Trên thực tế có những nhà phân phối có nhân viên thị trường đi giao hàng/bán hàng trực tiếp đến từng quầy tạp hóa nhỏ lẻ (ví dụ như những nhà phân phối hóa mỹ phẩm, bột giặt, dầu gội đầu...). Theo nhu cầu quản lý thì nhà phân phối muốn nắm được thông tin về doanh số/sản lượng tiêu thụ của từng hộ kinh doanh để có những mức thưởng định kỳ nên vẫn muốn mở mã cho từng khách hàng. Nhưng thực tế thì họ không lập từng phiếu thu cho từng khách hàng mà chỉ lập 1 phiếu thu vào cuối ngày thu trực tiếp tiền hàng trong ngày từ nhân viên của mình. Vậy thì đây có phải là 1 phiếu thu của nhiều khách hàng không?
Mình đâu có phản đối thực tế là như vậy? Mình đã nói ở ngay ở bài trên cùng về việc thanh toán cho các khách hàng bán lẻ từ nhân viên bán hàng. Cụ thể như sau:
Quy trình: 1. Thủ kho xuất hàng cho nhân viên bán hàng đi giao hàng cho từng khách hàng được phân công phụ trách (ví dụ như các nhân viên đưa nước uống tới các khách hàng lẻ như trường hợp của BlueHN) hoặc tự đi bán hàng (ví dụ là mấy cô chân dài đi bán thuốc lá chẳng hạn). Ở trường hợp 2, mỗi nhân viên bán hàng được coi là 1 đại lý để ký gửi. Hàng xuất ra cho nhân viên để đem hàng đi bán là chưa tạo ra doanh thu.
2. Nhân viên bán hàng (hoặc giao hàng) thực hiện công việc bán hàng của mình (cho cả 2 trường hợp nhân viên ở trên), đồng thời thu tiền từ các khách hàng lẻ bao gồm khách hàng 1, khách hàng 2, khách hàng 3, v.v...
3. Nhân viên bán hàng (hoặc giao hàng) làm 1 cái bảng kê thu tiền cho các khách hàng nói trên (có chữ ký của từng khách hàng trên bảng kê đó). (Đồng thời làm bảng kiểm kê hàng còn lại do chưa bán hết để làm việc với thủ kho vào cuối ngày)
4. Nhân viên thanh toán sẽ làm
1 chứng từ thu tiền hàng đối với từng nhân viên bán hàng/giao hàng, chứng từ gốc của phiếu thu chính là cái bảng kê thu tiền ở trên. (Thông thường, phàm đã là bán lẻ thì ko quản lý công nợ, còn muốn quản lý công nợ thì nên rạch ròi:
- Hoặc là các chứng từ thu/chi phải cho 1 đối tượng công nợ - cho dù trong phần mềm ta có thể làm cho nhiều đối tượng. (Kể cả trường hợp phiếu thu của nhiều KH, nhưng khi in ra thì ... KH nào ký trên đó, rõ ràng là nhân viên ký chứ đâu phải khách hàng ký? Vậy khách hàng không ký (mà nếu không có bảng kê thu tiền kia) thì phiếu thu đó có hợp lệ không? (hay chỉ là phục vụ cho mỗi cái việc hạch toán với công nợ mà thôi???)
- Hoặc là dựa trên bảng kê được nhập vào hệ thống vào cuối ngày. Hệ thống sẽ tính được công nợ, doanh thu,... của các khách hàng đó (nhất là đối với nhân viên của trường hợp 1 - mặc dù trường hợp này là không nhiều).
5. v.v....
Ở trường hợp trên, bảng kê thu tiền thì có chữ ký của khách hàng (sẽ là chứng từ gốc của phiếu thu), còn phiếu thu thì có chữ ký của nhân viến bán hàng (kèm theo bảng kê để làm chứng từ gốc). Tất cả đều hợp lý, hợp lệ. Ai bảo ta sẽ không quản lý được công nợ của khách hàng từ cái bảng kê của nhân viên mang về đó?
Làm gì thì làm, phải có logic chứ ko phải cứ khăng khăng khẳng định PM của mình làm đúng được. Vấn đề là các phần mềm của ta bỏ qua cái bảng kê thu tiền đó (vì ngại nhập lại) và cũng ko nghĩ là có thể quản lý công nợ từ cái bảng kê đó. Dựa trên cái bảng kê đó,
ai bảo phần mềm không làm được cái việc thống kê doanh số theo khách hàng, theo nhóm khách hàng, theo vùng miền, v.v... và theo từng nhân viên bán hàng?
Bạn có thể chỉ cho mình mẫu "Phiếu thu" cho nhiều khách hàng, phần chữ ký để chứng minh tính hợp lệ của chứng từ thì ai sẽ ký vào đó (Nhân viên ký thay khách hàng à?
) Thế căn cứ kế toán của khoản tiền trên phiếu thu đó là gì? Ở đâu ra? Có thật là khách hàng nộp không hay là nhân viên lấy tiền ở đâu đó nộp vào (trường hợp mất hàng, sợ quá nên bù tiền vào mà vẫn cứ nói là KH trả thì sao)?, v.v...
Có thể cái khái niệm "Phiếu thu cho nhiều khách hàng" nó chính là cái "bảng bảng kê thu tiền" của nhân viên bán hàng
---------------------------
Vấn đề này chả khác gì cho việc phiếu chi hoàn ứng của 1 nhân viên đi công tác về mà có nhiều khoản cần thanh toán: Tiền xe, tiền khách sạn, tiền tiếp khách, v.v....
Ở ta cứ bị cái lệ là viết 1 phiếu chi cho cả
1 mớ hoá đơn của nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Còn phần mềm của tây (cụ thể gần đây nhất là "1C:Kế toán") thì họ cho phép tạo bảng kê chi phí công tác đó, từ đó sẽ tạo phiếu chi thanh toán cho bảng kê đó. (Vẫn quản lý được công nợ nếu muốn).
Chẳng qua là chúng ta đã nghĩ theo cách mà chúng ta làm từ xưa tới nay, rút gọn, tiết kiệm thời gian, v.v... mà chả quan tâm gì tới quy trình, tới việc quản lý chứng từ gì cả (thế nên cứ đưa ERP vào là kêu ca là ko áp dụng được).
Ngoài ra, trong chứng từ nhập khẩu, các khoản tiền phí liên quan tới nhập khẩu thì cho hết vào một chứng từ mà không có chứng từ gốc của nó.
Ví dụ, Phí vận chuyển thì để ngay trên hoá đơn nhập hàng (mà chắc gì đã là hoá đơn, có khi lại là phiếu nhập hàng cũng nên). Nếu có 10 loại phí như vậy (ví dụ thôi) thì chắc sẽ có 10 ô để nhập liệu (thế nên đến nơi này thì phải sửa thế này, tới nơi khác thì lại sửa kiểu khác...)
Thế đến khi người ta cần quản lý công nợ của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, dịch vụ kho bãi, v.v... thì lại bó tay, hoặc lại tạo ra 1 chứng từ XYZ khác mà chả liên quan gì tới hoá đơn mua hàng nhập khẩu gì cả.
Accounting Infomation System là 1 hệ thống dựa trên chứng từ và các nguyên tắc kinh doanh, nguyên tắc hạch toán. Đừng quên từ "document - chứng từ" đó (hợp lý, hợp lệ, đúng bản chất và được lập khi có bằng cứ)
