Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp vừa và lớn BRAVO (ERP-VN)

[Phần mềm BRAVO]

Cập nhật tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng trên BRAVO 8R3 (ERP-VN)​

Để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho các bên trong hợp đồng, pháp luật đã cho phép và tạo ra nhiều chế định pháp lý khác nhau, trong đó có bảo lãnh hợp đồng hay nói chính xác là bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Các doanh nghiệp ngày nay đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn khi tham gia vào các hợp đồng có giá trị cao, họ cũng cân nhắc việc sử dụng bảo lãnh hợp đồng để tránh những rủi ro nhất định về thanh toán. Kéo theo đó, doanh nghiệp sẽ đòi hỏi các phần mềm quản lý nội bộ doanh nghiệp cần có những tính năng liên quan đến bảo lãnh hợp đồng.

Phiên bản BRAVO 8R3 (ERP-VN) được ra mắt tháng 7 vừa qua, bên cạnh những công nghệ mới được áp dụng thì nhiều tính năng nghiệp vụ mới cũng được bổ sung, trong đó có tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng.

1. Những kiến thức cơ bản về Bảo lãnh​

Để hiểu rõ về tính năng bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm BRAVO, chúng ta cần hiểu rõ các khái niệm về Bảo lãnh.

Bảo lãnh: là việc người thứ ba cam kết với bên có quyền sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ, nếu khi đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ mà bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ.

Bảo lãnh ngân hàng: Bảo lãnh ngân hàng là hình thức cấp tín dụng, theo đó tổ chức tín dụng cam kết với bên nhận bảo lãnh về việc tổ chức tín dụng sẽ thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho khách hàng khi khách hàng không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết; khách hàng phải nhận nợ và hoàn trả cho tổ chức tín dụng theo thỏa thuận.

Thư tín dụng L/C: là hình thức Ngân hàng thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với quy định trong L/C đã được ngân hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu.

2. Tính năng bảo lãnh trên phần mềm BRAVO hỗ trợ doanh nghiệp những gì?​

Với việc bảo lãnh hợp đồng, doanh nghiệp thường sẽ quan tâm đến các vấn đề sau đây:

Cam kết thực hiện nghĩa vụ tài chính (trả nợ thay).

Đơn vị bảo lãnh là tổ chức kinh tế chuyên nghiệp, đặc biệt như tổ chức tín dụng.

Do đó, Doanh nghiệp sẽ muốn theo dõi các vấn đề sau trong nghiêp vụ liên quan đến bảo lãnh hợp đồng:

Theo dõi 2 hình thức bảo lãnh ngân hàng và Thư tín dụng L/C.

Theo dõi cả 2 chiều: phát hành bảo lãnh và hưởng bảo lãnh.

Với các doanh nghiệp, việc sử dụng tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm sẽ giúp họ đạt được các mục tiêu sau:

Theo dõi tình trạng bảo lãnh phát sinh

Theo dõi phí dự kiến và thực tế

Theo dõi hạn mức tín dụng

3. Những điểm chính trong tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm BRAVO​

3.1. Theo dõi tình trạng bảo lãnh phát sinh trên phần mềm BRAVO

Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất mà các doanh nghiệp khi đã có nhu cầu quản lý bảo lãnh hợp đồng.

Các bước thực hiện trên phần mềm:

Cập nhật đề nghị phát hành bảo lãnh: Lưu thông chi tiết các đề nghị bảo lãnh. Đề nghị bảo lãnh có thể theo đơn đặt hàng mua hoặc yêu cầu bảo lãnh khác.

Khai báo danh mục bảo lãnh.

Danh mục bảo lãnh chia làm 02 loại là: Thư tín dụng L/C và Bảo lãnh ngân hàng.

Bảo lãnh ngân hàng:

Phần mềm sẽ lưu thông tin về các bảo lãnh ngân hàng do kế toán lập: một số trường đặc thù của bảo lãnh như số HĐTD, Hình thức, số Đề nghị phát hành bảo lãnh, Thay thế cho bảo lãnh, các trường phí sẽ nhập trên đầu phiếu nhưng lưu ở bảng chi tiết này. Một bảo lãnh chỉ bảo lãnh cho 1 đơn hàng/hợp đồng duy nhất.

Ảnh: bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO​

Thư tín dụng L/C

Phần mềm cho phép lưu thông tin các thư bảo lãnh tín dụng L/C: một số trường đặc thù của bảo lãnh như số HĐTD, Hình thức, số Đề nghị phát hành bảo lãnh, các trường phí sẽ nhập trên đầu phiếu nhưng lưu ở bảng chi tiết này. Một Thư tín dụng L/C có thể bảo lãnh cho nhiều đơn hàng/hợp đồng cùng lúc.



Ghi nhận phát sinh tăng, giảm bảo lãnh: Khi có các phát sinh tăng, giảm bảo lãnh, phần mềm cho phép người dùng dễ dàng ghi nhận các nghiệp vụ này. Cụ thể:

Phát sinh tăng căn cứ vào ngày trên khai báo danh mục

Phát sinh giảm:

+) Căn cứ hạch toán N331 trên các phiếu BN, PK, BT.

+) Với bảo lãnh cần trừ thêm giá trị của bảo lãnh thay thế.

Theo dõi tổng hợp phát sinh bảo lãnh:

Với tính năng này, phần mềm hỗ trợ người dùng lên các báo cáo dõi thanh toán L/C và dõi bảo lãnh ngân hàng.

​

Ảnh: Báo cáo theo dõi bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO​

Bên cạnh đó, việc Theo dõi phí dự kiến và thực tế của các nghiệp vụ bảo lãnh hợp đồng cũng rất quan trọng. Phần mềm BRAVO cho phép người dùng theo dõi theo công thức sau:

Phí dự kiến:

Tính Phí bảo lãnh (Chỉ tính cho bảo lãnh gốc) = (Giá trị bảo lãnh * % Phí bảo lãnh * Số ngày tính phí)/Số ngày tính phí năm.

Tính Phí L/C = Giá trị mở L/C * % Phí L/C.

Tính Phí thanh toán = Giá trị mở L/C * % Phí thanh toán

Phí hồ sơ: lấy theo danh mục (Loại tiền phí khác loại tiền bảo lãnh).

Phí thực tế: Hạch toán trên chứng từ kế toán theo khoản mục phí để phân biệt từng loại phí.

3.2. Theo dõi hạn mức tín dụng

Các bước thực hiện trên phần mềm

Cập nhật hợp đồng tín dụng: Phần mềm cho phép theo dõi các thông tin như Đối tượng cho vay, Thời hạn, Hình thức, Tiền tệ như 1 dạng hợp đồng nguyên tắc. Sau khi có hợp đồng, đối tượng cho vay (ngân hàng) sẽ cấp một hoặc nhiều hạn mức tín dụng khác nhau theo từng thời điểm cho HĐTD này.

Cập nhật hạn mức tín dụng: Hạn mức tín dụng có thể được cấp thông qua hợp đồng tín dụng hoặc theo dõi độc lập (với các đơn vị không dùng Hợp đồng tín dụng)

Ghi nhận phát sinh cấp tín dụng

Chuyển số dư vay, bảo lãnh theo hợp đồng tín dụng: Chức năng này sẽ lấy những bảo lãnh (G2, G3) có theo dõi HĐTD, còn số dư bảo lãnh chưa thực hiện xong kỳ này để chuyển sang HĐTD kỳ sau theo dõi tiếp. Dữ liệu chuyển sang lưu ở tab “Số dư thực hiện chuyển từ hợp đồng khác” trong màn hình HĐTD.

Theo dõi số dư so với hạn mức

4. Báo cáo bảo lãnh​

Các báo cáo phần bảo lãnh giúp người sử dụng theo dõi được danh sách và phần tiến độ thực hiện của các bảo lãnh, thư tín dụng, theo dõi được phần phát sinh, chi phí và các hạn mức tín dụng. Cụ thể:

Báo cáo theo dõi bảo lãnh ngân hàng, L/C: theo dõi phát sinh, số dư, các loại phí của từng bảo lãnh ngân hàng, L/C

Bảng kê chứng từ theo Bảo lãnh, L/C: lên chi tiết các chứng từ kế toán hạch toán liên quan tới bảo lãnh

Báo cáo Tổng hợp hạn mức tín dụng: theo dõi tổng số dư bảo lãnh, L/C, vốn vay so sánh với hạn mức được cấp.

Tính năng Quản lý bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm BRAVO sẽ giúp cho các doanh nghiệp theo dõi tốt các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công việc này.

Chi tiết nhiều tính năng mới trên BRAVO 8R3 (ERP-VN), cập nhật TẠI ĐÂY.

 

[Phần mềm BRAVO]

Điểm mới nổi bật của phân hệ Quản lý bán lẻ trên phiên bản BRAVO 8R3​

Các doanh nghiệp bán lẻ hiện nay mong muốn có được công cụ kết nối trực tiếp kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành các điểm bán, để kiểm soát tốt: tình trạng hàng hóa, tồn kho, vị trí, thông tin khách hàng, hóa đơn bán lẻ, doanh thu, công nợ, hạch toán… Bên cạnh đó, họ muốn có được những báo cáo nhằm phân tích chính xác các hoạt động của doanh nghiệp như: tình hình bán hàng, thị hiếu khách hàng, tính hiệu quả các chương trình khuyến mại…

Nếu có được một phần mềm như vậy, nhà quản trị sẽ có đầy đủ thông tin để đưa ra quyết sách nhằm mục tiêu “nâng cao hiệu quả quản trị bán lẻ, thúc đẩy doanh số, mở rộng thị trường”.

Phần mềm BRAVO có thể đáp ứng tốt những yêu cầu quản trị trên của các doanh nghiệp bán lẻ. Bên cạnh đó, với phiên bản mới nhất BRAVO 8R3 (ERP-VN), phân hệ Quản lý bán lẻ (POS) được cập nhật thêm nhiều tính năng mới giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Những điểm chính trên Phân hệ Quản lý bán lẻ của BRAVO 8R3 (ERP-VN)

Phân hệ Quản lý bán lẻ trên phần mềm BRAVO thực hiện quản trị quy trình bán lẻ tại cửa hàng, quầy hàng, siêu thị (POS)… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quá trình phân phối bán lẻ các sản phẩm hàng hóa của mình. Phần mềm có những điểm chính sau đây:

• Thiết lập thông tin các Quầy bán lẻ POS (các quầy, cửa hàng), phân quyền truy cập cho các user tham gia vào quy trình bán lẻ
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: Bảng giá, khuyến mại, chiết khấu… theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, cửa hàng, thời gian…
• Quản lý thông tin/thẻ khách hàng (Thẻ từ, thẻ điện tử)
• Quản lý thông tin hàng hóa: Theo dõi tồn kho, quá trình luân chuyển hàng hóa, theo dõi vị trí hàng hóa theo giá, kệ; cảnh báo hạn sử dụng, hàng hóa chậm luân chuyển…
• Theo dõi các thông tin đóng phiên giao dịch. Thống kê theo dõi trạng thái hóa đơn bán lẻ.
• Có chức năng lập/gộp hóa đơn tổng hợp từ hóa đơn bán lẻ thực hiện xuất hóa đơn, hạch toán tài chính kế toán. Hỗ trợ tính năng kết nối phát hành hóa đơn điện tử.
• …

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp phân tích báo cáo đa dạng, hiệu quả: Nhóm báo cáo phân tích Doanh số bán lẻ, Nhóm báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng bán, Nhóm báo cáo đánh giá hiệu quả chương trình khuyến mãi…

Hình ảnh: Giao diện Tổng hợp bán lẻ trên phần mềm BRAVO 8R3 (ERP-VN)​

Hiện nay, Công nghệ thông tin bùng nổ khiến cho việc quản lý các nghiệp vụ liên quan đến bán lẻ cũng tích hợp nhiều ứng dụng mới về thanh toán nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Việc Kết nối thanh toán ví điện tử (Momo, VNPay,...) vào màn hình bán lẻ là một trong những điểm mới nổi bật trên phân hệ Quản lý bán lẻ của phiên bản BRAVO 8R3 (ERP-VN).

Hiện nay, khi chúng ta đi mua sắm ở trung tâm thương mại, siêu thị, hay ở bất cứ cửa hàng nào, nhu cầu được thanh toán không dùng tiền mặt là rất lớn. Vì thế, các doanh nghiệp sẽ mong muốn các phần mềm quản lý hỗ trợ được các nghiệp vụ này để nâng cao trải nghiệm mua sắm cho khách hàng của họ cũng như giúp họ dễ dàng quản lý các nghiệp vụ có liên quan.

Chi tiết về tính năng kết nối thanh toán ví điện tử vào màn hình bán lẻ trên BRAVO 8R3

Phần mềm BRAVO hỗ trợ nghiệp vụ thanh toán qua ví điện tử trên màn hình cập nhật phiếu bán lẻ: cho phép chọn loại ví (VNPay, Momo …) phù hợp trước khi thanh toán.

Phần mềm hỗ trợ hoàn tiền vào ví điện tử trên màn hình Cập nhật hàng bán lẻ trả lại: cho phép chọn đến giao dịch đã thanh toán bằng ví trước đó để hoàn tiền cho khách mua hàng.

Ngoài ra Phần mềm hỗ trợ khai báo danh mục ví điên tử linh hoạt: cho phép khai báo mã ví, các chuối kết nối, loại hình thanh toán…; Thêm mới các báo cáo danh sách giao dịch thanh toán, hoàn tiền; Bổ sung tiền thanh toán qua ví điện tử trên một số báo

Hình ảnh: Quy trình hoàn tiền qua ví trên phần mềm BRAVO
​

Hình ảnh: Phần mềm Cho phép khai báo danh sách các ví​

Các điểm nổi bật khác của Quản lý bán lẻ trên BRAVO 8R3​

Chính sách khuyến mại bán lẻ

Với phiên bản phần mềm trước, phân hệ quản lý bán lẻ của BRAVO cũng đã đáp ứng đầy đủ cho khách hàng những tính năng cần thiết để quản lý chính sách khuyến mãi bán lẻ như: Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: Bảng giá, khuyến mại, chiết khấu… theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, cửa hàng, thời gian… Với phiên bản mới, phần mềm đã được điều chỉnh lại giao diện nhập liệu thân thiện hơn với người dùng.

Khóa dữ liệu Mua - Bán - Tồn kho

Trên thực tế có 1 số trường hợp việc kiểm kê không thể được thực hiện ngoài khoảng thời gian bán hàng nên cần cấm nhập xuất với các mặt hàng đang trong thời gian kiểm kê hay một số mặt hàng được phát hiện chưa được cập nhật giá mới nhất hoặc giá đang sai chưa xử lý dữ liệu, … thì các doanh nghiệp sẽ phát sinh nhu cầu về việc khóa dữ liệu Mua - Bán - Tồn kho. Nhu cầu này đã được phiên bản mới BRAVO 8R3 đáp ứng. Cụ thể như sau:

Cấm mua mặt hàng của một nhà cung cấp theo cửa hàng (ĐVCS): Cấm nhập xuất danh sách các mặt hàng trong thời gian kiểm kê; Có khai báo và phân biệt theo ĐVCS (hoặc toàn bộ) và theo thời gian áp dụng

Cấm bán mặt hàng theo cửa hàng trong một khoảng thời gian áp dụng (Do mặt hàng được phát hiện chưa được cập nhật giá mới nhất hoặc giá đang sai chưa xử lý dữ liệu được nên khóa bán mặt hàng đó). Các mặt hàng cấm bán có thể khai báo theo một cửa hàng (ĐVCS) hoặc toàn bộ, theo thời gian áp dụng

Cấm nhập xuất danh sách các mặt hàng trong thời gian kiểm kê (Do một số các tình huống việc kiểm kê không thể được thực hiện ngoài khoảng thời gian bán hàng nên cần cấm nhập xuất với các mặt hàng đang trong thời gian kiểm kê). Các mặt hàng cấm bán có thể khai báo theo một cửa hàng (ĐVCS) hoặc toàn bộ, theo thời gian áp dụng.

Phân hệ quản lý bán lẻ của BRAVO hỗ trợ tác nghiệp cho rất nhiều phòng ban như: Phòng kinh doanh, Quầy bán lẻ (chuỗi các cửa hàng, gian hàng, điểm bán hàng…). Bộ phận kế toán, bộ phận Quản lý kho, Ban Lãnh đạo doanh nghiệp. Nó có kết nối các phân hệ khác: với phân hệ “Quản lý quan hệ khách hàng”, “Quản lý Bán hàng”, “Quản lý kho” và “Tài chính - kế toán”. Từ đó giúp cho quy trình quản lý được thống nhất và hiệu quả hơn.

Với các doanh nghiệp, nếu kiểm soát tốt tình hình bán hàng sẽ giúp Lãnh đạo doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các quyết định, các chiến lược về chính sách giá bán, chính sách truyền thông…Do đó việc liên tục cập nhật những tính năng mới cho không chỉ phân hệ quản lý bán lẻ mà còn tất cả các phân hệ khác của phần mềm BRAVO là điều vô cùng cần thiết để phần mềm thật sự trở thành “ Bí quyết quản trị doanh nghiệp” của khách hàng.

Xem thêm:

>>> Các tính năng mới trên BRAVO 8R3 (ERP-VN), cập nhật TẠI ĐÂY.

>>> Tính năng đầy đủ của phân hệ quản lý bán lẻ (POS)

 

[Phần mềm BRAVO]

Tính năng My Workspace - Đáp ứng xu thế cá nhân hóa trên BRAVO 8 (ERP-VN)​

Cá nhân hóa màn hình làm việc cá nhân theo từng người dùng trên các phần mềm ứng dụng đang là xu thế tất yếu và được các nhà phát triển phần mềm rất coi trọng. Phần mềm Bravo 8R3 ra đời bên cạnh việc chú trọng vào phát triển các công nghệ mới và đầu tư thiết kế các bài toán nghiệp vụ chuyên sâu cho nhóm đối tượng khách hàng chiến lược thì BRAVO 8R3 còn được trang bị rất nhiều các tính năng mới hướng đến việc nâng cao chất lượng trải nghiệm của người dùng. Một trong những tính năng nổi bật đó phải kể đến tính năng hỗ trợ người dùng tự thiết kế màn hình làm việc cá nhân hay gọi là Favorite hay My Workspace. Vậy tính năng này hoạt động ra sao và có đặc điểm gì nổi bật?

1. Tại sao phải cá nhân hóa màn hình giao diện phần mềm

“Tôi chỉ có thể làm việc năng suất được khi mà tôi được làm việc trong môi trường thoải mái nhất”. Khi mỗi ngày bạn mở phần mềm lên, mọi thứ đã được sắp xếp và trình bày một cách cố định, theo các nguyên tắc cứng nhắc từ góc nhìn của người lập trình thì bạn sẽ cảm thấy ra sao? Trong tình huống đó cảm giác thoải mái, vui vẻ để tạo năng lượng làm việc và sáng tạo sẽ bị mất dần theo thời gian. Lúc này, cho dù phần mềm có tốt ra sao, đáp ứng được yêu cầu của bạn thế nào thì bạn cũng dẫn sẽ bị nhàm chán và không còn thiện cảm với giao diện phần mềm như những ngày đầu tiên.

Câu chuyện về việc coi trọng nhu cầu cá nhân hóa với mỗi người dùng được Bravo rất lưu tâm và nay tính năng đã được hoàn thiện cập nhật cho các phiên bản Bravo 8. Thông qua My Workspace người dùng hoàn toàn có thể tự do sáng tạo thiết kế khung làm việc cá nhân của mình mà không ảnh hưởng đến việc sử dụng của các user khác.

Một số hình ảnh giao diện phần mềm tùy chỉnh trên từng user​

2. Cách thức để lựa chọn các tính năng hiển thị

Phần mềm hỗ trợ việc lựa chọn các chức năng sẽ hiển thị hoặc bỏ hiển thị trên My Workspace bằng 2 cách.

Cách 1: Người dùng có thể tích vào biểu tượng ngôi sao ở rất nhiều các màn hình khắp chương trình.

​

Cách 2: Người dùng có thể sử dụng tính năng click chuột phải để lựa chọn "Thêm vào màn hình cá nhân" trong chương trình.

​

3. Trải nghiệm màn hình cá nhân

Màn hình cá nhân được tự động tích hợp ngay ở phần đầu tiên trong giao diện phần mềm của mỗi user. Với biểu tượng ngôi sao đặc trưng ( ) rất thuận tiện cho người dùng hoàn toàn có thể sử dụng nó một cách nhanh chóng.

Lựa chọn xem màn hình Dashboard trong MyWorkspace theo dạng list hay image:

Đây là tính năng cho phép người dùng có thể lựa chọn việc xem các Dashboard theo dạng list hoặc dạng hình ảnh. Trên đó hỗ trợ các thông tin về thời gian xem lần cuối, hỗ trợ người dùng chủ động sắp xếp theo các tiêu thực khác nhau, lựa chọn bỏ hiển thị, bỏ tính năng ghim ngay tại màn hình này.

Tính năng ghim các Dashboard yêu thích ở màn hình cá nhân:

Tính năng này cho phép người dùng ghim hoặc bỏ ghim các màn hình hiển thị trong My Workspace. Khi ghim vào như vậy sẽ đàm bảo luôn hiển thị mà không cần lựa chọn lại.

Tính năng luân chuyển giữa các dashboard:

Người dùng có thể linh hoạt lựa chọn hiển thị các dashboard khác trong list đã định nghĩa yêu thích bằng việc lựa chọn danh sách hoặc có thể lựa chọn lại ở màn hình ban đầu.

Tính năng trình chiếu trong My Workspace:

Tính năng này cho phép người dùng có thể đặt chế độ xem các Dashboard trong My Workspace như một dạng trình chiếu, chương trình sẽ ở chế độ full màn hình và tự động luân chuyển giữa các tab mà không cần người dùng tác động. Nó sẽ thực sự là một hiệu ứng hiệu quả khi bạn muốn trình chiếu theo thiết kế của mình.

Ngoài việc nâng cao tính cá nhân hóa theo nhu cầu của người dùng thông qua tính năng My Workspace, trải nghiệm người dùng còn đươc đội ngũ phát triển phần mềm BRAVO tập trung cải thiện và bổ sung trong nhiều tính năng mới trong thời gian tới. Hy vọng với sự nỗ lực và sáng tạo không ngừng nghỉ của các phòng ban phụ trách sản phẩm với mô hình phát triển sản phẩm scrum tiên tiến sẽ mang lại nhiều tính năng hoàn hảo hơn nữa.

Để cập nhật chi tiết đầy đủ tính năng mới trên phiên bản mới nhất, click TẠI ĐÂY.

Xem thêm:
>>> Công cụ quản trị dữ liệu BI Dashboard trên phiên bản BRAVO 8R3