Vậy thì nguyên liệu đưa vào quay hương là khâu đầu tiên, khâu này sản xuất ra bán thành phẩm là gì nhỉ, mình cứ đặt tên là "chè quay hương". "chè quay hương" sản xuất xong được nhập kho để bán hoặc tiếp tục trở thành nguyên liệu đầu vào để sản xuất ra chè các loại phải không?. Như vậy thì có thể chia ra các kho: Kho NVL đầu vào (lá chè) sử dụng TK 1521 - Kho Bán thành phẩm TK 155.1 - Kho thành phẩm 155.2 (tuỳ vào việc bạn có sử dụng phần mềm, tính năng phân cấp và phân mã chi tiết đối tuợng của phần mềm kế toán bạn đang sử dụng thế nào để giải quyết vấn đề). Các công đoạn sản xuất được phân biệt bằng các tài khoản 154.1 - TK 154.2 TK 154.3, chi phí ở công đoạn nào ghi nhận vào TK 154 ở công đoạn đó, những chi phí chung còn lại thì tuỳ vào tính chất chi phí mà lựa chọn phương án phân bổ.
Ở đây sẽ có một vấn đề lớn ảnh hưởng tới cách hạch toán là phương pháp tính giá thành sản xuất, bạn có thể lựa chọn các phương pháp tính giá thành thực tế, tính giá thành định mức, tính giá thành hoạt động vv... tuỳ vào khả năng và tính chất công việc, tính chất chi phí liên quan phát sinh và năng lực quản trị chi phí. Giờ minh cứ tạm sử dụng phương pháp tính giá thành thực tế, phương pháp mà kế toán VN hay dùng nhé, với phương pháp này, đến cuối kỳ kế toán khi tập hợp đầy đủ chi phí kế toán mới tính đủ được giá thành sản xuất, trong quá trình sản xuất chỉ ghi nhận được số lượng nhập xuất kho từng công đoạn. Để giản đơn tôi xin trình bày phương pháp với 2 công đoạn Quay hương - Sản xuất chè.
Khi xuất kho lá chè đưa vào quay hương ta có bút toán Nợ TK 154.1 - Có TK 152.1, trong quá trình quay hương chắc phải có một số phụ liệu khác đổ thêm vào, tập hợp thêm chi phí trực tiếp chè quay hương: chi phí chạy máy, khấu hao, nhân công vv.. Nợ TK 154.1 Có TK LQ, cuối mỗi ca máy hay mỗi ngày lập phiếu nhập kho bán thành phẩm chè quay hương, lúc này chưa có giá trị nhập kho vì chưa tập hợp hết được chi phí nên tạm thời phiếu nhập kho bạn chỉ ghi nhận số lượng nhập (bao, kg - tốt nhất là nhập kho theo kg để sau này còn kiểm soát định mức hao hụt, ngót lá trong quá trình rang sấy). Trong quá trình sản xuất nhập kho cũng lưu ý lập định mức để theo dõi lượng chè còn dư ở lô đấu trộn, cái này phải qua khảo sát, qua các định tính kỹ thuật của thiết bị và kinh nghiệm của đội ngũ sản xuất đề có số liệu cụ thể, nếu số lượng tồn trên lô đấu trộn là không lớn thì bạn có thể bỏ qua không theo dõi số lượng và giá trị của nó trên sổ kế toán - chỉ theo dõi trên sổ sản xuất để kiểm soát tránh thất thoát. Khi kho bán thành phẩm đã có số lượng nhập. Qua công đoạn thứ 2 xuất từ kho bán thành phẩm "chè quay hương" ra để sản xuất chè thành phẩm, bạn cũng chưa thể ghi bút toán Nợ TK 154.2 Có TK 155.1 được mà chỉ lập được cái phiếu xuất kho. Sản xuất chè xong lại có phiếu nhập kho. Trong tháng, tập hợp chi phí của công đoạn hai vào TK 154.2 như ở công đoạn 1.
Cuối tháng, lúc này trên sổ kho TK 152.1, TK 155.1, TK 155.2 bạn đã có số lượng nhập xuất tồn của lá chè, bán thành phẩm chè quay hương, chè sản xuất. Trước tiên bạn phải sử dụng định mức sản xuất để kiểm soát xem số lượng lá chè xuất ra thì thu được bao nhiêu kg chè quay hương, rồi số lượng chè quay hương xuất ra thì thu về bao nhiêu chè thành phẩm, nếu mọi số liệu đều trong mức cho phép ta bắt đầu tiến hành phân bổ chi phí để tính giá thành, nếu số liệu vượt định mức cho phép (ví dụ 1tấn lá chè cho ra được 1kg chè quay hương chẳng hạn thì quá là vô lý) thì cần có giải trình và phương án giải quyêt cụ thể (cái này ăn vào thịt doanh nghiệp nên chắc chắn tự biết cách làm rồi).
Bây giờ trên các TK 154.1 TK 154.2 mới chỉ tập hợp được các chi phí trực tiếp như khấu hao máy, nhiên liệu, điện, nhân công đứng máy chi phí khác vv.. mà chưa có các chi phí chung như sửa chữa, khấu hao nhà xưởng, nhân công bộ phận quản lý, điện dùng chung vv... (những chi phí không hạch toán trực tiếp vào đối tượng cụ thể 154.1 và 154.2) trong quá trình phát sinh tạm ghi nhận vào TK 627. Để phân bổ các chi phí chung này ta phải tiến hành lựa chọn phương thức phân bổ: có thể có các phương thức phân bổ sau: phân bổ theo số giờ chạy máy, phân bổ theo giá trị nhân công trực tiếp, phân bổ theo tổng giá trị tập hợp trực tiếp, phân bổ theo số lượng nhập trong kỳ. Tuỳ thuộc vào tính chất chi phí để phân bổ, và như vậy TK 627 cũng phải mở chi tiế theo các phương thức phân bổ đã chọn để tập hợp tổng số (VD TK 627.1 Phân bổ theo giờ chạy máy, TK 627.2 Phân bổ theo nhân công trực tiếp, TK 627.3 Phân bổ theo giá trị trực tiếp tập hợp, TK 627.4 Phân bổ theo khối lượng nhập kho vv...) Sau khi đã tập hợp đầy đủ chi phí trong kỳ trên các tài khoản liên quan kế toán lập bảng phân bổ để hạch toán chi tiết Nợ TK 154.1, TK 154.2 / Có TK 627.x. Hạch toán xong bạn đã có đủ giá trị sản xuất trên các TK 154.1 và TK 154.2, lúc này lấy toàn bộ giá trị chia cho số lượng nhập kho + số lượng tồn trên lô trộn tại ngày cuối cùng của kỳ hạch toán = đơn giá nhập kho. Lấy đơn giá nhập kho x số lượng nhập trong kỳ ta có số để ghi sang TK 155.1, số dư còn lại trên TK 154.1 sẽ tương ứng với số lượng chè quay hương còn trêl lô trộn.
Từ đơn giá nhập kho chè quay hương ta có thể tính được đơn giá xuất kho để bán hoặc để tiếp tục đưa vào sản xuất ở công đoạn 2. Cách thức tập hợp giá trị ở công đoạn này cũng sẽ tương tự như ở công đoạn 1 trên đây.
Trong quá trình tập hợp có thể sẽ có một số vấn đề khác với quy trình nêu trên, vì chưa lường trước hết nên có thể mô tả chưa đúng lắm.
