1. Ðối với con:
- Con dưới 18 tuổi cần một trong các giấy sau: bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Sổ hộ khẩu.
- Con trên 18 tuổi bị tàn tật, không có khả năng lao động cần có các giấy sau: bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Sổ hộ khẩu; bản sao xác nhận của cơ quan y tế từ cấp huyện trở lên hoặc bản khai có xác nhận của UBND cấp xã về mức độ tàn tật không có khả năng lao động.
- Con đang theo học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề (kể cả con đang học ở nước ngoài) cần có các giấy sau: bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Sổ hộ khẩu; bản sao Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc các giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề.
Trường hợp là con nuôi thì ngoài Giấy khai sinh cần có bản sao quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Ðối với vợ hoặc chồng
- Vợ hoặc chồng đã hết tuổi lao động cần một trong các giấy sau: bản sao Sổ hộ khẩu hoặc bản sao Giấy chứng nhận kết hôn.
- Vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy nêu trên phải có thêm bản sao xác nhận của cơ quan y tế từ cấp huyện trở lên hoặc bản khai có xác nhận của UBND cấp xã về mức độ tàn tật không có khả năng lao động.
3. Ðối với cha, mẹ, anh chị em ruột:
- Trường hợp đã hết tuổi lao động cần có: bản sao Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ liên quan khác để xác định rõ mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế (là cha, mẹ, anh chị em ruột).
- Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy nêu trên, cần có thêm bản sao xác nhận của cơ quan y tế từ cấp huyện trở lên hoặc bản khai có xác nhận của UBND cấp xã về mức độ tàn tật không có khả năng lao động.
4. Ðối với ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô, dì, chú, bác, cậu ruột, cháu ruột, cần có các giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế và bản tự khai có xác nhận của UBND cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về trách nhiệm nuôi dưỡng của người nộp thuế với người phụ thuộc.
Các giấy tờ hợp pháp nêu trên là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của đối tượng nộp thuế (người nộp thuế) với người phụ thuộc, như: bản sao Sổ hộ khẩu nếu cùng có tên trong sổ, bản sao Giấy khai sinh chứng minh mối quan hệ phụ thuộc.
Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động, ngoài các giấy nêu trên, phải có thêm bản sao xác nhận của cơ quan y tế từ cấp huyện trở lên hoặc bản khai có xác nhận của UBND cấp xã về mức độ tàn tật không có khả năng lao động.
5. Các giấy tờ trong hướng dẫn nêu trên, nếu là bản sao thì phải công chứng hoặc chứng thực của UBND cấp xã; nếu không có công chứng hoặc chứng thực thì phải xuất trình bản chính cùng với bản sao để cơ quan thuế đối chiếu.
6. Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.
Người nộp thuế chỉ phải nộp hồ sơ chứng minh cho một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ kể cả trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc hoặc nơi kinh doanh.
Chú ý: Những văn bản hướng dẫn đã ban hành trước đây thì có quy định phải công chứng hoặc chứng thực như nêu trên. Nhưng trong xu thế đẩy mạnh cải cách hành chính trong công tác thuế thì hướng sửa đổi đã rõ là người nộp thuế có thể không cần công chứng hoặc chứng thực của UBND cấp xã đối với các bản sao, nhưng hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự trung thực trong việc kê khai người phụ thuộc. Việc kiểm tra tính trung thực nếu thấy cần thiết là trách nhiệm "hậu kiểm" của ngành thuế.
