Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 01/11/2018 Doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với doanh nghiệp đang hoạt động có hạn chuyển đổi là 01/11/2020 còn với Doanh nghiệp mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử luôn. Dưới đây là những thông tin chi tiết từ quy định, hướng dẫn đăng ký và các tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với Doanh nghiệp.
Hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử được sử dụng thay thế hóa đơn giấy, nó là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP
1/ Điều kiện phát hành Hóa đơn điện tử
Để phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
Điều kiện 1: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, giao dịch điện tử với ngân hàng
Điều kiện 2: Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
Điều kiện 3: Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
Điều kiện 4: Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
Điều kiện 5: Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
Điều kiện 6: Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Nếu Doanh nghiệp mua phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức khác như MISA, VNPT, Viettel,...thì Doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng 2 điều kiện đầu tiên
2/ Quy trình và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
Gồm có 3 bước đơn giản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
- Mẫu hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà Doanh nghiệp sử dụng
Mẫu 01: Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Tải ngay Mẫu 01 và 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP: TẠI ĐÂY
Bước 2: Nộp file thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML.
- Doanh nghiệp truy cập: http://nhantokhai.gdt.gov.vn Bằng trình duyệt duyệt Internet Explorer
- Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị => Tích chọn mục Tài khoản => Chọn Đăng ký thêm tờ khai
+ Chọn Thông báo phát hành hóa đơn
+ Đơn vị vào Nộp tờ khai và tải thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng XML lên nộp
+ Sau khi đơn vị nộp xong thực hiện vào Tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu qua mạng
- Doanh nghiệp Scan các mẫu trong bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn và đưa vào cùng một file word.
- Đơn vị thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn vào mục Gửi phụ lục để gửi đính kèm file word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai
Lưu ý: Sau 2 ngày đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn nếu không nhận được thống báo sai sai từ cơ quan thuế thì đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn của đơn vị không hợp lệ thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho đơn vị.
7 TIÊU CHÍ LỰA CHỌN ĐƠN VỊ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP
- Phần mềm Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Chính phủ yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2018. Doanh nghiệp phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp (có giá trị pháp lý).
Theo khoản 3, Điều 3 32/2011/TT-BTC nêu rõ điều kiện về loại hóa đơn này như sau:
+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
- Phần mềm hóa đơn điện tử ổn định, chất lượng
Phần mềm có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào chất lượng. Cụ thể là sự ổn định khi chạy, lỗi phần mềm, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải đảm bảo ổn định không có sai sót, trục trặc gì.
- Lợi ích chung hóa đơn điện tử mang lại
TIẾT KIỆM: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
AN TOÀN: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
NHANH CHÓNG: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG: Giảm bớt việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường
- Phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật
Khác với hóa đơn giấy, Doanh nghiệp phải lưu trữ tại tủ, kho tốn kém chi phí và khó kiểm soát, quản lý. Nhưng với việc sử dụng hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn được lưu ngay trên phần mềm. Chính vì vậy Doanh nghiệp cần phải lựa chọn phần mềm có tính an toàn bảo mật cao. Hiện nay đã ứng dụng cộng nghệ Blockchain chống giả mạo hoá đơn tạo sự an toàn cho Doanh nghiệp.
- Chi phí bỏ ra mua phần mềm phải tương xứng với chất lượng
Số đông Doanh nghiệp vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy bởi doanh nghiệp lo ngại vấn đề chi phí phải bỏ ra cho Hóa đơn điện tử lớn hơn chi phí hóa đơn giấy mà công ty đang sử dụng. Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giá thành tương xứng với chất lượng.
Đừng vì lựa chọn những phần mềm có giá rẻ quá nhưng chất lượng không tốt, hỗ trợ dịch vụ kém,…sẽ khiến Doanh nghiệp bạn tốn thời gian, chi phí.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải uy tín được nhiều Doanh nghiệp sử dụng
Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ. Đặc biệt do hoá đơn điện tử phải lưu trữ 10 năm nên Doanh nghiệp càng phải chọn lựa đợn vị lớn, có uy tín, có tốc độ phát triển tốt đảm bảo sẽ tồn tại lâu dài để đảm bảo hoá đơn công ty bạn được lưu trữ an toàn.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng
Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm hóa đơn điện tử phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm hóa đơn điện tử có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.
Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua dễ dàng sử dụng, dễ dàng kết nối với các phần mềm; Kế toán, Bán hàng, quản trị của Doanh nghiệp bạn để dễ dàng xuất hóa đơn và hoạch toán doanh thu.
Doanh nghiệp cần nắm rõ 7 tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với Doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu đặt ra của Chính phủ. Hãy là Doanh nghiệp thông minh lựa chọn loại phần mềm tốt nhất.
Tham khảo một số báo chí nói về phần mềm hóa đơn điện tử:
- Thư Viện Pháp Luật: http://bit.ly/Nghi-dinh-119
- Dân trí: Link http://bit.ly/dân_trí_hóa_đơn_điện_tử_tốt_nhất
- ITCNews: Link http://bit.ly/itcnews_hóa_đơn_điện_tử
- Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất: Link http://bit.ly/hoa-don-dien-tu-tot-nhat
- Khuyến mãi Tặng 1 năm miễn phí: link https://offer.meinvoice.vn/tang_1_nam_2019
- Tặng 500 hóa đơn điện tử: link https://offer.meinvoice.vn/tang_500_hoa_don_2019
Mọi chi tiết về phần mềm MEINVOICE.VN cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE:
Điện thoại: 090 488 5833
Đăng ký : TẠI ĐÂY
Website : http://www.meinvoice.vn/
Hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử được sử dụng thay thế hóa đơn giấy, nó là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không,
- Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,
- Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…,
THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP
1/ Điều kiện phát hành Hóa đơn điện tử
Để phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
Điều kiện 1: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, giao dịch điện tử với ngân hàng
Điều kiện 2: Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
Điều kiện 3: Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
Điều kiện 4: Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
Điều kiện 5: Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
Điều kiện 6: Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Nếu Doanh nghiệp mua phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức khác như MISA, VNPT, Viettel,...thì Doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng 2 điều kiện đầu tiên
2/ Quy trình và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
Gồm có 3 bước đơn giản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
- Mẫu hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà Doanh nghiệp sử dụng
Mẫu 01: Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Tải ngay Mẫu 01 và 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP: TẠI ĐÂY
Bước 2: Nộp file thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML.
- Doanh nghiệp truy cập: http://nhantokhai.gdt.gov.vn Bằng trình duyệt duyệt Internet Explorer
- Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị => Tích chọn mục Tài khoản => Chọn Đăng ký thêm tờ khai
+ Chọn Thông báo phát hành hóa đơn
+ Đơn vị vào Nộp tờ khai và tải thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng XML lên nộp
+ Sau khi đơn vị nộp xong thực hiện vào Tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu qua mạng
- Doanh nghiệp Scan các mẫu trong bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn và đưa vào cùng một file word.
- Đơn vị thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn vào mục Gửi phụ lục để gửi đính kèm file word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai
Lưu ý: Sau 2 ngày đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn nếu không nhận được thống báo sai sai từ cơ quan thuế thì đơn vị bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn của đơn vị không hợp lệ thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho đơn vị.
7 TIÊU CHÍ LỰA CHỌN ĐƠN VỊ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP
- Phần mềm Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Chính phủ yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2018. Doanh nghiệp phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp (có giá trị pháp lý).
Theo khoản 3, Điều 3 32/2011/TT-BTC nêu rõ điều kiện về loại hóa đơn này như sau:
+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
- Phần mềm hóa đơn điện tử ổn định, chất lượng
Phần mềm có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào chất lượng. Cụ thể là sự ổn định khi chạy, lỗi phần mềm, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải đảm bảo ổn định không có sai sót, trục trặc gì.
- Lợi ích chung hóa đơn điện tử mang lại
TIẾT KIỆM: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
AN TOÀN: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
NHANH CHÓNG: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG: Giảm bớt việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường
- Phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật
Khác với hóa đơn giấy, Doanh nghiệp phải lưu trữ tại tủ, kho tốn kém chi phí và khó kiểm soát, quản lý. Nhưng với việc sử dụng hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn được lưu ngay trên phần mềm. Chính vì vậy Doanh nghiệp cần phải lựa chọn phần mềm có tính an toàn bảo mật cao. Hiện nay đã ứng dụng cộng nghệ Blockchain chống giả mạo hoá đơn tạo sự an toàn cho Doanh nghiệp.
- Chi phí bỏ ra mua phần mềm phải tương xứng với chất lượng
Số đông Doanh nghiệp vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy bởi doanh nghiệp lo ngại vấn đề chi phí phải bỏ ra cho Hóa đơn điện tử lớn hơn chi phí hóa đơn giấy mà công ty đang sử dụng. Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giá thành tương xứng với chất lượng.
Đừng vì lựa chọn những phần mềm có giá rẻ quá nhưng chất lượng không tốt, hỗ trợ dịch vụ kém,…sẽ khiến Doanh nghiệp bạn tốn thời gian, chi phí.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải uy tín được nhiều Doanh nghiệp sử dụng
Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ. Đặc biệt do hoá đơn điện tử phải lưu trữ 10 năm nên Doanh nghiệp càng phải chọn lựa đợn vị lớn, có uy tín, có tốc độ phát triển tốt đảm bảo sẽ tồn tại lâu dài để đảm bảo hoá đơn công ty bạn được lưu trữ an toàn.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng
Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm hóa đơn điện tử phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm hóa đơn điện tử có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.
Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua dễ dàng sử dụng, dễ dàng kết nối với các phần mềm; Kế toán, Bán hàng, quản trị của Doanh nghiệp bạn để dễ dàng xuất hóa đơn và hoạch toán doanh thu.
Doanh nghiệp cần nắm rõ 7 tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với Doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu đặt ra của Chính phủ. Hãy là Doanh nghiệp thông minh lựa chọn loại phần mềm tốt nhất.
Tham khảo một số báo chí nói về phần mềm hóa đơn điện tử:
- Thư Viện Pháp Luật: http://bit.ly/Nghi-dinh-119
- Dân trí: Link http://bit.ly/dân_trí_hóa_đơn_điện_tử_tốt_nhất
- ITCNews: Link http://bit.ly/itcnews_hóa_đơn_điện_tử
- Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất: Link http://bit.ly/hoa-don-dien-tu-tot-nhat
- Khuyến mãi Tặng 1 năm miễn phí: link https://offer.meinvoice.vn/tang_1_nam_2019
- Tặng 500 hóa đơn điện tử: link https://offer.meinvoice.vn/tang_500_hoa_don_2019
Mọi chi tiết về phần mềm MEINVOICE.VN cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE:
Điện thoại: 090 488 5833
Đăng ký : TẠI ĐÂY
Website : http://www.meinvoice.vn/
