Còn theo con mắt khác (nhìn trên khía cạnh khác - nhưng khá khoa học) thì đã là giao dịch phát sinh đều có sổ nhật ký giao dịch (thực ra đó là danh sách chứng từ thôi mà, sổ sách gì đâu). Vì vậy, về mặt quản lý, chứng từ nào cũng có danh sách chứng từ đó (transaction list, journal list). Mỗi loại chứng từ có 1 transaction type. Nhưng vậy, ta có thể theo dõi (lọc) transaction list theo transaction type và các tiêu chí khác liên quan.
Ở trường hợp trên thì loại chứng từ (transaction type) là "Chứng từ mua" với đối tượng mua (detail item) là "Dịch vụ" với điều kiện thanh toán (payment term) là "Thanh toán ngay", với phương thức thanh toán (payment method) là "Tiền mặt", với ngoại tệ (currency) là "Đồng tiền cơ sở - VNĐ".
Các giao dịch (hóa đơn mua/bán) được thanh toán ngay thì vẫn có thể sử dụng tài khoản công nợ làm trung gian (thực ra nếu làm bằng phần mềm thì lo gì chuyện tạo phiếu thanh toán mà ko cần phải làm bằng tay). Nếu nhập phiếu thanh toán và nhập thêm thông tin hóa đơn (Đối tượng, số hóa đơn gốc, ngày hóa đơn, MST,...), so với việc chỉ nhập hóa đơn gốc với điều kiện thanh toán ngay thì nó tự sinh ra phiếu chi tự động thì chả biết làm kiểu gì là nhanh hơn nhưng ít nhất kiểu sau sẽ theo dõi được chứng từ gốc mà ko cần giấy tờ (hóa đơn gốc) bên ngoài).
Bên cạnh đó, nếu làm như vậy thì bạn có thể theo dõi được tổng chi phí cho 1 nhà cung cấp nào đó/ hoặc doanh thu của 1 KH nào đó rất đơn giản qua tài khoản trung gian, hoặc tài khoản doanh thu/chi phí (thực ra chả cần theo tài khoản cũng quản lý được, chỉ cần thông qua các chứng từ và các đối tượng trên chứng từ).
Ví dụ: 1 công ty mua dịch vụ ADSL của 2 nhà cung cấp khác nhau để chạy các ứng dụng online (nếu chết đường này thì có đường khác thay thế tức thì). Vậy, nếu ko theo dõi riêng cho 2 nhà cung cấp dịch vụ đó thì về sau sẽ khó có thể biết FPT năm nay hết bao nhiêu tiền, VNPT năm nay hết bao nhiêu tiền. Tháng nào thì phải trả nhà cung cấp nào nhiều tiền, lý do tại sao lại nhiều, lại ít tiền (tức là dùng drilldown để xem chứng từ gốc)
Mình vẫn thấy nhiều công ty nhập chứng từ phiếu chi là chi tiền Điện thoại, chi tiền Internet, chi tiền Điện mà ko chỉ rõ nhà cung cấp nào cả, thậm chí còn ghi gộp cả 3 món đó vào 1 phiếu chi (vì họ nói: Thanh toán ngay thì cần gì ghi đối tượng vào chứng từ). Nhất là những vụ chi phí lặt vặt: Photo, văn phòng phẩm, v.v...
