Là sao theo dõi hoá đơn và công nơ của NCC?

[xuantham]

Làm sao theo dõi hoá đơn và công nơ của NCC?

Các bạn cư khư khư ý kiến: bất cứ lúc nào ứng trước cho NCC thì phải ghi Nợ 331. Vậy mình xin ý kiến trong trường hợp này làm thế nào?

Cty Xây lắp, ký hợp đồng với nhà cung cấp vật tư. Hợp đồng thoả thuận như sau: Ngày 15 mỗi tháng cty sẽ chuyển cho NCC 50triệu ,NCC sẽ giao hàng theo yêu cầu sử dụng của công trình, khi số tiền lên đến 100triêu thì NCC sẽ xuất hoá đơn. Cty sẽ thanh toán 70% số dư nợ khi dư nợ đến 150triệu. Mà thường giá trị vật tư cty sử dụng khoảng 150tr-200triệu/tháng .

Câu hỏi đặt ra: một cách nhanh chóng để nắm tình hình xuất hoá đơn của nhà cung cấp thì theo dõi bằng cách nào.

Tình huống thực tế là NCC còn yêu cầu DN thanh toán 50% dư nợ ròi họ mới ra hoá đơn, thì lúc đó các bạn làm sao theo dõi? Xin các cao thủ góp ý ?

 

[Nguyen Tu Anh]

Khi tạm ứng trước cho nhà cung cấp sẽ hạch toán: Nợ 331/ Có 111. Khi nhận được hóa đơn do nhà cung cấp viết sẽ hạch toán: Nợ 156, Nợ 1331/ Có 331.

Như vậy, bên Nợ của TK 331 sẽ phản ánh tình hình công ty đã trả nhà cung cấp được bao nhiêu tiền. Bên Có của TK 331 sẽ phản ánh trị giá trên hóa đơn mà nhà cung cấp đã viết ra. Do đó, không khó khi theo dõi tình hình xuất hóa đơn của nhà cung cấp.

Vì nhà cung cấp không viết ngay hóa đơn sau khi xuất hàng nên chị phải làm một quyển sổ theo dõi số hàng thực nhập đến thời điểm hiện tại là bao nhiêu để còn đòi hóa đơn cho đủ.

Không hiểu em nghĩ có đơn giản quá không nhỉ?

 

[HyperVN]

Các bạn cư khư khư ý kiến: bất cứ lúc nào ứng trước cho NCC thì phải ghi Nợ 331. Vậy mình xin ý kiến trong trường hợp này làm thế nào?

Xin cho hỏi lại rằng bạn hỏi nghiệp vụ hay muốn tranh luận về việc ghi Nợ 331 khi ứng trước cho NCC, nếu là tranh luận thì xin đưa ra quan điểm, nếu là thắc mắc thì cách giải quyết gần giống như Tú Anh nói trên, cách giải quyết có thể khác nếu Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm kế toán.

 

[NTAC]

Khi xuất hàng cho người mua mà người bán K0 viết hoá đơn như vậy là không ổn rồi, Theo qui định thì khi hàng xuất kho giao cho người mua thì phải lập ngay hoá đơn tài chính chứ, đi đường nếu K0 có hoas dơn là K0 được rồi. Quản lý thị trường sẽ thu của bạn được chứ????????????

 

[TRINHDUY]

nếu là thắc mắc thì cách giải quyết gần giống như Tú Anh nói trên, cách giải quyết có thể khác nếu Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm kế toán.

Nếu có cách giải quyết khác sao HyperVN không đưa ra luôn nhỉ. Theo mình thấy giải quyết theo Tú anh là được rồi.

 

[xuantham]

Khởi đầu từ bài của dinhhai pos lên:

Trich DINHHAI "Mình mới bắt đầu làm việc cho 1 công ty nước ngoài, sau khi xem qua các sổ sách kế toán, có một điều rất lạ mình không được hiểu lắm: toàn bộ các bút toán ứng trước cho nhà cung cấp họ hạch toán như sau: Nợ 131/Có 112 đến khi hàng kho về họ hạch toán Nợ 156,133/Có 131. Xin hỏi các bạn hạch toán này có sai lầm nghiêm trọng không? Có thể họ cố tình hạch toán như vậy, mục đích trong việc hạch toán như thế này là gì? Rất mong các bạn cho biết ý kiến."

Và theo cách xử lý thông thường của tôi trước những “bút toán lạ” là: tìm hiểu NVKTPS thế nào mà họ hạch toán như vậy? tạI sao không hạch toán theo chế độ kế toán ban hành. Từ đó tôi sẽ tìm hướng giảI quyết. Liên hệ với tình hình của các DN Nhà nước về xây dựng cơ bản và vấn đề phát sinh thực tế, tôi đã có suy nghĩ về cách làm của cty dinhhai như sau

-Thứ nhất: cty quan niệm khoản ứng trước cho nhà cung cấp là tài sản, chứ không là nguồn vốn. Và phần tiền ứng trước này là khoản phải thu nếu NCC
không cung cấp.
- Thứ hai: Tài khoản này được mở chi tiết theo NCC. Như vậy :
+ Nếu dư Nợ, tức là nhà cung cấp chưa giao hàng. Còn như biết chắc chắn đã nhập kho rồi , thì sẽ dể dàng phát hiện ra: hoặc bên bán chưa xuất hoá đơn, hoặc bộ phận kế toán nhận hoá đơn rồi nhưng chưa phản ánh trên sổ sách hay đã hạch toán sai tài khoản.
+Nếu không có số dư, tức tiền ứng trước cho nhà cung cấp đã được nhà cung cấp giao hàng và xuất hoá đơn đúng số tiền ứng trước. Quá tốt.
+ Nếu dư Có, đây là là số tiền cty phải trả cho NCC theo hoá đơn NCC đã xuất sau khi khấu trừ khoản ứng trước

 

[xuantham]

(tiếp theo)

Qua thắc mắc của dinhhai tôi liên hệ thấy mình vận dụng quan điểm của họ , dùng tài khoản 1388 mở chi tiết theo NCC thì vẩn không sai việc dùng tài khoản.( Vì tài khoản 138 có thể dùng để phản ảnh khoản cho vay tạm thời không lấy lãi)

Bời vì, thông thường các công trình XDCB vốn do ngân sách cấp, vấn đề giảI ngân không nhanh được. Các công ty xây lắp thường ký h ợp đồng vớI NCC vật tư theo cách tôi đã nêu , nhưng sau DNXL không thanh toán theo đúng hợp đồng. Còn NCC , nếu họ không cung cấp tiếp th ì công trình không hoàn thành bàn giao (ĐIỀU NÀY ĐỒNG NGHĨA LÀ HỌ CŨNG KHÔNG ĐƯỢC TRẢ NỢ). Vì vậy sau đó họ lại tiếp tục cung cấp vật tư thẳng ra công trình, có biên bản giao nhận đàng hoàng, nhưng họ chậm đi vịec xuất hoá đơn.( Vì họ bán chịu, không biết chừng nào mới lấy được tiền mà xuất hoá đơn liền thì họ lại phải bỏ ra 10% đóng VAT nữa thì khoản bị chiếm dụng quá lớn). Bên DNXL vẫn phải theo dõi công nợ thực tế (để lên kế hoach kinh phí), và theo dõi công nợ đó đã ra hoá đơn được bao nhiêu rồi.

Bên bán không xuất hoá đơn ngay khi bán hàng là sai, nhưng đối với DNXL thì phải chấp nhận cách đó nếu không thì công trình làm sao;tất nhiên phải theo dõi vẫn phải theo dõi.

Như vậy, theo Tú Anh nếu dủng tài khoản 331 thì vẫn phải có một cuốn sổ riêng để theo dõi. trong khi dùng cách hạch toán của cty dinhhai, thay thế tài khoản 131 bằng tài khoản 1388 thì chỉ cần nhìn vào tài khoản này đã nắm được rồi. TK 1388: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các tk131,136,1381

Có thể là suy nghĩ tôi không đúng, nhưng nếu tôi sai thì các bạn phải chỉ ra tôi sử dụng sai tài khoản chổ nào. Như bạn trinhduy nói chung chung thì không thuyết phục được

Các cao thủ góp ý cụ thể vào nhen!

 

[Nguyen Tu Anh]

Theo chị, căn cứ vào chứng từ nào để hạch toán vào TK 1388 trong trường hợp của chị?

trong khi dùng cách hạch toán của cty dinhhai, thay thế tài khoản 131 bằng tài khoản 1388 thì chỉ cần nhìn vào tài khoản này đã nắm được rồi. TK 1388: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các tk131,136,1381

 

[xuantham]

Theo chị, căn cứ vào chứng từ nào để hạch toán vào TK 1388 trong trường hợp của chị?

- Khi ứng tiền cho khách hàng. Căn cứ trên Phiếu Chi,( UNC) hạch toán : Nợ 1388/ Có 111 (112)
- Khi NCC giao hàng , ăn cứ hoá đơn hạch toán :Nợ 156,133/ Có 1388

Như vậy : trên TK 1388,
+ Nếu dư Nợ, tức là nhà cung cấp chưa giao hàng. Còn như biết chắc chắn đã nhập kho rồi , thì sẽ dể dàng phát hiện ra: hoặc bên bán chưa xuất hoá đơn, hoặc bộ phận kế toán nhận hoá đơn rồi nhưng chưa phản ánh trên sổ sách hay đã hạch toán sai tài khoản.
+Nếu không có số dư, tức tiền ứng trước cho nhà cung cấp đã được nhà cung cấp giao hàng và xuất hoá đơn đúng số tiền ứng trước. Quá tốt.
+ Nếu dư Có, đây là là số tiền cty phải trả cho NCC theo hoá đơn NCC đã xuất (sau khi khấu trừ khoản ứng trước)

 

[Nguyen Tu Anh]

Chị xuantham thân mến! Em nghĩ là chị đã đi ra hơi xa vấn đề rồi. Khi chị đặt tình huống ra cho mọi người giải quyết thì nên hướng tới một cái đích thôi. Trọng tâm của Topic này là gì? Là:

Câu hỏi đặt ra: một cách nhanh chóng để nắm tình hình xuất hoá đơn của nhà cung cấp thì theo dõi bằng cách nào.

Như vậy, hãy tìm cách theo dõi tình hình xuất hóa đơn của nhà cung cấp sao cho nhanh chóng. Chị không nên lôi thêm cái Topic khác vào làm rối loạn hết cả chủ đề.

Thú thực đến giờ này em mới hiểu một phần câu trả lời của chị nhưng không biết hiểu có đúng không. Chị muốn phản ánh sang TK 1388 chứ không phải là TK 331?

 

[Nguyen Tu Anh]

Theo cách hạch toán của chị thì chị đã thay thế TK 331 bằng TK 1388.

Thật sự là có cần thiết không khi mà đã có một tài khoản dành cho nhà cung cấp rồi, đó là TK 331? TK 331 là loại TK lưỡng tính, nó có cả số dư nợ lẫn số dư có và khi rút số dư ra ta cũng có thể nắm đươc tình hình như khi chị hiểu đối với TK 1388.

TK 1388 có số dư bên có khi: số đã thu nhiều hơn số phải thu. Khi mua hàng của nhà cung cấp, chúng ta có nghĩa vụ phải trả chứ không phải là nghĩa vụ phải thu. Phải thu là "phải thu hóa đơn" thôi chứ không phải là "phải thu tiền".

 

[xuantham]

TK 1388 có số dư bên có khi: số đã thu nhiều hơn số phải thu. Khi mua hàng của nhà cung cấp, chúng ta có nghĩa vụ phải trả chứ không phải là nghĩa vụ phải thu. Phải thu là "phải thu hóa đơn" thôi chứ không phải là "phải thu tiền".

Đây rồi. Chỉ đơn giản thế này mình đã hiểu ra được mình nghĩ sai cái gì rồi. Thanhks Tu Anh nhe.

Như vậy không thể vận dụng tài khoản nào khác(ngoài sử dụng 311) để vừa theo dõi công nợ thực tế và hoá đơn ngoài việc lập sổ theo dõi.

 

[xuantham]

Nếu đã rõ rồi thì nên đóng đề tài này đi nhỉ? BQT?