18 thủ thuật Excel mọi kế toán viên cần biết

[vietbaocaothue24h]

Vietbaocaothue24.com chia sẻ 18 thủ thuật Excel dưới đây vô cùng hữu ích và cần thiết cho bất cứ kế toán viên nào. Sử dụng thành thạo thủ thuật Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Sau khi Microsoft phát triển Excel lên phiên bản 2010, hãng cũng mang đến nhiều tính năng đáng ngạc nhiên hơn trước đó. Đối với kế toán viên hoặc các bạn sinh viên làm báo cáo thực tập tốt nghiệp kế toán tiền lương để giải quyết cả “đống” con số, dữ liệu khổng lồ thì họ không thể bỏ qua vai trò quan trọng của Excel. Tuy nhiên, những người dùng mới hoặc ngay cả những người dùng cao cấp thì không phải ai cũng cóthể nắm được hết các thủ thuật Excel hữu ích. 18 thủ thuật Excel dưới đây sẽ giúp những người thường xuyên phải thao tác với phần mềm bảng tính này tiết kiệm được thời gian quý giá của mình.

1. Chọn tất cả dữ liệu

Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

1. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau

Khi bạn đã mở được nhiều bảng tính cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bang tính có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab đểchuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa các tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows7.

1. Tạo một Shortcut Menu mới

Về cơ bản có 3 Shortcut Menu l&020_4″ />

1. Cách thêm một đường chéo trong ô

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo đểchia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻđường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border,sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.

1. Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm xdòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải vàchọn Insert từ menu thả xuống.

Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

1. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toángiá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vàoData->Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chon Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.

Bạn có thể sử dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ liệu mà bạn muốn tìm.

Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung Iconet.vn nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Iconet.vn hay Iconet.vn thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ: Ico?.vn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ,chẳng hạn bạn không rõ là Iconet.vn hay Iconet.com thì có thể tìm kiếm dạng Iconet.*.

1. Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột

Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn vào Data->Advanced. Khiđó, một cửa sổ hiện ra, và như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to anotherlocation và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique recordsonly và nhấn OK.

1. Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên

Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyểnđến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòngdưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

1. Ẩn hoàn toàn dữ liệu

Hầu hết người dùng đều biết một hàng, một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tínhnăng Hide, nhưng làm cách nào để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàngnhất để ẩn dữ liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells.

Hay chọn vùng dữ liệu cần ẩn và vào Home->Font->Open Format Cells->NumberTab->Custom->Type, sau đó gõ ;;; và nhấn OK.

1. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:

• Upper: Viết hoa tấtcả
• Lower: Viết thườngtất cả<

1. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0

Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằngcách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.

1. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct

Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không?Cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi vănbản nhập vào bằng một chuỗi chính xác.

Chẳng hạn, bạn có thể gõ LZ thì

Thủ thuật Excel hay giúp tăng tốc độ nhập liệu

1. Xem thống kê về số liệu

Hầu hết mọi người đều biết cách xem thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tínhExcel, như trung bình, tổng giá trị của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xemnhiều hơn thì có thể di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải vànhấn chuột phải và chọn một thống kê như Minimum hay Maximum.

1. Đổi tên một sheet bằng cách nhấn đúp

Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải vàchọn Rename, tuy nhiên có một cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúpvào tên sheet để đổi tên.

1. Tham chiếu tuyệt đối

Tham chiếu tuyệt đối là thủ thuật Excel rất hữu ích khi kế toán viên nếu muốn sao chép công thức sang nhiều hàng hay cột khác nhau. Bạn có thể muốn công thức này luôn tham chiếu tới một ô hoặc một hàng dữ liệu cụ thể, khi đó, bạn sẽ cần tới tham chiếu tuyệt đối. Hãy sử dụng dấu $ trong một công thức để tham chiếu tuyệt đối.

Ví dụ về tham chiếu tuyệt đối:

• $H$1: Khóa cột và hàng. Công thức sẽ chỉ sử dụng dữ liệu được tìm thấy trong cột H1. Bạn sử dụng công thức này khi muốn sử dụng dữ liệu trong một ô cụ thể, đó có thể là một ngày hoặc tỷ lệ phần trăm trong công thức.
• $H1 – Khóa trong cột: Khi bạn kéo công thức xuống hoặc lên, công thức sẽ luôn lấy dữ liệu từ cột H cho các hàng tương ứng.
• H$1 – Khóa trong hàng: Khi bạn kéo công thức của bạn từ trên xuống hoặc từ dưới lên, công thức sẽ luôn lấy dữ liệu từ hàng 1 cho cột tương ứng.

Tham chiếu tuyệt đối là một ý tưởng tốt để sử dụng ngay cả khi bạn không sao chép công thức của bạn trong bảng tính. Đôi khi, bạn có thể cần sao chép công thức vào các ô khác nhau hoặc bạn có thể thêm hàng của cột vào bảng tính. Nếu bạn đã sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong công thức thì sẽ không phải lo lắng về việc công thức bị thay đổi mỗi

1. Chỉ sao chép các ô đang hiển thị

Trong công việc, các kế toán viên thường xuyên phải lọc bảng tính để chỉ cho hiển thị dữ liệu nhất định mà chúng ta quan tâm tại thời điểm đó. Thông thường, chúng ta sẽ muốn sao chép dữ liệu sang một sheet khác. Vì thế, chúng ta sẽ bôi đen dữ liệu mà chúng ta thấy và nhấn Copy, sau đó dán dữ liệu vừa sao chép sang sheet khác. Theo mặc định, Excel sẽ ghi cả những ô ẩn và hiện. Tuy nhiên, chúng ta có thể sao chép các ô hiện một cách dễ dàng bằng cách làm theo hướng dẫn sau:

1. Bôi đen dữ liệu bạn muốn sao chép:

1. Nhấn F5
2. Nhấn vào nút Special ở góc dưới cùng bên trái màn hình

1. Nhấn vào ô tròn trước dòng “Visible Cells Only”
2. Nhấn OK
3. Nhấn Ctrl C hoặc Edit Copy
4. Dán dữ liệu vào sheet khác. Khi đó, chỉ dữ liệu hiển thị mới được sao chép

1. Dán định dạng với Paste Special Shortcut

Nếu bạn có cơ hội làm việc như một kiểm toán viên, bạn sẽ phải tạo ra các bảng tính được tổ chức và định dạng một cách trang trọng để trình bày với cấp trên. Khi đó, bạn cần phải định dạng các ô, hàng, cột với phông chữ, màu sắc, căn chỉnh… cụ thể và thường thì bạn sẽ phải áp dụng định dạng này cho nhiều ô. Đó là khi thủ thuật Excel Paste Special Shortcut có cơ hội phát huy tác dụng.

Thay vì nhấn vào các nút định dạng trên thanh trình đơn, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây.

1. Sao chép ô có định dạng mà bạn muốn
2. Bôi đậm ô mà bạn muốn định dạng như vậy
3. Nhấn chuột phải vào ô đó và nhấn vào Paste Special
4. Nhấn vào Formats ngay dưới menu Paste
5. Nhấn OK

18.Sử dụng Pivot Tables để lập báo cáo, thống kê

Pivot Tables là công cụ mà bất cứ ai làm kế toán đều nên học cách sử dụng. Đây là một công cụ thống kê báo cáo rất hay và hiệu quả. Chỉ với vài cú nhấn chuột là bạn đã có được một bản báo cáo hoàn chỉnh.

Đây là một công cụ khá hữu ích với kế toán viên và bạn sẽ cần dành nhiều thời gian để có thể tìm hiểu về Pivot Table vì đây là một trong những công cụ hữu ích nhất trong Excel.

Nếu bạn là một kế toán viên và muốn thăng tiến trong công việc thì dù muốn hay không, bạn cũng nên dành nhiều thời gian để học và tìm hiểu về Excel, các thủ thuật Excel để phục vụ cho công việc của mình. Hy vọng rằng, những kiến thức mà chúng tôi cung cấp ở trên sẽ giúp ích cho bạn.