Trích Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp
TÀI KHOẢN 611 - CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG
1- Nguyên tắc kế toán
1.1- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên (kể cả chi từ nguồn tài trợ, biếu tặng nhỏ lẻ) theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc phân loại chi thường xuyên, chi không thường xuyên được thực hiện theo quy định của cơ chế tài chính hiện hành.
1.2- Đơn vị thực hiện chi theo đúng các quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về định mức, tiêu chuẩn của các khoản chi.
1.3- Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc dự toán hàng năm của đơn vị. Đơn vị phải theo dõi chi tiết chi thường xuyên và chi không thường xuyên để xử lý các khoản kinh phí tiết kiệm (hoặc kinh phí chưa sử dụng) cuối năm theo quy định của chế độ tài chính hiện hành.
1.4- Trường hợp chi hoạt động từ dự toán được giao phải đồng thời hạch toán Có TK 008- Dự toán chi hoạt động; chi từ kinh phí cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi phải đồng thời hạch toán Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi; chi từ nguồn phí được khấu trừ, để lại phải đồng thời hạch toán Có TK 014- Phí được khấu trừ, để lại.
1.5- Trường hợp chi từ nguồn NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền tạm ứng không hạch toán bút toán đồng thời vào bên Có TK 013- Lệnh chi tiền tạm ứng.
2- Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 611- Chi phí hoạt động
Bên Nợ: Các khoản chi phí hoạt động phát sinh ở đơn vị.
Bên Có:
- Các khoản được phép ghi giảm chi phí hoạt động trong năm;
- Kết chuyển số chi phí hoạt động vào TK 911- Xác định kết quả.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 611- Chi phí hoạt động, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6111- Thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ thường xuyên như chi tiền lương, chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý,...
Tài khoản này có 4 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 61111- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên: Phản ánh các khoản chi tiền lương, tiền công và chi khác cho người lao động phát sinh trong năm;
+ Tài khoản 61112- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng: Phản ánh chi phí về vật tư, công cụ và các dịch vụ đã sử dụng cho hoạt động trong năm;
+ Tài khoản 61113- Chi phí hao mòn TSCĐ: Phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính trong năm;
+ Tài khoản 61118- Chi hoạt động khác: Phản ánh các khoản chi khác ngoài các khoản chi trên phát sinh trong năm.
- Tài khoản 6112- Không thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị.
Tài khoản này có 4 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 61121- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên: Phản ánh các khoản chi tiền lương, tiền công và chi khác cho người lao động phát sinh trong năm;
+ Tài khoản 61122- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng: Phản ánh chi phí về vật tư, công cụ và các dịch vụ đã sử dụng cho hoạt động trong năm;
+ Tài khoản 61123- Chi phí hao mòn TSCĐ: Phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính trong năm;
+ Tài khoản 61128- Chi hoạt động khác: Phản ánh các khoản chi khác ngoài các khoản chi trên phát sinh trong năm.
3- Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
3.1- Trích quỹ khen thưởng theo quy định từ nguồn NSNN cấp (nếu được phép), ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 431-Các quỹ (4311).
Căn cứ vào số quỹ được trích từ nguồn NSNN, rút dự toán vào tài khoản tiền gửi, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (chi tiết tài khoản tương ứng).
3.2- Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có các TK 152, 153.
3.3- Xác định tiền lương, tiền công, phụ cấp... phải trả cho người lao động trong đơn vị tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 334- Phải trả người lao động.
Khi thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp..., ghi:
Nợ TK 334- Phải trả người lao động
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp, hoặc
Có TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán)
Có TK 014- Phí được khấu trừ, để lại (nếu chi từ nguồn phí được khấu trừ, để lại)
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu chi từ nguồn thu hoạt động khác được để lại).
3.4- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương.
Khi thanh toán tiền đóng BHXH, BHYT, KPCĐ, BH thất nghiệp, ghi:
Nợ TK 332- Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp, hoặc
Có TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán)
Có TK 014- Phí được khấu trừ, để lại (nếu chi từ nguồn phí được khấu trừ, để lại)
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu chi từ nguồn thu hoạt động khác được để lại).
3.5- Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí... đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán (căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ) tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 331- Phải trả cho người bán.
Khi rút dự toán, thanh toán dịch vụ mua ngoài, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp, hoặc
Có TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán)
Có TK 014- Phí được khấu trừ, để lại (nếu chi từ nguồn phí được khấu trừ, để lại)
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu chi từ nguồn thu hoạt động khác được để lại).
3.6- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc rút dự toán để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611 - Chi phí hoạt động
Có các TK 111, 112, 511, 514.
Đồng thời ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán chi hoạt động)
Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi (nếu rút kinh phí được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi)
Có TK 014- Phí được khấu trừ, để lại (nếu sử dụng nguồn phí được khấu trừ, để lại)
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu chi từ nguồn thu hoạt động khác được để lại).
3.7- Thanh toán các khoản tạm ứng được tính vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 141- Tạm ứng.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337-Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp, hoặc
Có TK 514- Thu phí được khấu trừ, để lại.
3.8- Khi phát sinh các chi phí liên quan đến ấn chỉ cấp, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có các TK 111, 112, 331, 511.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán chi hoạt động).
3.9- Định kỳ, tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí phát sinh trong kỳ vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí.
3.10- Khi phát sinh các khoản thu giảm chi, những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131 (1318),...
Có TK 611- Chi phí hoạt động (chi sai trong năm) hoặc
Có TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế (chi sai năm trước).
3.11- Tính hao mòn TSCĐ được đầu tư, mua sắm bằng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp, dùng cho hoạt động hành chính, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
3.12- Cuối năm, chi bổ sung thu nhập cho người lao động; chi khen thưởng; chi phúc lợi từ kinh phí tiết kiệm được trong năm (đối với các cơ quan nhà nước không được trích lập các Quỹ), ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có các TK 111, 511.
Nếu rút dự toán, đồng thời ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (chi tiết tài khoản tương ứng).
3.13- Cuối năm, kết chuyển chi phí hoạt động do NSNN cấp sang Tài khoản 911 “Xác định kết quả”, ghi:
Nợ TK 911- Xác định kết quả (9111)
Có TK 611- Chi phí hoạt động.
