Chào các bạn.
Với mục đích để các bạn tiếp cận nhanh hơn và mỗi người có thể tự xây dựng cho mình một chương trình theo ý riêng, hôm nay mình sẽ giải thích sơ bộ về cách xây dựng, mục đích và ứng dụng của file QT-OK. Nếu bạn nào biết rồi thì thôi hoặc có thể góp ý thêm.
Sheet phát sinh:
Sheet này dùng để nhập toàn bộ số liệu, chứng từ phát sinh, bao gồm cả các bút toán phân bổ,kết chuyển. Việc bố trí thứ tự của các cột trong bảng tính là mình cố ý và có ý đồ riêng (để lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng), không phải mình thích màu mè nhưng nếu các bạn để ý sẽ thấy rằng khi che (hide) các cột màu xanh chỉ để lại các cột màu cam thì đó chính là bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra theo mẫu qui định của thuế.
Nền của màn hình nhập liệu được Format màu xanh (Format\ conditional formating), mục đích là kiểm tra việc nhập thông tin có bị sót không, khi nhập thông tin vào ô nào thì ô đó sẽ đổi sang màu nền bình thường, các ô không có dữ liệu sẽ giữ nguyên màu xanh nên khi nhìn vào bảng tính chúng ta sẽ dễ phát hiện ô nào nhập sót, nếu các bạn không thích thì có thể bỏ đi. Hoặc nếu các bạn thích cho đẹp thì có thể chọn giải pháp tô màu xen kẽ cho dòng bằng cách : chọn vùng định tô màu, vào Format\conditional formating, trong khung hội thoạI condition 1 chọn Formular is từ danh sách thả xuống, trong ô tiếp theo nhập công thức: =MOD(ROW(),2)=0. Nhấn Format, chọn thẻ Patterns rồi lựa chọn màu. nhấn OK 2 lần để kết thúc.
Khi nhập liệu các bạn nhớ phải nhập thông tin thật đầy đủ, nhất là các nghiệp vụ có liên quan đến công nợ, khách hàng, công trình hoặc sản phẩm…
Trong các cột TK (tài khoản), Mã KH (mã khách hàng), Mã tính Z(mã tính giá thành) mình sử dụng validation để tạo một danh sách thả xuống để chọn lựa, nếu nhớ tên mã các bạn có thể gõ trực tiếp vào sẽ nhanh hơn là việc lựa chọn từ danh sách,nếu không nhớ trong khi nhập liệu các bạn có thể vào hộp Nambox chọn mục tương ứng để xem lại rồI nhập vào, mục đích của việc này là bắt buộc chúng ta phải nhập một mã đã đăng ký trong danh sách, nếu không excel sẽ không cho nhập, khi nhập một mã mới, excel sẽ yêu cầu đăng ký mã trước rồi mới nhập liệu được, việc này nhằm để số liệu được tập hợp một cách chính xác theo từng tài khoản, khách hàng, công trình, sản phẩm…các bạn có thể vào Data\validation để xem và tạo lập. Khi đăng ký mã vào danh sách, các bạn nhấn vào hộp Nambox (góc trên, bên trái màn hình) chọn Ma_TK để đăng ký hoặc thêm số hiệu tài khoản, chọn Ma_KH để đăng ký mã khách hàng, chọn Ma_CT để đăng ký mã công trình, sản phẩm mới…
Cột C.từ BC thuế mình dùng các ký hiệu V (vào- chứng từ báo thuế đầu vào), R (ra-chứng từ BC thuế đầu ra), cột này các bạn lưu ý phải nhập thông tin đầy đủ để khi khai thuế GTGT hàng tháng không sai sót, để Excel tự động nhập các ký hiệu V,R các bạn có thể tham khảo thêm ở cột kiểm tra, nhớ là phải thêm vài hàm If nữa trước khi sử dụng, mình làm nữa chừng rồi lười qúa, vả lại điểm này cũng không quan trọng lắm nên chưa quan tâm.
Sheet công nợ :
Sheet này dùng để theo dõi công nợ của tất cả các tài khoản thuộc “họ công nợ”, khi muốn lập bảng tổng hợp công nợ của bất kỳ tài khoản nào các bạn chỉ cần gõ số hiệu tài khoản đó vào ô F2, đồng thời chọn số hiệu tài khoản trong cột mã xử lý (cột J) cũng giống tài khoản trong ô F2, thế là xong.
Sheet này thật tiện lợi để theo dõi công nợ của các khách hàng và các tài khoản công nợ.
Sheet giá thành :
Dùng để theo dõi và tập hợp chi phí của các công trình dở dang hoặc các sản phẩm SX dở dang, Sheet này máy tự làm, chúng ta không can thiệp.
Sheet N, X
Sheet này dùng để nhập chứng từ vật tư, hàng hoá nhập xuất kho, chúng ta có thể bố trí việc nhập liệu của phần vật tư hàng hoá trong cùng Sheet phát sinh, nhưng làm như vậy theo mình sẽ khá rườm rà nên tách riêng ra.
Sheet NXT
Sheet này để lập bảng nhập xuất tồn kho hàng hoá. Máy tự tính, chúng ta không can thiệp.
Các sheet : CDPS (bảng cân đốI số phát sinh), KQ1,KQ2,KQ3 (các bảng kết qủa hoạt đông kinh doanh), TKTS (bảng tổng kết tài sản hay bảng cân đối kế toán), DT-CP (tờ khai doanh thu, chi phí), TNDN (bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp), TH-Thue (bảng tổng hợp thuế ) : Tất cả các sheet này chúng ta không can thiệp, máy sẽ tự động tính, đây là đủ một bộ quyết toán mà chúng ta không phải làm gì cả. Các bạn lưu ý rằng số liệu trong các bảng TKTS, KQ…sẽ chưa chính xác khi các bạn chưa thực hiện các bút toán cuốI cùng- bút toán kết chuyển, vì số liệu trên các bảng này được lấy từ bảng CDPS, khi chưa quyết toán thì các tài khoản từ loại 5 trở đi vẫn còn số dư.
Thôi, mình lại nổi bệnh lười rồi, hẹn hôm sau sẽ hướng dẫn các bạn tiếp 02 sheet còn lại là Dvao, Dra để lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng