Đi công tác nước ngoài thường thì những chi phí phát sinh hóa đơn, bill.. người ta ko có xuất cho DN , mà xuất cho cá nhân, vì vậy ktoan bọn mình sẽ phải làm hơi nhiều để hợp thức hóa nó ^^, có nhiều khi nhiều mà vẫn bị loại, hic
. Thường thì mình làm như sau:
+ Bổ sung vào quy chế tài chính ( hoặc quy định cty ): Cá nhân có quyết định công tác ( trong nước hoặc nước ngoài hoặc cả 2 ) có thể tự thanh toán các loại chi phí và cty sẽ thanh toán lại. => Cái này thì mình khuyến khích thanh toán bằng visa
.
( nhân tiện nói luôn biết đâu ai đó cần: Với các khoản CP thực sự phục vụ hoạt động SXKD nhưng ko có hóa đơn hoặc hóa đơn nước ngoài, các bạn nên đưa hết vào quy chế tài chính, hehe, ) + Hóa đơn ( nhờ em nào giỏi tiếng anh dịch hộ và kẹp vô, ko cần công chứng ). Cái này thấy nhiều người nói là bắt buộc phải có tên cty, trước mình cũng thắc mắc và dc trả lời thế này: Nước ngoài nó ko cần biết cty ông là gì đâu, nó chỉ cần biết ai mua của nó thì xuất cho người đó thôi
+ Quyết định cử đi công tác
+ Thư mời của KH/đối tác, dự toán chi phí, lịch trình : Cái này có thì quá tốt, ko có thì.... thôi kệ, đành chịu
+ Các loại CP cty có thể mua trực tiếp ( như vé máy bay, book phòng inline.. chẳng hạn) => cty nên mua luôn
+ Sao kê ngân hàng các khoản chi nếu thanh toán bằng Visa
+ Bảng kê chi tiết các loại chi phí công tác ( khi đã về ), có ký xác nhận của BGĐ
+ Chứng từ thanh toán của Cty cho người đi, hoặc chứng từ hoàn ứng nếu có ứng tiền
+ Và cái quan trọng nhất:
Phải chứng minh/ giải trình được việc đi công tác là phục vụ cho hoạt động SXKD ( Cung cấp thông tin, hợp đồng, thỏa thuận hay bất cứ thứ gì bạn có về đối tác đó nếu bị bắt giải trình
)
Xin hết, có sai sót nhờ mn bổ sung ạ