Chi trả bảo hiểm

[baris]

Mình gặp phải một vấn đề khá phức tạp trong việc theo dõi khoản chi trả trợ cấp BHXH, BHYT. Mình post bài lên mong các bạn xem hộ, hoặc cũng có thể cho mình tham khảo cách hạch toán bên cty bạn như thế nào.
Hàng tháng bên mình có tính trợ cấp BHXH cho người lao động. Phần BH phải trả công ty mình sẽ trả trước tính tăng chi phí lương, sau đó sẽ ghi giảm chi phí và tăng khoản phải thu khác từ BHXH (138). Tuy nhiên có một vấn đề phát sinh trong quá trình chi trả của BH như sau:
- Hàng quý (3 tháng một Lần) bên mình mới làm đề nghị thanh toán lên BH:
Có hai trường hợp xảy ra :
+TH1, BH chỉ thanh toán căn cứ vào chứng từ thực tế phát sinh:tháng nào thì thanh toán tháng ấy. Nếu thời điểm mình hạch toán bên nhân sự chưa nhận được chứng từ thì rõ ràng trong bảng lương hàng tháng sẽ ko hạch toán theo dõi khoản này. Nhưng đến cuối quý bên nhân sự lại nhận được chứng từ và đề nghị thanh toán từ phía BH XH và được chấp nhận thanh toán.
+ TH2: trong bảng lương hàng tháng có một khoản phía cty chấp nhận chi trả cho người lao động. Nhưng lên BH quyết toán lại không chấp nhận khoản này hoặc chờ xem xét
--->> Việc thanh toán từ phía BH sẽ chênh lệch với sổ sách.
Rất mong các bạn xem xét hộ mình tình huống này.

 

[Hien]

Phần bảo hiểm ốm đau, thai sản không hạch toán vào chi phí mà hạch toán trừ vào số phải nộp (tạm giữ lại 2%, quyết toán hàng quý).
Khi hạch toán như vậy thì TK 3383 sẽ có số dư tuỳ thuộc vào việc bạn đã chi trả nhiều hay ít hơn số tạm giữ 2%.
Nếu bạn không tạm giữ thì 3383 có số dư nợ, khi được BHXH thanh toán ghi N111, 112/C3383.

 

[baris]

Hình như bạn chưa hiểu ý của mình. Vấn đề mà mình muốn đề cập ở đây không phải là quỹ BHXH, ví dụ: trong tháng cty mình có nhân viên bị ốm thì họ phải có giấy nghỉ ốm và được BHXH thanh toán cho khoản này. Ở cty mình trong cùng kỳ hạch toán luôn như sau
Công ty mình sẽ tạm ứng trước cho người lao động khoản này và sẽ thu lại từ BH:
Bút toán của mình trong tháng sẽ là:
Nợ 622, 627
Có 334
Và Nợ 138
Có 622, 627: phần mà BH XH phải trả cho người lao động
Hàng quý bên phòng nhân sự sẽ làm đề nghị thanh toán khoản này:
Bên bảo hiểm thì chỉ chi cho những khoản mà có chứng từ hợp lý trong tháng mới chấp nhận thanh toán.
Nếu như trong tháng phía bên mình hạch toán tháng nào đi tháng ấy thì phần ghi giảm chi phí và phải thu từ phía BHXH sẽ dễ theo dõi và khớp
Tuy nhiên có trường hợp xảy ra là:

Khi mình hạch toán, bên phòng nhân sự chưa thu thập được chứng từ của người lao động nên họ không thể tính váo bảng lương trong tháng .(Ví dụ là tháng 3). Nhưng sang tháng sau họ đã thu thập được chứng từ và làm đề nghị thanh toán với bên BH cho quý 1 (tháng 1, 2, 3). Như vậy là rõ ràng BH sẽ thanh toán khoản tiền lớn hơn so với số phải thu mà mình theo dõi trên 138. Và khoản chênh lệch này đến tháng 4 phòng nhân sự mới tính và cho vào bảng lương, mình lại ghi vào 138 phải thu BH của tháng 4. Mình thấy theo dõi như thế này rắc rối quá, nếu có nhiều khoản như vậy sẽ rất khó theo dõi, và ko biết được khoản nào trả cho khoản nào cả.

 

[Hien]

Hình như bạn chưa hiểu ý của mình. Vấn đề mà mình muốn đề cập ở đây không phải là quỹ BHXH, ví dụ: trong tháng cty mình có nhân viên bị ốm thì họ phải có giấy nghỉ ốm và được BHXH thanh toán cho khoản này. Ở cty mình trong cùng kỳ hạch toán luôn như sau
Công ty mình sẽ tạm ứng trước cho người lao động khoản này và sẽ thu lại từ BH:
Bút toán của mình trong tháng sẽ là:
Nợ 622, 627
Có 334
Và Nợ 138
Có 622, 627: phần mà BH XH phải trả cho người lao động
Hàng quý bên phòng nhân sự sẽ làm đề nghị thanh toán khoản này:
Bên bảo hiểm thì chỉ chi cho những khoản mà có chứng từ hợp lý trong tháng mới chấp nhận thanh toán.
Nếu như trong tháng phía bên mình hạch toán tháng nào đi tháng ấy thì phần ghi giảm chi phí và phải thu từ phía BHXH sẽ dễ theo dõi và khớp
Tuy nhiên có trường hợp xảy ra là:

Khi mình hạch toán, bên phòng nhân sự chưa thu thập được chứng từ của người lao động nên họ không thể tính váo bảng lương trong tháng .(Ví dụ là tháng 3). Nhưng sang tháng sau họ đã thu thập được chứng từ và làm đề nghị thanh toán với bên BH cho quý 1 (tháng 1, 2, 3). Như vậy là rõ ràng BH sẽ thanh toán khoản tiền lớn hơn so với số phải thu mà mình theo dõi trên 138. Và khoản chênh lệch này đến tháng 4 phòng nhân sự mới tính và cho vào bảng lương, mình lại ghi vào 138 phải thu BH của tháng 4. Mình thấy theo dõi như thế này rắc rối quá, nếu có nhiều khoản như vậy sẽ rất khó theo dõi, và ko biết được khoản nào trả cho khoản nào cả.

Bạn hạch toán N622, 627/C334 rồi lại hạch toán N1388/C622, 627 làm gì cho rối và phức tạp, lại không đúng bản chất nữa.
Khi hạch toán lương+BH:
N6xx: Số lương DN phải trả.
N3383: Số BHXH trả thay lương (không cần cho vào 1388, bản chất 3383 có thể có số dư nợ).
C334: tổng số tiền phải trả.
Hàng tháng khi tính lương thì bạn yêu cầu người lao động và bộ phận nhân sự cung cấp đầy đủ các chứng từ, lập danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai sản. Căn cứ vào đó để tính số BHXH trả cho người lao động.
Bạn căn cứ vào Luật BHXH và các thông tư hướng dẫn để tạm tính trên danh sách cho đúng, đỡ lệch khi BHXH duyệt.
Nếu đúng luật BHXH thì bạn giữ lại 2%/20% số BHXH phải nộp, hàng quý quyết toán với BHXH. Nếu bạn không giữ lại thì hàng tháng hạch toán 3383 có số dư nợ, khi quyết toán nhận tiền BHXH thanh toán ghi: N111, 112/C3383.