cho mình hỏi sếp mình thường đưa về những hóa đơn như xăng, phí đăng kiểm, phí quốc lộ, thỉnh thoảng có cả tiền phòng, phí gửi xe, trông giữ xe ...theo các bạn mình cho các khoản này vào tk 6421 không hay tk khác, cty mình chưa có cđộ công tác phí, và mỗi lần đi không có giấy đi đường, thế thì có được coi là đi ctác không nhỉ ? nếu không có giấy đi đường mình hạch toán các khoản như :
thuê phòng , xăng xe:tk6427
phí gửi xe, trông giữ,vé máy bay ... tk6425
các bạn cho mình ý kiến nhé
Đã là kế toán thì bạn phải tuân thủ 3 vấn đề sau: HỢP PHÁP - HỢP LÝ - HỢP LỆ. Thỏa mãn 3 điều kiện này thì hạch toán OK
Nói về HỢP PHÁP như sau: Sếp bạn đi công tác có phục vụ cho hoạt động SXKD theo Giấy phép DKKD của Cty không? Những khoản chi phí đó có vi phạm vào những điều pháp luật cấm không? Những khoản chi đó có thuộc quyền hạn của sếp bạn được quy định trong điều lệ không? Những khoản chi phí đó có thực sự phát sinh "thật " không?
Nói về HỢP LÝ: Những khoản chi đó có nằm trong khung được quy định bởi quy chế của Công ty không, đồng thời có nằm trong dự toán không (nếu hoạt động SXKD có yêu cầu lập dự toán)? ngoài ra hiệu quả tương lai của việc chi ra khoản phí đó có đem lại lợi ích gì cho cty sau này không?
Nói về HỢP LỆ: Hóa đơn chứng từ chứng minh các khoản chi có đầy đủ không? Có đủ các thông tin trên hóa đơn (tên, địa chỉ, MST, dấu, chữ ký người bán, người mua, mức thuế suất....vv) không? Các chữ ký duyệt khác của trưởng phòng, bộ phận, giám đốc... liên quan
Như vậy, trong rường hợp của bạn đang thiếu 1 vấn đề cơ bản đó là Giấy đi đường có đóng dấu xác nhận của nơi đến (con dấu của Công an địa Phương cấp, nhìn ở rìa ngoài con dấu nhé). Tiếp theo là quy định công tác phí, mức chi công tác phí, tiền phòng nghỉ, ...vv
Lưu ý công tác phí là gì: Là chi phí ngủ, nghỉ, vé tàu xe đi lại... thanh toán bằng hóa đơn (bắt buộc kể cả dưới 100N). Ngoài ra là phụ cấp lưu trú không cần hóa đơn mà chỉ dựa vào giấy đi đường và quy chế quy định định mức phụ cấp cho từng địa bàn: đây là khoản phụ cấp do chênh lêch giá, tiền chè nước, di chuyển nhỏ tại nơi đến công tác so với địa bàn mình đang ở. Khoản này được quy định dao động từ 20N đến 50N tùy theo địa lý trong Nước VN.
Như vậy tất cả các khoản công tác phí chỉ được hạch toán vào chi phí hợp lý nếu thỏa mãn 3 điều kiện trên và tất nhiên được cơ quan thuế chấp nhận.
