Các khoản chi ngoài không hóa đơn của công ty Logistics

[HANA2112]

Các anh, chị cho em hỏi:
Công ty em là công ty dịch vụ Logistics có phát sinh các khoản không có hóa đơn, chứng từ gì như thế này ạ:
- Khi ops bên em đi làm hàng thì có phát sinh các chi phí như: Nộp đội, Chi hải quan giám sát, hải quan tiếp nhận...tùy theo lô hàng, nhưng cũng mất tầm 100k-300k. (chưa kể các khoản chia ngoài ạ)
- Có những lô hàng ops nhà em tự vận chuyển về cho khách luôn ạ, công ty trả cho 200k hay thuê xe ôm chở, xe khách,...
- Có lô hàng có mở tờ khai, làm CO, sửa Bill,...công ty có quy ra tương ứng 50k, 100k, 150k... ví dụ vậy ạ.
Anh, chị cho em hỏi những khoản này thì hạch toán làm sao cho hợp lý ạ.
Em mới vào không biết nên hạch toán thế nào. Trước đó chưa có kế toán ạ.
Em cảm ơn ạ!

 

[Luti Phạm]

Ngày xưa mình cũng làm bên Logistics và cũng phát sinh những khoản đó. Những khoản chi như mở tờ khai, làm CO, sửa Bill hay thuê vận chuyển ngoài...thì thường mình báo cho khách rồi tính thẳng vào công nợ của khách hàng luôn. Còn những khoản chi cho hải quan thì những khoản đó cũng là những khoản phát sinh thường xuyên rồi, có thể dự được trước mà nên bên mình khi báo giá thì đã báo luôn bao gồm cả những khoản đó rồi. Những lô hàng khó mà phát sinh thêm tiền chi cho hải quan thì bên mình cũng báo để khách thanh toán thẳng trong công nợ, trường hợp do lỗi bên mình mà phát sinh chi phí thì đưa vào 811, nhưng chỉ đưa vào theo dõi chi phí nội bộ thôi, chứ chi phí này là chi phí không hợp lệ nên không đưa vào thuế được đâu.

 

[HANA2112]

Em thấy không ghi nhận thì quỹ nó bị dư cao ấy ạ
Khi làm hàng thì có tạm ứng luôn tiền chi hộ, tiền chi hải quan...Mà về em chỉ hoàn ứng và thanh toán công tác phí thui. Chi hộ cty em toàn thanh toán ngoài thôi ạ, ko qua tài khoản công ty. Công ty em là cty nhỏ mới hoạt động chưa đk 1 năm.

Những khoản chi như mở tờ khai, làm CO, sửa Bill hay thuê vận chuyển ngoài...thì thường mình báo cho khách rồi tính thẳng vào công nợ của khách hàng luôn.

, có được ghi nhận giá vốn không ạ, công nợ này thì chuyển vào tài khoản công ty luôn hay chuyển cá nhân ngoài ạ
Chị có quy trình hạch toán bên công ty Logistics không ạ. Cho em xin với ạ. hiu hiu

 

[Luti Phạm]

-Chi hải quan thì bản chất nó là không hợp lý nên em có hạch toán cũng không được trừ chi phí đâu, chấp nhận và tìm khoản khác bù vào thôi.
-Chi hộ thì bên công ty chị cũng toàn tạm ứng cho các bạn thanh toán tiền mặt xong các bạn lấy hóa đơn về thì hoàn ứng theo số tiền trên hóa đơn, hóa đơn chi hộ thì có cái khách bắt xuất hóa đơn tên công ty họ, có chi hộ thì khách bắt xuất hóa đơn công ty mình rồi tính lại cho họ. Những hóa đơn chi hộ xuất tên công ty họ thì hạch toán 1388, còn hóa đơn xuất công ty mình thì hạch toán 632, tất cả đều ghi nhận trong công nợ gửi khách cuối tháng. Vì công nợ cuối tháng bên chị hầu hết toàn hơn 20tr nên khách đều thanh toán chuyển khoản cả.
-Công ty chị thường báo giá cho khách đã là trọn gói bao gồm phí mở tờ khai, CO, vận chuyển và cả tiền chi hải quan luôn rồi (vì khoản này phát sinh cũng cố định mà)...chỉ khi nào hàng khó mà có phát sinh thuế lưu kho hay phải thuê thêm vận chuyển ngoài...thì gửi thẳng mail báo cho khách chi phí phát sinh đó, khách ok rồi cuối tháng mình tính vào công nợ luôn, nếu khoản phát sinh đó có hóa đơn thì em ghi nhận như câu trả lời trên nhé.

 

[HANA2112]

- Các khoản phát sinh thêm mình báo khách thì có thể in email ra chứng minh được không ạ, nếu trao đổi qua điện thoại thì thế nào ạ?
- Các khoản chi hộ bên em lằng nhằng quá chị ạ: hầu hết chuyển qua tài khoản cá nhân
+ Nhứ nộp hộ thuế thì khách hàng sẽ chuyển tiền qua tài khoản cá nhân nhờ nộp hộ, thừa thiếu thế nào lại bù trừ vào các phần khác kể cả hóa đơn.
+ Các khoản chi hộ như: lấy lệnh hộ, xử lý hàng hóa, lưu kho, lưu bãi..., khi chốt lô hàng đó debit cũng bao gồm các khoản chi hộ đó và hóa đơn, tiền trên hóa đơn thì chuyển qua tài khoản công ty, tiền chi hộ thì chuyển tài khoản cá nhân của giám đốc. Em thấy công ty em là công ty dịch vụ logistics thì các khoản chi hộ đó là hợp lý mà chị nhỉ, có thể chuyển cả vào tài khoản công ty đều hợp lý, hợp lệ đúng không ạ.
Với như vậy khi các anh ops đi làm hàng có tạm ứng trong đó có cả phần chi hộ ý, mà tại vì chi hộ công ty em như thế nên em ko hạch toán phần tạm ứng có chi hộ . Chỉ hạch toán tạm ứng 500k, 1 triệu sau về hoàn ứng 500k, 1 triệu mà em thấy như thế không giải quyết được gì cả.
Em có nên kiến nghị với sếp các khoản chi hộ thanh toán qua tài khoản ngân hàng công ty để dễ quản lý và hạch toán không ạ.
Nếu không em phải xử lý như thế nào được ạ?
Em cảm ơn chị ạ!!! ỉu xìu rồi chị

 

[Luti Phạm]

-Các khoản phát sinh nếu trao đổi qua điện thoại thì sau khi trao đổi xong em nên viết 1 mail gửi khách hàng để xác nhận lại thông tin và lưu giữ vì để sau này khách có quên cũng có bằng chứng.
-Nộp hộ thuế thực ra cũng là một khoản chi hộ mà, như ngày trước công ty chị có tài chính thì tất cả những khoản chi hộ đó, bên chị đều ứng trước để làm hàng cho khách, đến cuối tháng tổng hợp hết vào công nợ rồi thu tiền một lần luôn, như vậy sẽ không bị lộn. Nhưng nếu công ty em không ứng trước được vậy thì em nên đề xuất là mỗi tháng bên khách ứng trước tiền chi hộ theo một con số cố định, sau đó thừa thiếu gì bù trừ vào công nợ cuối tháng (như vậy mình đỡ phải theo dõi lắc nhắc). Tiền đấy là chi phí hợp lệ mà nên chuyển khoản cá nhân hay công ty cũng được em. Em thấy cái nào tiện theo dõi hơn thì đề xuất với sếp.
-Còn phần tạm ứng cho các bạn đi làm hàng thì bên chị cũng hạch toán vậy đấy, N141/C111 500k, 1tr đến khi làm thì hạch toán N111/C141 500k,1tr (bao gồm tiền hóa đơn làm hàng trong ngày + tiền thừa). Còn phần chi hộ thì hạch toán riêng là N1388/C111.

 

[HANA2112]

Em hỏi vấn đề này nữa ạ,
Hóa đơn đầu vào thì bên em book theo lô ý, trong đó có nhiều cước, phí với đơn vị như là: kg, cont, khối, lô, lệnh... Mà đầu ra bên em xuất ra thì đơn vị là lô cả.
Em có thể gộp đơn vị trên hóa đơn đầu vào thành cước, phí local charge (bao gồm nhiều loại phí cộng lại) là 1 đơn vị là lô, để lúc xuất là Lô cho phù hợp được không ạ. Cũng đỡ mất công hạch toán chi tiết ạ.
Em cảm ơn chị nhiều lắm ạ. Chứ em mới ra trường đang mông lung quá.

 

[Luti Phạm]

Cái đấy chị thấy để vậy cũng được mà, đâu nhất thiết phải gộp lại hay gì đâu. Vì thường hóa đơn đầu vào của lô nào thì sẽ có mã lô hàng hoặc số cont...của lô hàng đó để mình theo dõi rồi mà. Không phải như em nhập kho vào bán lại đâu. Chắc bên em hạch toán khác chứ bên chị dùng phần mềm xuất nhập khẩu để theo dõi lô hàng, tất cả chi phí của lô hàng đều nhập vào (gồm cả phí D/O, vận chuyển, lao vụ...) đến khi xuất hóa đơn chỉ cần xuất thông tin ra thôi, chứ không phải hạch toán chi tiết theo từng loại phí gì hết.

 

[HANA2112]

Vâng, do công ty em nhỏ, không sử dụng phần mềm xuất nhập khẩu ạ. Trên MiSa em có tạo mã cước, phí,... riêng mà đơn vị đầu ra, đầu vào khác nhau ý ạ, đầu ra bên em xuất đều là Lô, số lượng 1. Theo hóa đơn thì 1 mã có 2 đơn vị, đầu vào 1 đơn vị, đầu ra 1 đơn vị ạ. Chỗ đơn vị trên MiSa em đang để trống ạ. Bây giờ em phải làm thế nào được chị nhỉ, em cứ để trống có được không ạ

 

[HANA2112]

-Còn phần tạm ứng cho các bạn đi làm hàng thì bên chị cũng hạch toán vậy đấy, N141/C111 500k, 1tr đến khi làm thì hạch toán N111/C141 500k,1tr (bao gồm tiền hóa đơn làm hàng trong ngày + tiền thừa). Còn phần chi hộ thì hạch toán riêng là N1388/C111.

Phần chi hộ thì hạch toán phiếu chi theo ngày trên chứng từ hay ngày mà ops đi làm hàng xong về làm bảng kê chi phí ạ chị

 

[Tigon2506]

Vâng, do công ty em nhỏ, không sử dụng phần mềm xuất nhập khẩu ạ. Trên MiSa em có tạo mã cước, phí,... riêng mà đơn vị đầu ra, đầu vào khác nhau ý ạ, đầu ra bên em xuất đều là Lô, số lượng 1. Theo hóa đơn thì 1 mã có 2 đơn vị, đầu vào 1 đơn vị, đầu ra 1 đơn vị ạ. Chỗ đơn vị trên MiSa em đang để trống ạ. Bây giờ em phải làm thế nào được chị nhỉ, em cứ để trống có được không ạ

Mình cũng làm logistics. Bạn cần hỏi về setup phần mềm kế toán thì inbox mình trao đổi thêm cùng nhé: 0986.747.019 (Zalo) Skype: nhanhacct1988

 

[HANA2112]

Bên mình dùng MiSa rồi bạn ạ