T
Nếu bạn đang dùng Excel để làm kế toán hay các công việc liên quan tới xử lý khối dữ liệu lớn chắc chắn bán đang gặp một số khó khăn.
Để đơn giản hoá, tiết kiệm thời gian, đạt hiệu quả cao trong công việc tôi hướng dẫn những bước cơ bản để bạn có một CSDL và hệ thống sổ kế toán cơ bản. Từ những hướng dẫn cơ bản này, bạn có thể phát triển xây dựng cho mình một hệ thống hoàn chỉnh hơn.
Thiết lập cơ sở dữ liệu
- Tạo hệ thống danh mục
Bạn có bao nhiêu loại đối tượng quản lý thì hãy tạo bấy nhiêu danh mục, như là DMKH-Danh mục khách hàng", DMNB - 'Người bán, nhà CC", DMTK, DMVLSPHH, DMNV,TSCĐ,...
Cấu trúc của một danh mục. Gồm có các cột sau:
Mã, Tên,...các đặc tính của đối tượng.
Số lượng các cột nhiều hay ít tuỳ thuộc vào đặc điểm của đối tượng cũng như lượng thông tin mà nhà quản lý cần.
Mã của đổi tượng sẽ được ghi trong sổ nhật ký, nó là khóa để liên kết giữa các sổ với nhau.
Sau khi tạo xong các sổ, bạn hãy đặt tên. Việc đặt tên là việc bạn định nghĩa một bảng dữ liệu - Table, vùng đặt tên phải bao gồm cả dòng tiêu đề.
Cách đặt tên. Bôi đen vùng, nhấn CTRL+F3 đặt tên rồi chọn nút "Add" hoặc "Ok" để hoành thành.
Ví dụ
- Sổ nhật ký
Sổ nhật ký là nơi tập trung ghi chép các hoá đơn chứng từ hàng ngày - Đây chính là ngồn dữ liệu dữ liệu gốc mà mọi sổ sách sẽ được lập từ đây.
Theo cách làm bằng tay thì chúng ta nên tạo ra các sổ nhật ký đặc thù như, nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng,... . Để đơn giản và tập trung tôi hướng dẫn các bạn ghi tạp trung vào một sổ, sổ đó gọi là nhật ký chung (NKC).
Cấu trúc của sổ như sau:
Ngày ghi sổ, ngày CT, Số hiệu CT, Diễn giải, ĐVKH, Mã NV, Mã Thuế, Nợ TK, Có TK, Thành tiền,....
Ghi là vậy nhưng để quản lý dễ dàng bạn nên đặt tên cột không có dâu như là:
NGAYGS,NGAYCT,SOHIEUCT,DIENGIAI,DVKH,MANV,LOAITHUE,NOTK,COTK,TTIEN,...
Các thông tin ghi vào nhật ký, nếu là đối tượng nên ghi theo mã, mã này có trong danh mục của đối tượng đó.
Số lượng các cột tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý đối tượng của bạn.
Ví dụ
Lập sổ kế toán
Đã có rất nhiều người đã trình bày các phương pháp lập sổ, nhưng hạn chế lớn nhất và cũng là tồn tại muôn thủa và công thức rất phức tạp. Khi có nhiều dữ liệu thì tốc độ tính toán của Excel rất chậm.
Tôi trình bày phương pháp lập sổ bằng A-Tools. Với công cụ này bạn yên tâm về độ chính xác, tốc độ nhanh, cho dù số dòng dữ liệu của Excel lên tới 50.000 dòng.
Trước tiên bạn hãy cài đặt A-Tools và mở file Examble.xls để học cách sử dụng hàm BS_SQL. Hãy thực hành từ Ví dụ 1->20 để bạn có một cơ sở kiến thức tốt.
Sổ cái
Theo nguyên tắc, Cty có bao nhiêu TK thì phải có bấy nhiêu sổ cái, tôi lập sổ cái trên một Sheet, chỉ cần thay đổi tài khoản tại ô B6 bạn sẽ có sổ cái tương ứng.
Các sổ kế toán khác
Về hình thức sổ, các bạn có thể sửa đổi một chút cho phù hợp hơn.
Các ví dụ trên có trong file Examble.xls, khi cài A-Tools bạn sẽ nhận được.
Thông tin về A-Tools tại đây
http://www.webketoan.vn/forum/showthread.php?p=253893#post253893
--
Sửa lần cuối:
