Quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp: Kế toán cần hiểu gì để hỗ trợ hiệu quả?

[ARITO ERP]

Quy trình ra quyết định mua hàng là gì?​

Đây là một chuỗi hành động có hệ thống, bắt đầu từ việc nhận diện nhu cầu nội bộ, cho đến khi lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng và đánh giá hiệu quả sau mua. Trong doanh nghiệp, mỗi bước đều cần dữ liệu và sự phối hợp giữa nhiều bộ phận như: kỹ thuật, tài chính, mua hàng, pháp chế và ban điều hành.
Đối với người làm kế toán, việc nắm bắt quy trình này giúp kiểm soát tốt ngân sách, giám sát dòng tiền ra, cũng như hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

6 bước trong quy trình ra quyết định mua hàng​

Nhận diện nhu cầu​

Doanh nghiệp nhận ra một vấn đề cần giải quyết chẳng hạn như phần mềm kế toán hiện tại đã lỗi thời, gây ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Bộ phận liên quan đề xuất nhu cầu thay thế hoặc nâng cấp giải pháp phù hợp hơn.

Tìm kiếm thông tin​

Doanh nghiệp bắt đầu thu thập dữ liệu từ thị trường: nhà cung cấp, tính năng sản phẩm, chi phí ước tính… Phòng kế toán lúc này có thể phối hợp để đánh giá tính khả thi về ngân sách và điều kiện thanh toán.

Đánh giá các phương án​

Các bên liên quan như kỹ thuật, kế toán, pháp lý, vận hành sẽ cùng đánh giá nhà cung cấp. Riêng phòng kế toán sẽ chú trọng các yếu tố như giá cả, điều khoản thanh toán, ảnh hưởng tài chính dài hạn.

Ra quyết định mua​

Sau quá trình đánh giá, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ phê duyệt phương án tối ưu, với sự hỗ trợ thông tin từ kế toán như: hạn mức ngân sách, phân tích chi phí – lợi ích, tác động đến báo cáo tài chính.

Hành động mua hàng​

Tiến hành đặt hàng, ký hợp đồng và thanh toán. Kế toán lúc này sẽ theo dõi quy trình thanh toán, đảm bảo đúng quy trình kiểm soát nội bộ và ghi nhận công nợ rõ ràng.

Đánh giá sau mua​

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần xem xét lại hiệu quả. Từ phía kế toán, các chỉ số như chi phí thực tế so với dự kiến, khấu hao tài sản, tác động đến dòng tiền sẽ là cơ sở đánh giá khách quan.
>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý mua hàng

Điểm khác biệt so với hành vi mua của cá nhân​

So với người tiêu dùng cá nhân, quyết định mua trong doanh nghiệp mang tính lý trí cao hơn, yêu cầu sự đánh giá chặt chẽ và phải qua nhiều cấp duyệt. Điều này khiến quy trình thường kéo dài hơn, phức tạp hơn, nhưng cũng an toàn hơn nếu được quản lý tốt.

Vai trò của phòng kế toán trong quy trình mua hàng​

Trong mỗi bước của quy trình, kế toán giữ vai trò cố vấn tài chính và kiểm soát chi phí, cụ thể:

• Lập kế hoạch ngân sách cho mua sắm
• Tham gia thẩm định tài chính trong các đề xuất
• Giám sát thanh toán, công nợ, chi phí phát sinh
• Hỗ trợ báo cáo đánh giá sau mua nhằm rút kinh nghiệm cho các lần sau.

Ngoài ra, trong các dự án mua sắm lớn, việc đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác qua hệ thống quản lý tập trung như e-Procurement hoặc ERP cũng là cách tối ưu hóa tốc độ và minh bạch hóa thông tin.
>> Xem thêm: Ví dụ về quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp thực tế