Đây là hai khoản khác nhau bạn nhé. Người Việt chúng ta hay dùng từ đặt cọc nhưng thuật ngữ chuyên ngành kế toán là Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược . tức là bao gồm:
- Cấm cố, thế chấp (tài sản có giá trị như xe, máy tính - hoạt động cầm đồ, nhà đất thì gọi là cố - bạn lên các trang bất động sản sẽ thấy từ này xuất hiện như cần tiền cố nhà 500tr (ví dụ vậy).
- Thế chấp ngoài tài sản hữu hình thì còn có giá trị sử dụng đất (thường thấy ở hoạt động liên quan đến ngân hàng)
- Ký quỹ, ký cược. Cái này giống cái bạn đang hỏi - Đặt cọc. Có thể dùng tiền hoặc tài sản để đặt cọc. Mục đích là để làm tin cho đối tác về việc thực hiện nghĩa vụ của mình khi tham gia giao dịch. Nếu không ai tin ai thì cả hai cùng ký quỹ ở bên thứ 3 (thường là ngân hàng), nếu thỏa thuận được thì bên yếu thế hơn phải mang tiền để ở bên kia,...Sau khi thực hiện xong, bên ký quỹ có thể nhận lại tiền hoặc cấn trừ luôn vào công nợ
Đối với kế toán, sử dụng tài khoản 244 nếu mang đi Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược hoặc TK 344 nếu nhận Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
Đối với khoản trả trước, kế toán dùng tài khoản 131 (ghi bên có) nếu là bên bán, còn bên mua dùng tài khoản 331 (ghio bên nợ)
Tại sao lại phải phân ra như vậy?
Cơ bản là: khi đặt cọc, tức là các bạn làm ăn với nhau nhưng chưa tin nhau. Yêu cầu cả 2 bên cùng thực hiện, bên nào không thực hiện phải mất tiền. Trong khi thanh toán trước được hình thành trên tinh thần tin tưởng lẫn nhau, số tiền thanh toán trước sẽ được hoàn lại nếu bên bán không giao hàng (lấy lại bằng cách nào là chuyện khác bạn nhé).
Nhà quản trị dựa vào cách phân loại này để xác định tính chất mối quan hệ với khách hàng để có những hành đồng phù hợp (tính thận trọng trong kế toán) mục đích chính là để không bị lừa, bị mất vốn.
