Trong hợp đồng thuê xe có thể ghi rõ là tiền chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương lái xe, phụ xe, vé cầu phà ... là bên cho thuê chịu.Tất cả sẽ tổng hợp lên tổng tiền thuê xe mà bên đi thuê phải trả cho bên cho thuê. Khi bên cho thuê viết hoá đơn cho bên đi thuê thì toàn bộ những chi phí đó là chi phí hợp lý của bên đi thuê
Thông thường nên làm theo chiều hướng như vậy vì như thế sẽ thuận hơn trong việc bên cho thuê họ cũng có thể tính được các khoản chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương lái xe, phụ xe, vé cầu phà cùng với khấu hao xe vào chi phí của họ. Từ đó họ sẽ xây dựng lên doanh thu của hợp đồng vận tải đó.Và khi họ xuất hoá đơn cho mình thì đó là chi phí của mình.
Trường hợp khác : Cũng có thể bóc tách những phần chi phí trên và ghi trong hợp đồng bên nào chịu phần nào nhưng như thế cũng lắt nhắt vì lúc đó hai bên lại phải xem những chi phí nào bên kia đã trả. Như thế sẽ phiền cho cả hai bên. Nên để bên cho thuê hạch toán vào phí và viết hoá đơn cho bên đi thuê để bên đi thuê lấy hoá đơn làm căn cứ hạch toán vào chi phí cho tiện.