Bạn nên hiểu nó rộng hơn, và người ta đang hỏi làm sao để nó phù hợp với quy định của pháp luật chứ không nói đến vấn đề quản lý. Dự toán (hoặc có thể là báo giá, tiên lượng,.... tùy tên gọi) ta có thể hiểu nó là một dạng giá thành kế hoạch (chính xác nó là giá thành kinh tế kỹ thuật do các kỹ sư làm ra chứ không phải giá thành mà kế toán làm), nó làm căn cứ để ta bắt đầu thi công công trình, nhưng trong thực tế, công trình có phát sinh thêm một số hạng mục, các hạng mục ấy hoặc là được bên chủ đầu tư yêu cầu, hoặc là do phát sinh mà trong thiết kế không có hoặc không phù hợp, hoặc do thay đổi thiết kế,... Lúc đó hai bên có thể thỏa thuận với nhau thực hiện phát sinh này bằng phụ lục hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản khảo sát,..... Hay khi thực hiện thi công thì đơn giá vật tư và nhân công, hoặc số lượng vật tư nhân công, các chi phí khác,... nó cao hơn hoặc thấp hơn so với số lượng dự toán, lúc đó rõ ràng là số được nghiệm thu sẽ khác số dự toán, và số quyết toán nó dựa vào số đã nghiệm thu được trong thực tế, do đó cái giá trị cuối cùng nó là giá trị quyết toán chứ không phải giá trị dự toán, thông thường sẽ có một số đơn vị do chỉ muốn hợp thức hóa sổ sách nên cho dự toán bằng quyết toán hoặc xuất hóa đơn theo chính dự toán luôn.
Lấy ví dụ bạn dự định xây căn nhà mất 100 triệu, bạn dự toán là 100 triệu, nhưng trong thực tế luôn luôn không bao giờ có chuyện dự kiến và hoàn thành bằng nhau, căn nhà thực tế bạn làm mất 120 triệu, lúc đó đương nhiên là nếu khách hàng trả bạn 100 triệu bạn sẽ không chấp nhận, mà nếu khách hàng chấp nhận 120 triệu thì bạn phải xuất hóa đơn cho họ là 120 triệu.