi công tác ai là người ký quyết định đi đường, đi công tác ạ?

Giám đốc ký quyết định cũng được. Không để hợp lý hơn bạn có thể có thành viên góp vốn còn lại đại diện ký thay nếu những người này có tham gia điều hành đơn vị.

 

[Rua Diu Dang]

Dear a
Cho em hỏi với ạ. Bên em là công ty TNHH góp vốn 3 thành viên, vậy giám đốc đi công tác ai là người ký quyết định đi đường, đi công tác ạ?

Công ty mình là công ty cổ phần thì HĐQT ra quyết định cử chủ tịch HĐQT(kiêm giám đốc) đi công tác, nhưng mỗi lần như vậy mất thời gian, mình làm giấy ủy quyền của HĐQT cty cho phó giám đốc cty ký qđ cử giám đốc cty đi công tác. Bên bạn có thể làm ủy quyền của hội đồng thành viên cho 1 người ký quyết định này

 

[Rua Diu Dang]

Cảm ơn chị ạ
Bên em xếp đi công tác theo kiểu dự hội nghị triển lãm tại trung quốc. Vậy có cần đóng dấu xác nhận khách sạn hay nơi xếp công tác không ạ? E cảm ơn

Có bạn ạ, đóng dấu đó vào giấy đi đường cho đủ bộ hồ sơ. Lưu lại đầy đủ thư mời hội nghị, hội thảo.

 

[maihanh27]

Giám đốc ký quyết định cũng được. Không để hợp lý hơn bạn có thể có thành viên góp vốn còn lại đại diện ký thay nếu những người này có tham gia điều hành đơn vị.

E cảm ơn ạ

 

[maihanh27]

Công ty mình là công ty cổ phần thì HĐQT ra quyết định cử chủ tịch HĐQT(kiêm giám đốc) đi công tác, nhưng mỗi lần như vậy mất thời gian, mình làm giấy ủy quyền của HĐQT cty cho phó giám đốc cty ký qđ cử giám đốc cty đi công tác. Bên bạn có thể làm ủy quyền của hội đồng thành viên cho 1 người ký quyết định này

Ok, cảm ơn chị ạ