tiết kiệm chi phí! Trong nhiều khoản chi phí cho hoạt động của một văn phòng hiện nay, tôi thấy có mấy khoản có thể cắt giảm và trên thực tế có tính khả thi:
Chúng ta đang đề cập đến việc cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp và mở đầu chúng ta bắt đầu bằng việc đề cập đến việc cắt giảm cước điện thoại! sau đấy là cắt giảm bảo vệ! sau đấy là cắt giảm nốt nhân viên lễ tân đánhl; văn thư và thay bằng cô lao công tạp vụ (với doanh nghiệp làng nhàng). Sau đấy chúng ta quan tâm đến vấn đề quản lý tăng trưởng và chi phí! rồi chúng ta đề cập đến cắt giảm sa thải nhân lực;
siết chặt hàng tồn kho! siết chặt tín dụng bán hàng tăng cường chiếm dụng vốn...
Thực ra những điều chúng ta đang đề cập không phải là không có khía cạnh đúng nhưng tôi không đồng ý các quan điểm tiết kiệm chi phí bằng cách: giảm cước điện thoại bằng cách theo chân nhân viên xem nó gọi điện cho ai? cắt giảm nhân viên lễ tân, văn thư, đánh máy để chị lao công có thể đảm nhận việc đó. Rồi cắt giảm bảo vệ...
Các phương án trên cần xem xét lại chúng ta đang đề cập đến vấn đề cắt giảm chi phí nhưng để cắt giảm được những chi phí ấy chúng ta cần bao nhiêu chi phí bỏ ra để cắt giảm chi phí ấy???
Bảo vệ, lễ tân là không hẳn là bộ mặt của doanh nghiệp nhưng với một doanh nghiệp đang muốn thể hiện vị thế của mình thì những bộ phận ấy không thể thiếu. Họ biểu hiện lòng hiếu khách, khoa học trong công việc của doanh nghiệp. Cứ không phải ai đến cũng có thể biết được nhìn vào danh bạ để ở trên bàn mà gọi lên từng nhân viên được! đấy là ý tưởng sai lầm! Và nếu chúng ta cho rằng chỉ có những khách hàng và đối tác có quan hệ mới đến làm việc với chúng ta tại trụ sở doanh nghiệp của chúng ta lại càng sai lầm nữa. Tăng trưởng phải đồng nghĩa với có nhiều khách hàng hơn chứ! Chẳng lẽ tôi đến Công ty bạn tôi thấy vắng hoe ở tầng 1 bảo vệ thì hỏi bảo không biết (mà tôi đang là xếp thì việc gì tôi phải hỏi bảo vệ mà phải có người đon đả hỏi tôi với nụ cười dễ mến là dạ thưa chị gặp ai chứ???).
Thứ nữa với tổng đài ngăn chặn cuộc gọi đi được chứ nó không thể tự động chuyển cuộc gọi đến! Nếu như cho rằng nhân viên văn thư lễ tân chỉ là tiếp nhận vài cái công văn hoặc thông báo là sai lầm: Họ là những cô gái dù không có được chuyên ngành để có được thu nhập cũng như công việc như chúng ta nhưng bù lại họ có giọng nói muốn đập đầu vào tường, có con mắt biết nói và có điệu cười làm cho người ta muốn trở lại một lần nữa! và nữa là họ tiết kiệm được chi phí phải lắp cho nhiều máy điện thoại cho nhiều phòng ban vì họ có thể chuyển đựơc cuộc gọi đến thông qua tổng đài! Vậy thì bỏ họ đi chúng ta tiết kiệm được cái gì??? Lễ tân và bảo vệ thể hiện nếp sống công nghiệp bên ngoài của doanh nghiệp chúng ta cần những nhân viên PG sản phẩm nhưng lễ tân và bảo vệ là những PG doanh nghiệp.
Chúng ta đề cập đến quá nhiều chi phí chùa vì nhân viên sử dụng điện thoại để buôn dưa lê nhưng chúng ta lại đưa ra cách xử lý là khóa máy lại bằng mật mã rồi ai có thì mở mà không thì thôi!
Về bản thân tôi nếu mà cứ khoá máy như thế cho dù biết mật mã tôi cũng chẳng dùng để gọi kể cả gọi cho người trong công ty. Tôi đề cao tác phong nhanh nhẹn và hoạt bát trong công việc chứ không phải lúc nào tôi nhấc máy lên cũng bấm vài con số rồi bấm # mới gọi được. Thà tôi cứ dùng di động của tôi cho xong đáng mấy xu! Thế thì thay vì cấm được nhân viên sử dụng điện thoại vào việc riêng thì nó lại gây tắc nghẽn cho nhiều bộ phận. Tôi sẵn sàng bỏ tiền túi ra để gọi cho bạn tôi nhưng tôi không thể bỏ tiền túi ra gọi cho khách hàng của công ty được đâu ạ!
Đấy chỉ là suy nghĩ cá nhân nhưng điều cốt yếu sâu xa của vấn đề này là nhân viên có quá nhiều thời gian rảnh và họ không có việc gì nên gọi điện thoại cho đỡ buồn (vì không phải lúc nào cũng có người rảnh để nói chuyện cùng họ trong cùng văn phòng).
Tôi nói đến đây thì mọi người sẽ nghĩ đến thế thì kiếm việc cho nó làm không nghỉ 4 tiếng mỗi ca là xong!
Vấn đề không đơn giản vậy! Có người có thể ngồi chơi trong thời gian của nhất định của tháng nhưng đến ngày ngươi ta lại bận. Khó mà ước lượng được thời gian hoàn thành công việc của một nhân viên vì tuỳ thuộc năng lực, nhạy bén, nắm bắt cũng như "cách" hoàn thành công việc của họ nữa! đành rằng với mỗi doanh nghiệp họ sẽ có cơ cấu quản trị trực tuyến đến từng bộ phận từng nhân viên nhưng không phải lúc nào công việc cũng phù hợp với số lượng nhân viên hiện có.
Tôi đang nghĩ đến chúng ta nên làm việc ngày 06 h thôi. Nhưng trong thời gian đó chúng ta nên đảm bảo cho ông chủ là chúng ta sẽ làm việc đầy đủ với tư cách là người lao động (thực ra vấn đề này là khó vì với tư cách là lao động thì ai cũng có tư tưởng trốn việc và ông chủ nào cũng muốn chúng ta làm việc10h thay vì 6h). Tôi đã từng được làm việc như thế: sáng từ 8 h -11h và chiều 2h - 5h: không vào nét đọc báo; không gọi điện cho cá nhân không có quan hệ kinh tế với công ty. Nước đặt tại bàn làm việc và không có chỗ dành cho ngồi tụ tập uống nước. Hết giờ rồi thì muốn đi đâu thì đi! Nhưng sau đấy thì lại có vấn đề trong trường hợp này: Múi giờ của Công ty tôi lệch với Công ty khác; Đối tác không thể thu xếp được thời gian để có thể kịp gặp chúng tôi trong giờ chúng tôi làm việc vì vậy một số nhân viên vẫn không được nghỉ sau 5h. Mâu thuẫn bắt đầu xuất hiện! Rồi dù tập trung làm việc cường độ cao không nghỉ (chỉ uống mấy ngụm nước- ai làm việc người đó) nhưng chẳng may mà xong trước 5 h hay 11h thì thật tồi tệ! Tôi không có việc gì để làm nữa mà cũng chẳng dại bảo tôi đang ngồi chơi! Thế là hý hoáy mở hết cái này cái kia ra đọc nhưng không phải nét mà từ mấy cái file đã lưu mà mắt nhìn đồng hồ! (khi chúng tôi được giao việc thường là đầu tuần và xếp sẽ hỏi lúc nào chúng tôi xong thì chúng tôi phải đưa ra thời gian dự kiến xong- trong thời gian nhanh nhất và chậm nhất; Công việc chúng tôi làm có thể ước lượng được - lập dự án). Nói chung là không quản lý được thời gian rỗi của nhân viên trong công ty nên tốt nên hết nó không có gì làm thì cho nó về sớm nhưng như vậy lại làm mất tính kỷ luật của công ty bấy lâu nay.
Đấy chỉ là ví dụ điển hình để quản lý cước điện thoại như chúng ta đang nói.Có thể tôi đang đi xa đề nhưng chúng ta đang nghĩ quẩn về chi phí này.Việc nhân viên được sử dụng thoải mái "phúc lợi" của Công ty cũng là một yếu tố kích thích tinh thần gắn bó và cống hiến của người lao động. Chúng ta đang đề cập đến việc quản lý "vắt chày ra nước" mà chúng ta cũng nên nghĩ chúng ta là người lao động hãy có suy nghĩ khách quan trong vấn đề điện thoại vì đây là hình thức ngầm trả cho người lao động một khoản khả dĩ. Còn nếu nó vượt quá mức bình thường thì mới đáng lo ngại.
Trước đây! xếp tôi có nói chuyện với tôi khi tôi đề cập đến việc tiết kiệm mấy chi phí này: anh ấy bảo: anh biết bọn nó "thịt" của anh chứ! Nhưng anh để cho bọn nó "thịt". Anh biết nhưng anh không nói! Không phải quản lý chặt quá là tốt đâu em! Cứ thả mấy cái vặt vặt ấy cho bọn nó! Thế bọn nó mới thích làm việc chứ không có gì ướt mồm thì bọn nó phá ngay! (nếu ai đó tinh ý có thể hiểu được câu nói này theo nhiều nghĩa)
Với lại khi tôi nói ra những điều này thì hẳn những người đang đề cập đến vấn đề nên khoá cái điện thoại lại thì chắc mẩm là mình sẽ được giao mật mã vì vị trí của mình trong công ty??? Và các bạn có chắc chắn rằng các bạn không dưới 100 lần trong 1 năm đã sử dụng điện thoại Công tycho việc riêng.
Rồi một vấn đề nữa là chúng ta đề cập đến thuê trụ sở 150m2 với giá 9.000 USD/ tháng.
Về vấn đề này trụ sở của công ty không đơn thuần là đủ diện tích để cho từng ấy nhân viên ngồi! Nó phải có vị trí dễ nhìn, dễ tìm, dễ thấy có kiến trúc hình khối hiện đại và thể hiện được sự uy nghi, tôn nghiêm, hoành tráng và nó phải là trung vị so với các "vệ tinh" của công ty. Vị trị trụ sở đem lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp ở các khía cạnh: giảm thời gian gặp gỡ các đối tác cần thiết, Quảng bá hình ảnh tốt nhất về công ty có vị thế nếu nó có vị trí đẹp (đừng bảo là bạn làm ở FPT mà bạn nằm ở ngách...ngõ.... phố Đại La - Đường 1 chiều không được đậu ô tô nhé), thu hút được nhiều nhân viên giỏi (lao động việt nam không sẵn sàng rời trung tâm thành phố để làm việc đâu ạ). Như vậy thì các bạn cũng hiểu rằng 9.000 USD không chỉ để trả cho 150 m2 sử dụng đâu ạ! nếu mà so sánh kiểu ấy thì lên Cao Bằng; Lạng sơn thì cắm cọc đến đâu thì sử dụng đất đến đấy chứ chẳng cần tiền đâu ạ (hơi quá tí)
Các mục chi phí khác mà chúng ta đã đề cập đến như: tăng chiếm dụng vốn, quản lý vốn tín dụng, tăng cường quay vòng hàng tồn kho... Thì với các mục này các bạn chỉ nêu được gạch đầu dòng đại ý mà chưa nói được cụ thể chúng ta nên làm thế nào để người đọc dễ hình dung được.
Tôi cũng thừa hiểu được mỗi doanh nghiệp có đặc thù khác nhau nhưng hãy lấy ví dụ dẫn chứng và phân tích. Với quyển sách của ai đó đã post lên tôi không chắc rằng tôi đủ thời gian để đọc hết trứơc khi đề tài này đóng lại!
