Các quy định về việc ký thay trên hóa đơn, chứng từ

[Phần mềm BRAVO]

Trường hợp 1: Người ký thay trên hóa đơn là nhân viên công ty

• Người ký thay phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký.
• Người ký thay trên hóa đơn phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (đóng dấu treo), tuyệt đối không đóng mộc vào vị trí thủ trưởng
• Nhân viên công ty ký thay trên hóa đơn phải là người đã được ủy quyền.

Trường hợp 2: Người ký thay trên hóa đơn là nhân viên quản lý

• Nếu như nhân viên quản lý được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới (Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng) thì nhân viên quản lý đó phải ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn khi bán hàng. Giám đốc tài chính hoặc kế toán trưởng phải ký thừa ủy quyền trên tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền.

Trường hợp 3: Kế toán đóng dấu mộc trên vị trí thủ trưởng đơn vị.
Trong trường hợp này người ký thay trên hóa đơn là kế toán trưởng sẽ tham khảo nguồn thông tin dựa vào công văn số 209/TCT-CS 2015 ngày 20 tháng 01 năm 2015 chữ ký hóa đơn tại tiêu thức Thủ trưởng đơn vị. Cụ thể như sau:
"Tại Điểm 2.2 Mục III Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu:
2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.”
Trên đây là kiến thức đầy đủ cho các trường hợp cụ thể khi thực hiện ký thay hóa đơn, chứng từ. Các bạn kế toán có thể tham khảo, tích lũy thêm kinh nghiệm cho bản thân để có được cách xử lý chính xác nhất cho doanh nghiệp mình.