Tinh so tien ghi phieu chi luong

[vongphuc]

Sắp hết tháng rồi lại phải làm lương đến khổ. Tính lương đã khổ rồi mà tính số tiền để ghi phiếu chi lương còn khổ hơn

Giả định thế này, cuối tháng ta tính ra được bảng lương, các số liệu được định khoản như sau :
Nợ TK chi phí / Có TK 334 : số tiền tổng thu nhập của người lao động
Nợ TK 334 / Có TK 3383 : BHXH khấu trừ vào lương
Nợ TK 334 / Có TK 3384 : BHYT khấu trừ vào lương
Nợ TK chi phí / Có TK 3383 : BHXH công ty trả cho người lao động
Nợ TK chi phí / Có TK 3384 : BHYT công ty trả cho người lao động
Nợ TK 334 / Có TK 3338 : số tiền thuế TNCN khấu trừ vào lương

Ta có, thể hiện trên TK 334 :
Bên Có : tổng thu nhập
Bên Nợ : các khoản giảm trừ (BHXH, BHYT, thuế TNCN)

Ta lấy số phát sinh bên Có trừ đi số phát sinh bên Nợ là tính ra được số tiền lương cần chi ra, và định khoản :
Nợ TK 334 / Có TK 1111, 1121

 

[vongphuc]

Tiếp theo sự phân tích ở trên, ta sẽ giả định một số tình huống có thể gặp phải. Mục tiêu cuối cùng là làm sao để nhanh chóng tính ra được số tiền lương để ghi vào phiếu chi, số tiền này ta gọi là “số tiền X”

Để thuận lợi cho việc tính toán, ta sẽ thiết kế ra một file Excel, đặt tên là “FileCL”. File này có cấu trúc giống như sổ chi tiết của TK 334, bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ, bên Có, và số dư cuối kỳ

Về nguyên tắc, số dư cuối kỳ (bên Có) sẽ = số dư đầu kỳ (bên Có) + số phát sinh Có - số phát sinh Nợ. Mà ở đây, số tiền X cần chi ra sẽ nằm trong số phát sinh bên Nợ

Như vậy có thể thấy rằng muốn tính được số tiền X, ta cần có đầy đủ số liệu trong phương trình trên. Sau đó đặt công thức tính toán là ổn cả

 

[vongphuc]

Giả định 1 được nêu ra là tiền lương không được chi hết vào cuối tháng. Kế toán chắc chắn tính được số tiền tổng thu nhập và định khoản vào bên Có. Khi đó sổ chi tiết TK 334 sẽ có số dư bên Có. Số dư này là số dư đầu kỳ của tháng này, nhưng lại phản ánh số tiền lương chưa chi của tháng trước

Và vì mục tiêu của FileCL là tính toán cho 1 tháng, nên số dư của nó sẽ chỉ phản ánh số liệu trong một tháng mà thôi. Trong trường hợp đơn giản, số dư đầu kỳ của FileCL sẽ bằng 0

 

[vongphuc]

Giả định 2 cho rằng bất cứ lúc nào trước thời điểm ra phiếu chi này, người lao động cũng có thể tạm ứng trước một số tiền. Như thế số tiền X là số tiền cuối cùng được tính ra sau khi trừ đi tất cả các khoản chi tạm ứng lương

 

[vongphuc]

Giả định 3 cho rằng có một người đại diện đứng ra ký nhận lương và chia số tiền này cho người lao động. Người đại diện này chỉ quan tâm tới số tiền trên phiếu chi (tức là số tiền X) bằng số tiền người đó nhận, và bằng số tiền người đó chi ra cho những người chưa nhận lương trên bảng lương

Theo đó, các khoản chi tạm ứng lương phát sinh trước thời điểm tính lương phải được phản ánh trên bảng lương ở cột tạm ứng và được trừ vào số tiền thực nhận của người lao động

Mặc dù các khoản chi này có ý nghĩa tương tự như các khoản chi lương, chi tạm ứng lương phát sinh sau thời điểm tính lương. Bởi vì chúng đều được ra phiếu chi và được định khoản : Nợ TK 334 / Có TK 1111, 1121

 

[vongphuc]

Giả định 4 cho rằng hàng tháng người lao động được nhận trước một khoản tạm ứng tiền ăn. Khoản tạm ứng này do một người là đầu bếp quản lý. Cuối tháng tính được số tiền ăn trong tháng của từng người lao động và từng người lao động sẽ hoàn trả tiền ăn cho đầu bếp. Khoản tạm ứng này sau đó lại được chuyển tiếp sang tháng sau

Ta quy ước gọi khoản tiền này là khoản tạm ứng tiền ăn. Khoản tiền này được thể hiện trong bảng lương ở cột tạm ứng. Dù mỗi người lao động tạm ứng vào khoản này là bao nhiêu thì tổng số tạm ứng luôn bằng và là cố định cho mỗi tháng

Lúc này trong FileCL, số dư đầu kỳ lại nằm ở bên Nợ, và cố định bằng đúng khoản tạm ứng tiền ăn

 

[vongphuc]

Giả định 5 cho rằng một số người lao động không nhận hết lương của mình, mà gửi lại một phần (nhỏ) cho vợ. Khi tính số tiền X, nếu khoản tiền gửi lại này chưa được chi ra, thì nó sẽ làm giảm trừ số dư cuối kỳ bên Nợ của FileCL

 

[vongphuc]

Giả định 6 cho rằng vào giữa tháng có người lao động đang làm việc ở bộ phận A bỗng chuyển sang làm việc ở bộ phận B trong cùng đơn vị. Lương của người này được hạch toán chuyển toàn bộ thu nhập sang bộ phận B để tính thuế thu nhập cá nhân và nhận lương vào cuối tháng ngoại trừ khoản tiền ăn được chi trả thực tế ở bộ phận A

Tùy từng trường hợp FileCL được tính toán cho bộ phận người đó chuyển đi (Bộ phận A) hay chuyển đến (B) mà ta điều chỉnh khoản tiền ăn này cho phù hợp

 

[vongphuc]

Giả định 7 cho rằng do sơ suất kế toán đã chi thừa một khoản tiền lương của tháng trước mà không thể khấu trừ trong bảng lương của tháng này. Số tiền này được thể hiện làm tăng số dư đầu kỳ bên Nợ của FileCL

Khi thu lại ta ghi tăng số phát sinh bên Có, và dù có thu lại được trong tháng này hay không thì cũng không ảnh hưởng đến số tiền X của tháng này

Túm lại, ta có FileCL như sau :