Ho-ren-so là một trong những quy tắc quan trọng trong làm việc tại các công ty Nhật Bản mà bất kỳ nhân viên nào cũng được đào tạo.
1. Quy tắc HORENSO là gì? HORENSO là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật được viết tắt của:
- HOKOKU: Báo cáo
- RENRAKU: Liên lạc
- SODAN: Thảo luận
Trong đó,
HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất.
RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn
SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất
2. Áp dụng quy tắc HORENSO trong giải quyết công việc Để làm việc hiệu quả nhất chúng ta cần biết vận dụng tốt nhất quy tắc Horenso trong các công việc hàng ngày như:
報告(hokoku): báo cáo Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc, các vấn đề gặp phải.
- Thông báo dựa trên kết quả thu được, báo cáo cần ngắn gọn, súc tích
- Không được bỏ qua các báo cáo giữa quá trình thực hiện
Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Thời điểm báo cáo: Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài bạn nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới hoặc khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc hoặc khi gặp vấn đề cũng nên báo cáo.
Phương pháp báo cáo tốt: Báo cáo theo định kỳ, nội dung thông tin chính xác, đầy đủ, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Tin xấu báo trước. Thông tin báo cáo có tuyển chọn, phân tích và có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Thông thường báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu. Tùy theo nội dung, bạn có thể Báo cáo bằng Email...
Phương pháp báo cáo không tốt: Báo cáo ngẫu hứng, thông tin thiếu chính xác, văn phong thiếu tôn trọng người nhận tin. Nội dung báo cáo ít thông tin. Tin tốt báo trước.Thông tin mang tính thống kê, nhiều khi chỉ hỏi để tham khảo.
連絡(rennraku): liên lạc Chính là việc thông báo cho những người liên quan khi có các vấn đề. Như thông báo cho cấp trên, thông báo cho những người cùng team, những người có liên quan.
- Cùng chia sẻ thông tin
- Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn cân nhắc khi liên lạc. Trong liên lạc yếu tố thời gian là rất quan trọng. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao? XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt: Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết nhanh và kịp thời (realtime). Khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin hoặc email nội bộ để thông báo. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
Phương pháp liên lạc không tốt: Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu, mất nhiều thời gian. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại; Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau; Những thông tin cần liên lạc ngay thì lại để lâu mới thực hiện. Nội dung cần phổ biến rộng thì khi liên lạc thì lại ít người biết. Liên lạc theo ngẫu hứng không cân nhắc thời điểm liên lạc.
相談(soudan): bàn bạc. Khi có một vấn đề xảy ra cần bàn bac với người cấp trên hoặc là các trưởng nhóm để đưa ra giải pháp.
- Nếu chưa hiểu rõ vấn đề nên bàn luận trao đổi, dù vấn đề đấy còn khá nhỏ.
- Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, thảo luận, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho việc giải quyết vấn đề của mình.
Phương pháp thảo luận, bàn bạc tốt: Tuỳ theo tính chất công việc cần thảo luận, tuy nhiên nên thảo luận đông người vì mỗi người có một cá tính, phong cách riêng, có kinh nghiệm, kỹ năng giải quyết vấn đề khác nhau. Ghi nhận các ý kiến đóng góp. Khuyến khích các cá nhân trong cuộc họp tham gia phát biểu. Mục đích buổi thảo luận phải rõ ràng, ai cũng nắm bắt được. Sau buổi thảo luận có quyết định cuối cùng về giải quyết vần đề, mọi người tuân thủ theo quyết định.
Phương pháp thảo luận, bàn bạc chưa tốt: Ít người tham gia thảo luận, hoặc nhiều người có quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận các ý kiến đóng góp, chưa suy nghĩ kĩ đã bác bỏ ngay lập tức. Đến thảo luận, bàn bạc, nhưng hầu như không ai biết mục đích. Sau thảo luận không có quyết định cuối cùng, mỗi người làm một hướng.
Việc thực hiện tốt HORENSO sẽ giúp cho công việc đạt được hiệu quả cao, phát huy tính chủ động, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, mối quan hệ giữa sếp và nhân viên cũng trở nên gần gũi hơn, toàn thể nhân viên và ban điều hành cùng chung sức vì mục tiêu chung của công ty, tinh thần đoàn kết được nâng cao. Tuy nhiên, thực hiện tốt HORENSO không hề dễ dàng chút nào. Thực tế rất dễ nhìn thấy rằng nhiều nhân viên khi mắc phải lỗi, thay vì báo cáo với cấp trên để đưa ra giải pháp thì lại che giấu lỗi đó vì sợ bị mắng, sợ trừ lương,… mà không nghĩ xa hơn rằng lỗi của mình có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động của toàn công ty. Với người Nhật họ nói lời xin lỗi, nhận lỗi không phải là đang tự hạ mình, mà đó chính là bệ đỡ đưa mình lên một bước tiến mới, thêm vào đó còn giúp những người khác tránh mắc những lỗi giống mình. Để thực hiện tốt HORENSO tính tự giác, sự chân thành, trung thực, không ngại nhận lỗi khi mắc sai lầm thực sự rất quan trọng.
Nhắc đến HORENSO nhiều người nghĩ nó được áp dụng trong quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, với hoạt động nhóm, hay trong cách ứng xử, giao tiếp cá nhân trong cuộc sống hàng ngày cũng có thể áp dụng một cách linh hoạt. Nói đến đây, hẳn có nhiều người nghĩ những việc như trên thực hiện thì quá đơn giản, nhưng sự thực không phải như vậy. Những người có thể hoàn thành suất sắc việc HORENSO không phải là nhiều. Vậy để có thể áp dụng HORENSO một cách tối ưu nhất, ngay bây giờ chúng ta hãy bắt tay vào áp dụng nó, ban đầu là việc liên lạc khi đi làm muộn và báo cáo khi làm xong việc (làm xong sớm hãy báo cáo ngay đừng ngồi giải chí, đọc báo)…
Tài liệu tham khảo [1].
https://kosaido-hr.com/articles/71 [2].
https://tientoantai.wordpress.com/2015/01/11/horenso-dac-trung-van-hoa-giao-tiep-trong-cong-so-nhat [3].
https://baominhjsc.vn/phuong-phap-lam-viec-nhom-va-van-hoa-doanh-nghiep-cua-nguoi-nhat-ban.html [4].
https://cafebiz.vn/horenso-phuong-p...g-cao-bac-nhat-the-gioi-20160728145532615.chn.
[5].
https://hanoiscrum.net/hnscrum/agile-doc/tutorial/219-horenso-tuong-tac-nhom-hieu-qua Phan Tuấn Nam tổng hợp
