Dữ liệu file Excel ngày càng lớn!

  • Thread starter newacc
  • Ngày gửi
N

newacc

Sơ cấp
27/7/04
18
0
1
#1
Help! help!
Mình làm kế toán bằng Excel, sau một thời gian chỉnh sửa thì dung lượng file excel càng lớn, không biết có cách nào làm giảm dung lượng file hay không.
 
V

vongphuc

Excel Fans Club
11/8/04
300
4
0
Ha Noi
#2
Hi, chào bạn, file của bạn dung lượng bao nhiêu mà lớn? bạn nên nghiên cứu cách thức mà Excel tính toán và update dữ liệu trong bảng tính, từ đó tách file đó thành nhiều file khác nhau và đặt trong thư mục cố định. Những file này sẽ xử lý từng công việc nhỏ và được link dữ liệu theo kiểu tự động cập nhật. Như thế bạn có thể quản lý được một khối lượng dữ liệu lớn chỉ bằng Excel
-----------------> thân mời tham gia Excel Fans Club :dzo: :bigok:

P/s : bác thanhnhan53 đâu rồi, bác post bài vào đây đi cho anh em được học hỏi nha
 
Sửa lần cuối:
N

newacc

Sơ cấp
27/7/04
18
0
1
#3
Rất vui được gia nhập Excel Fans Club, newacc đã hiểu ý của vongphuc.
Cám ơn bạn nhiều.
Mình có một file làm kế toán đơn giản thôi, rồi sau đó chỉnh sửa lại công thức, mới nhập dữ liệu xem thử mà dung lượng của nó là 4Mb. Mình sẽ tách file ra thành nhiều file khác.
 
SUNF

SUNF

Thành viên thân thiết
2/10/03
176
4
0
47
Hà Nội
#4
NewACC à, đôi khi file của office to lên gấp 10 lần vì những lí do... không thể biết được. Có khi là bạn đang để option tự động Save Versions, cũng có khi vì một lỗi gì đó của chính phần mềm Excel mà file nó cứ tự to ra sau mỗi lần thay đổi. SUNF đã không ít lần phải khốn khổ vì những vấn đề đó rồi.

Kinh nghiệm của SUNF trong trường hợp này thường là... làm lại từ đầu.

Nghĩa là newacc có thể tạo ra một file excel trắng, rồi tìm cách copy từng phần bên file cũ qua. Nhớ là từng phần, đừng copy toàn bộ, sẽ không giải quyết vấn đề đâu. Sau khi làm lại được hết rồi, save xuống dưới tên khác. Đôi khi, size có thể giảm được cỡ 10 lần!

Chúc bạn thành công.
 
V

vongphuc

Excel Fans Club
11/8/04
300
4
0
Ha Noi
#5
Newacc mến,

Mình tự hỏi không biết vấn đề của bạn có phải là vấn đề của nhiều người không? Vì sao một file lại có thể nhỏ đi gấp 10 lần mà vẫn lưu giữ được đúng ngần ấy dữ liệu? Vì sao một file ảnh dạng *.bmp khi Save As dưới dạng *.gif thì dung lượng lại nhỏ đi? Vì sao một file dạng *.doc khi chuyển sang dạng *.rft thì dung lượng lại tăng lên? Vì sao một file khi chuyển sang dạng *.pdf thì dung lượng có lúc lại tăng lên, có lúc lại nhỏ đi?

Vấn đề là ở chỗ chương trình ứng dụng đó quản lý dữ liệu nội tại ở trong nó như thế nào

Trước hết, ta có thể phân chia dữ liệu trong Excel thành 2 loại như sau : Một là cơ sở dữ liệu nội tại, những dữ liệu loại này nằm trong worksheet. Hai là cơ sở dữ liệu ngoại vi, là những dữ liệu được quản lý tiên tiến hơn, chúng gồm Access, dBase, FoxPro, SQL Server 2000, và Oracle

Dữ liệu được quản lý như thế nào mà được gọi là tiên tiến? Xin thưa, nếu thảo luận về Database Management System (DBMS) chúng ta sẽ không bao giờ đi đến điểm kết thúc. Chỉ biết rằng, một cơ sở dữ liệu nội tại của Excel là cách quản lý dữ liệu kém nhất trong số tất cả các kiểu quản lý dữ liệu khác. Bởi vì một DBMS thì chứa những dữ liệu ở dạng thô, còn một cơ sở dữ liệu nội tại chứa trong worksheet thì chứa các công thức, định dạng, và hình ảnh, ... Khi một worksheet được mở ra, thì toàn bộ cơ sở dữ liệu nội tại của nó phải được nạp vào bộ nhớ, cơ sở dữ liệu ngoại vi thì không như vậy

Tôi xin dùng khái niệm “hướng đối tượng” để minh họa cho vấn đề này. Nếu đối tượng ở đây là một worksheet, thì khi bạn tạo một file Excel mới, mặc dù chưa có một dữ liệu nào trong bất kỳ một ô nào của nó, thì dung lượng của file này đã lớn hơn 10KB rồi. Vì sao lại thế? Là bởi vì đối tượng đó phải lưu trữ trong mình nó ...một cái gì đó, chính xác hơn là nó phải lưu trữ những đối tượng khác. Worksheet đó chắc chắn phải có đủ ngần ấy hàng và ngần ấy cột, không hơn, không kém

Giả sử bạn bôi màu đỏ cho một ô, điều đó có nghĩa là bạn cũng đã gọi tất cả các thuộc tính khác dùng để quản lý cho ô đó. Lúc này ta có : thuộc tính màu của ô = red, thuộc tính giá trị của ô = “”, thuộc tính viền dưới của ô = false,... cứ như vậy, hàng trăm thuộc tính của ô đó phải được xác định

Nếu đối tượng ở lớp dưới được gọi đến, ví dụ như là có một siêu liên kết (hyperlink) trong bảng tính, thì đầy đủ các thuộc tính của nó cũng được gọi luôn. Nếu bạn dùng hết tất cả các ô trong bảng tính, dữ liệu có nguy cơ không thể kiểm soát được

Vậy ta phải làm gì khi một file được cho là dung lượng quá lớn?

Việc tách file đó ra thành các file khác nhau, mỗi file quản lý một phần dữ liệu là chuyện đương nhiên phải làm. Một file Excel không đủ sức để có thể quản lý một khối lượng dữ liệu lớn. Ta có thể dùng một file làm file tồn quỹ tiền mặt, một file khác làm file sổ theo dõi chi tiết chi phí. Để kết nối dữ liệu giữa hai file này, ta dùng một phương pháp mà ai cũng dùng rồi, nhưng chỉ đến ngày 28/12/1999 mới được đăng ký bản quyền bởi một người sở hữu hộp thư vancongvinh@yahoo.com nào đó. Ta có thể xem chi tiết phương pháp này tại bài Diễn đàn\ Tin học\ Xưởng phần mềm\ Ứng dụng Excel lập UNC, trong file attached UNC2000.xls, sheet Help (Oái, hình như chính là anh erpvn nhà mình)

Thế rồi trong bản thân mỗi sheet, ta phải làm sao cho lượng dữ liệu là nhỏ nhất. Nhấn Ctrl_End, lùi vào phía trên bên trái bảng tính để tìm ô cuối cùng của khu vực dữ liệu, loại bỏ tất cả các định dạng không cần thiết như border, màu sắc ở phía ngoài khu dữ liệu, xóa bỏ tất cả các hàng và cột để trống phía ngoài khu dữ liệu. Nhấn Alt+F+S và kiểm tra xem Ctrl_End đã về đúng ô cuối cùng của khu vực dữ liệu chưa. Gỡ bỏ tất cả những gì không cần thiết, chẳng hạn như các siêu liên kết cũng chiếm tương đối nhiều bộ nhớ. Sau đó xóa bỏ các sheet không cần thiết trong workbook

Thế là xong các bước cơ bản, nếu muốn làm một dự án nghiêm túc, bạn không thể không nghiên cứu các chương trình ứng dụng là Microsoft Binder và Project Manager. Đây cũng chính là cấp quản lý cao nhất đối với dữ liệu kế toán bằng Excel

Cuối cùng, nếu file của bạn vẫn còn to quá, thì bạn nên xem lại bài của anh SUNF ở trên. File đó rất có thể đã bị chèn những mã nguồn bí mật theo cách thức mà virus lây vào. Phương pháp gỡ bỏ những mã này thì anh SUNF đã nói rồi. Nhưng cơ chế hoạt động của nó ra sao và cách thức diệt trừ tận gốc thì tôi chưa biết để có thể thảo luận với bạn lúc này

Chào mừng bạn đến với Excel Fans Club, vui lòng cung cấp cho tôi địa chỉ email của bạn để liên lạc với nhau khi cần thiết
 
W

WhoamI

Thành viên thân thiết
#6
Tìm mãi mới thấy cái topíc này bác VongPhuc ạ! Topic này cực kỳ quan trọng đó chứ ạ!
Anh Phúc có tài liệu gì về vấn đề này gởi cho W với nhé! TV thì tốt quá, và quan trọng là dễ hiểu một chút chứ bập ngay vào mà khó là W dễ nản lắm.
bạn nên nghiên cứu cách thức mà Excel tính toán và update dữ liệu trong bảng tính, từ đó tách file đó thành nhiều file khác nhau và đặt trong thư mục cố định. Những file này sẽ xử lý từng công việc nhỏ và được link dữ liệu theo kiểu tự động cập nhật. Như thế bạn có thể quản lý được một khối lượng dữ liệu lớn chỉ bằng Excel
W có một cái thắc mắc như thế này nhờ các bác khai sáng luôn thể?
- Mặc dù đã close file nguồn nhưng khi từ một file khác link dữ liệu vẫn link được bình thường. Vậy cơ chế hoạt động của Excel trong trường hợp này như thế nào ạ?
 
S

StonyHeartedMan

Cao cấp
2/10/04
306
2
0
Hà nội
www.vnuni.net
#7
SUNF nói:
NewACC à, đôi khi file của office to lên gấp 10 lần vì những lí do... không thể biết được. Có khi là bạn đang để option tự động Save Versions, cũng có khi vì một lỗi gì đó của chính phần mềm Excel mà file nó cứ tự to ra sau mỗi lần thay đổi. SUNF đã không ít lần phải khốn khổ vì những vấn đề đó rồi.

Kinh nghiệm của SUNF trong trường hợp này thường là... làm lại từ đầu.

Nghĩa là newacc có thể tạo ra một file excel trắng, rồi tìm cách copy từng phần bên file cũ qua. Nhớ là từng phần, đừng copy toàn bộ, sẽ không giải quyết vấn đề đâu. Sau khi làm lại được hết rồi, save xuống dưới tên khác. Đôi khi, size có thể giảm được cỡ 10 lần!

Chúc bạn thành công.
Bác SunF nói đúng đấy. Một số tài liệu (Doc, Xls, MDB,...) của bộ MS Office, nhất là các phiên bản cũ ko chịu recover/compact các resources, free spaces trên file khi mà ta cứ insert rồi lại update các resources (images, rich text format,...) trên tài liệu. Hiện nay mới thấy cách của bác SunF là ...duy nhất mới đau. Ko hiểu đối với các phiên bản mới của MS Office có khá hơn ko?
 
W

WhoamI

Thành viên thân thiết
#8
WhoamI nói:
W có một cái thắc mắc như thế này nhờ các bác khai sáng luôn thể?
- Mặc dù đã close file nguồn nhưng khi từ một file khác link dữ liệu vẫn link được bình thường. Vậy cơ chế hoạt động của Excel trong trường hợp này như thế nào ạ?
Hi`, em lại có một thắc mắc ngược lại như thế này nữa ạ:
- Với một số công thức sử dụng Vlookup, sumif()...được tham chiếu đến file nguồn nhưng nếu close file nguồn thì giá trị ô đó liền chuyển sang [HASHTAG]#Value[/HASHTAG] ?
Nhưng khi mở lại file nguồn thì công thức lại hiển thị giá trị bình thường?
 
Sửa lần cuối:
T

tuan huy

Sơ cấp
10/9/07
29
0
0
32
Ha long - Quảng Ninh
#9
em co làm việc trên excel nhưng em o biết làm cách nào cho dữ liệu giữa các sheet có thể tự động khi mình chỉ cần lên một sheet có phải là học công thức o a, sao trong quá trình học em o có mình phải tự học ở ngoài ạ, hay là như thế nào,em mới ra trường à còn non nớt, mọi thứ cứ rối tung à làm ơn chỉ cho em với
 
C

caheo82

Sơ cấp
8/11/07
1
0
0
TP.HCM
#10
Cháo các bạn!
Thấy các bạn tranh luân và góp ý với nhau hay quá, qua các câu hỏi và cá câu trả lời minh cũng học thêm được nhiều cái! Hihi!!
Dậy mình có câu hỏi này bạn nào có thể giúp mình được không???
Hiện tại công ty mình cũng làm kế toán chủ yếu là trên E-xcel, nhưng khối lượng khách hàng ở cty mình rất nhiều, đôi khi công việc nhiều quá mình lại bị sót tên của khách hàng. Vậy bạn nào có cách nào hay có câu lệnh nào mà khi mình nhập dữ liệu vào 1 Sheet hay 1 file thi no cũng sẽ xuất hiện ở File khác hay Sheet khac không?? Mình cũng đã làm thử Pivot Table nhưng thấy không hay lắm...
Giúp mình nha! Cám ơn các bạn nhiều lắm :))
 
H

haitvonline

Sơ cấp
#11
em co làm việc trên excel nhưng em o biết làm cách nào cho dữ liệu giữa các sheet có thể tự động khi mình chỉ cần lên một sheet có phải là học công thức o a, sao trong quá trình học em o có mình phải tự học ở ngoài ạ, hay là như thế nào,em mới ra trường à còn non nớt, mọi thứ cứ rối tung à làm ơn chỉ cho em với
Cái này thì đương nhiên là phải dùng công thức rồi. Còn vấn đề học như thế nào thì lại là việc riêng của mỗi người. Tùy bạn,. Bạn thích học kiểu gì cho phù hợp lÝ

Bạn có thể vào địa chỉ sau, download phần mềm kế toán về và tự tìm hiểu nhé:

code: http://www.kienthuctaichinh.com/2008/01/kho-phn-mm-download-free.html

Nhớ chọn V6.08 nhé
 
V

vn6899

Sơ cấp
17/11/08
3
0
1
38
Ha noi
#12
Tuyệt chiêu giảm dung lượng file excel

Các bạn dùng tuyệt chiêu này nhé!
Cũng là do tôi làm nhiều Excel và test kiểm tra các loại.

Thứ nhất: Hầu hết dung lượng tăng đột biến không phải do dữ liệu, cũng không phải định dạng dữ liệu (kể cả định dạng có điều kiện)
Thứ hai: Hầu hết các file Excel có dung lượng trên 10M đều do dung lượng tăng bất thường (cái này tôi nghi là lỗi của Excel chứ không phải người dùng) do trong quá trình chèn cột mà có nhiều dữ liệu hoặc copy khoảng 10.000 dòng. Vụ này tôi test file của tôi có 3 sheet mỗi sheet 10.000 dòng dữ liệu. Tôi làm tự dưng tăng từ 3M lên 16M, sau khi xử lý đã về dung lượng thật là 3M.

=> Sau khi test tôi phát hiện gần như 100% dung lượng tăng đột biết là do định dạng kẻ ô, dòng và cột.
Vậy nên các bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra sheet nào có dung lượng lớn bằng cách copy sheet đó ra file mới và kiểm tra dung lượng.
Bước 2: Ctrl + A, chọn toàn bộ các ô trong sheet, nhấn Ctrl + 1, vào tab Border, chọn None, click ok. (nếu nhiều sheet, không biết sheet nào thì làm toàn bộ file với tưng sheet)
Bước 3: save file lại xem dung lượng (kết quả rất bất ngờ)
Bước 4: Định dạng kẻ lại như cũ và save file lại (dung lượng không tăng)

Các bạn làm và cho ý kiến nhé!
damthecong@gmail.com
 
Sửa lần cuối:

Thành viên trực tuyến

  • sxconkho15



Xem nhiều