Y
Nếu làm kế toán “thủ công” theo tôi thì 3 khâu mà kế toán tốn nhiều công sức nhất là:
1- Lập chứng từ thu chi, nhập, xuất, định khoản, … và sau đó ghi vào các sổ
2- Cộng sổ lên bảng cân đối phát sinh tài khoản
3- Nhặt, tổng hợp số liệu đưa vào các báo cáo
Tôi đã dùng thử nhiều phần mềm kế toán và có nhận xét chủ quan như sau:
Tất cả đều xử lý được số liệu nhập vào để đưa ra kết quả chính xác (bằng cách này hay cách khác) như vậy kế toán đã được hỗ trợ tốt khâu thứ (2) và (3).
Từ nhận xét trên suy ra một phần mềm kế toán tốt phải là phần mềm xử lý khâu (1) tốt nhất (đây chính là sự khác biệt của các phần mềm).
Khâu (1) khi làm “thủ công” tương đương với các chức năng “nhập số liệu” khi làm bằng “máy” vậy “nhập số liệu” như thế nào mới gọi là tốt nhất?
Theo tôi :
- Ít nhất : với kết quả cuối cùng như nhau thì một phần mềm đòi hỏi phải nhập vào 20 chỉ tiêu sẽ không tốt bằng phần mềm chỉ cần nhập vào 10 chỉ tiêu (Ví dụ : khi lập phiếu chi trả tiền điện thoại thì các thông tin được nhập từ hóa đơn điện thoại đã đủ để in ra phiếu chi, ghi vào các sổ và kết xuất ra bảng kê mua vào chứ không việc gì lại phải nhập để kê khai thuế một lần nữa).
- Thân thiện : với thói quen đọc chữ của người Việt là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới thì việc cập nhật số liệu không theo thứ tự như trên sẽ không được xem là thân thiện (các chỉ tiêu nhảy lên, nhảy xuống, lúc trái, lúc phải … gây căng thẳng, nhức đầu, khó theo dõi cho người sử dụng).
- Đơn giản : không có gì đơn giản hơn là trên chứng từ gốc có gì thì nhập vào trên máy y như thế (trừ các chỉ tiêu không thật sự cần thiết).
- Tiện ích : thao tác nhập liệu là rất nhàm chán, tốn thời gian do đó để tiết kiệm thời gian và công sức thì phần mềm phải có các tiện ích để hỗ trợ như : tự động nhảy số, mặc nhiên định khoản, kiểm tra số liệu, tự động nhập liệu thông tin đã có trong quá khứ, hỗ trợ tính toán, tìm kiếm, …
- Tùy biến : nhu cầu và khả năng của mỗi người mỗi khác và mỗi đơn vị đều có cái riêng (nhưng cũng đều phải tuân thủ những cái chung) do đó phần mềm phải cho phép người sử dụng tùy biến (có kiểm tra) để khai thác phần mềm hiệu quả nhất.
- Linh hoạt : một phần mềm không lường trước được các khả năng phát sinh trong tương lai và “gò bó” người sử dụng theo một trình tự “cứng nhắc” không thể gọi là một phần mềm tốt (Giả sử : Khi nhập phiếu thu, chi, chứng từ khác, … chỉ cho phép nhập “1 nợ, 1 có” hoặc “1 nợ nhiều có” hoặc “1 có nhiều nợ” hoặc “cố định” trong giao diện nhập liệu bằng mục “Thuế GTGT” thay vì để người dùng xác định bằng tài khoản liên quan, … sẽ rất khó khăn khi nhập những chứng từ phức tạp có “nhiều có, nhiều nợ” - Khi nhập phiếu nhập, phiếu xuất thì một phần mềm tốt phải lường trước đến các định khoản liên quan đến : chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, lệ phí giao thông, … chẳng hạn).
- Đa dạng : ngoài việc nhập số liệu chủ yếu bằng bàn phím thì phần mềm phải hỗ trợ dùng chuột tuy nhiên không nên quá gò bó mà nên cho người sử dụng lựa chọn theo thói quen (cái gì quen nhất là nhập liệu sẽ nhanh nhất) – Giao diện nhập liệu không nên lạm dụng các công cụ “thời thượng” vì chưa hẳn đã hiệu quả bằng các công cụ “cổ điển” (các combo box, check box chưa hẳn đã là các công cụ nhập liệu nhanh hơn text box – nhìn có vẻ đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn nhưng nếu xử lý không khéo, đặt không đúng chỗ sẽ làm chậm đi thao tác của người sử dụng).
- Thao tác : hầu như ai đã dùng máy tính để làm kế toán thì cũng đều biết qua phần mềm soạn thảo văn bản như vậy tại sao chúng ta không tận dụng các thao tác mà người sử dụng đã biết như : ctrl-s để lưu, ctrl-p để in, ctrl-f để tìm kiếm, esc để thoát, enter để chấp nhận, tab để di chuyển, … giúp cho việc học sự dụng phần mềm đơn giản, dễ dàng và tự nhiên hơn (trong thực tế thì các phần mềm sáng tạo ra phím nóng loạn cào cào).
Tất cả các điểm nêu trên theo tôi muốn đạt được thì người viết chương trình phải “mô phỏng” theo trình tự làm “thủ công” (và có chắt lọc) thì mới có thể đạt được.
Ví dụ :
+ Tháng nào cũng phát sinh hóa đơn tiền điện và chi trả bằng tiền mặt mọi thông tin đều giống nhau trừ ngày hóa đơn, số hóa đơn, diễn giải, số tiền? Vậy tại sao chúng ta không tạo một “mẫu tự động” bao gồm diễn giải là “Chi phí điện” và định khoản sẵn : N 642 C 111; N 133 C 111 sau đó chúng ta chỉ cần nhập vào ngày hóa đơn, số hóa đơn, thêm diễn giải “tháng 01/2011”, nhập số tiền là xong?
+ Khi lập hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt và nhập số liệu vào máy:
Mã VTHH Tên VTHH Số lượng Đơn giá Thành tiền
001 Mặt hàng 1 10 50.000 500.000
002 Mặt hàng 2 5 200.000 1.000.000
Cộng: 1.500.000
Thuế GTGT 10% 150.000
Tổng thanh toán: 1.650.000
(a) Tại sao chúng ta không định khoản như khi làm “thủ công” :
N 111, C 511 Số tiền 1.500.000
N 111, C 3331 Số tiền 150.000
(b) Mà lại phải định khoản :
N 111, C 511 Số tiền 500.000
N 111, C 3331 Số tiền 50.000
N 111, C 511 Số tiền 1.000.000
N 111, C 3331 Số tiền 100.000
Nếu định khoản theo cách (b) thì nếu có làm tròn ở phần thuế GTGT thì việc sửa chữa sẽ khó khăn hơn (và có những trường hợp là không thể), các tài khoản nợ, có, thuế suất, … phải nhập đi nhập lại nhiều lần mặt khác nếu định khoản theo cách (a) thì việc đưa số liệu đã nhập ra bảng kê bán ra là hết sức dễ dàng và người sử dụng sẽ không cần tuân thủ theo bất cứ một quy tắc nào cả.
Hơn nữa với các hóa đơn như trên thì định khoản là “cố định” vậy tại sao chúng ta cứ phải gõ “thủ công” vào mà không để cho “máy” gánh vác bớt công việc ? (thậm trí xử lý “trong suốt” với người sử dụng).
Những điều tôi vừa phân tích ở trên có lẽ ai làm kế toán cũng biết và chắc chắn rằng các công ty phần mềm còn biết rõ hơn nhưng không hiểu tại sao tất cả các phần mềm kế toán tôi đã dùng thử đều chưa đạt được những điều đơn giản đó? Hay các công ty phần mềm chỉ tập trung vào việc phát trên ngôn ngữ gì ?, bảo mật ra sao ? mà quên đi điều cốt lõi là giúp cho người sử dụng được “nhàn nhã” nhất?
Các bạn có biết tại sao không ? Xin chia sẻ để cho tôi thêm phần hiểu biết. Xin chân thành cảm ơn!
1- Lập chứng từ thu chi, nhập, xuất, định khoản, … và sau đó ghi vào các sổ
2- Cộng sổ lên bảng cân đối phát sinh tài khoản
3- Nhặt, tổng hợp số liệu đưa vào các báo cáo
Tôi đã dùng thử nhiều phần mềm kế toán và có nhận xét chủ quan như sau:
Tất cả đều xử lý được số liệu nhập vào để đưa ra kết quả chính xác (bằng cách này hay cách khác) như vậy kế toán đã được hỗ trợ tốt khâu thứ (2) và (3).
Từ nhận xét trên suy ra một phần mềm kế toán tốt phải là phần mềm xử lý khâu (1) tốt nhất (đây chính là sự khác biệt của các phần mềm).
Khâu (1) khi làm “thủ công” tương đương với các chức năng “nhập số liệu” khi làm bằng “máy” vậy “nhập số liệu” như thế nào mới gọi là tốt nhất?
Theo tôi :
- Ít nhất : với kết quả cuối cùng như nhau thì một phần mềm đòi hỏi phải nhập vào 20 chỉ tiêu sẽ không tốt bằng phần mềm chỉ cần nhập vào 10 chỉ tiêu (Ví dụ : khi lập phiếu chi trả tiền điện thoại thì các thông tin được nhập từ hóa đơn điện thoại đã đủ để in ra phiếu chi, ghi vào các sổ và kết xuất ra bảng kê mua vào chứ không việc gì lại phải nhập để kê khai thuế một lần nữa).
- Thân thiện : với thói quen đọc chữ của người Việt là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới thì việc cập nhật số liệu không theo thứ tự như trên sẽ không được xem là thân thiện (các chỉ tiêu nhảy lên, nhảy xuống, lúc trái, lúc phải … gây căng thẳng, nhức đầu, khó theo dõi cho người sử dụng).
- Đơn giản : không có gì đơn giản hơn là trên chứng từ gốc có gì thì nhập vào trên máy y như thế (trừ các chỉ tiêu không thật sự cần thiết).
- Tiện ích : thao tác nhập liệu là rất nhàm chán, tốn thời gian do đó để tiết kiệm thời gian và công sức thì phần mềm phải có các tiện ích để hỗ trợ như : tự động nhảy số, mặc nhiên định khoản, kiểm tra số liệu, tự động nhập liệu thông tin đã có trong quá khứ, hỗ trợ tính toán, tìm kiếm, …
- Tùy biến : nhu cầu và khả năng của mỗi người mỗi khác và mỗi đơn vị đều có cái riêng (nhưng cũng đều phải tuân thủ những cái chung) do đó phần mềm phải cho phép người sử dụng tùy biến (có kiểm tra) để khai thác phần mềm hiệu quả nhất.
- Linh hoạt : một phần mềm không lường trước được các khả năng phát sinh trong tương lai và “gò bó” người sử dụng theo một trình tự “cứng nhắc” không thể gọi là một phần mềm tốt (Giả sử : Khi nhập phiếu thu, chi, chứng từ khác, … chỉ cho phép nhập “1 nợ, 1 có” hoặc “1 nợ nhiều có” hoặc “1 có nhiều nợ” hoặc “cố định” trong giao diện nhập liệu bằng mục “Thuế GTGT” thay vì để người dùng xác định bằng tài khoản liên quan, … sẽ rất khó khăn khi nhập những chứng từ phức tạp có “nhiều có, nhiều nợ” - Khi nhập phiếu nhập, phiếu xuất thì một phần mềm tốt phải lường trước đến các định khoản liên quan đến : chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, lệ phí giao thông, … chẳng hạn).
- Đa dạng : ngoài việc nhập số liệu chủ yếu bằng bàn phím thì phần mềm phải hỗ trợ dùng chuột tuy nhiên không nên quá gò bó mà nên cho người sử dụng lựa chọn theo thói quen (cái gì quen nhất là nhập liệu sẽ nhanh nhất) – Giao diện nhập liệu không nên lạm dụng các công cụ “thời thượng” vì chưa hẳn đã hiệu quả bằng các công cụ “cổ điển” (các combo box, check box chưa hẳn đã là các công cụ nhập liệu nhanh hơn text box – nhìn có vẻ đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn nhưng nếu xử lý không khéo, đặt không đúng chỗ sẽ làm chậm đi thao tác của người sử dụng).
- Thao tác : hầu như ai đã dùng máy tính để làm kế toán thì cũng đều biết qua phần mềm soạn thảo văn bản như vậy tại sao chúng ta không tận dụng các thao tác mà người sử dụng đã biết như : ctrl-s để lưu, ctrl-p để in, ctrl-f để tìm kiếm, esc để thoát, enter để chấp nhận, tab để di chuyển, … giúp cho việc học sự dụng phần mềm đơn giản, dễ dàng và tự nhiên hơn (trong thực tế thì các phần mềm sáng tạo ra phím nóng loạn cào cào).
Tất cả các điểm nêu trên theo tôi muốn đạt được thì người viết chương trình phải “mô phỏng” theo trình tự làm “thủ công” (và có chắt lọc) thì mới có thể đạt được.
Ví dụ :
+ Tháng nào cũng phát sinh hóa đơn tiền điện và chi trả bằng tiền mặt mọi thông tin đều giống nhau trừ ngày hóa đơn, số hóa đơn, diễn giải, số tiền? Vậy tại sao chúng ta không tạo một “mẫu tự động” bao gồm diễn giải là “Chi phí điện” và định khoản sẵn : N 642 C 111; N 133 C 111 sau đó chúng ta chỉ cần nhập vào ngày hóa đơn, số hóa đơn, thêm diễn giải “tháng 01/2011”, nhập số tiền là xong?
+ Khi lập hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt và nhập số liệu vào máy:
Mã VTHH Tên VTHH Số lượng Đơn giá Thành tiền
001 Mặt hàng 1 10 50.000 500.000
002 Mặt hàng 2 5 200.000 1.000.000
Cộng: 1.500.000
Thuế GTGT 10% 150.000
Tổng thanh toán: 1.650.000
(a) Tại sao chúng ta không định khoản như khi làm “thủ công” :
N 111, C 511 Số tiền 1.500.000
N 111, C 3331 Số tiền 150.000
(b) Mà lại phải định khoản :
N 111, C 511 Số tiền 500.000
N 111, C 3331 Số tiền 50.000
N 111, C 511 Số tiền 1.000.000
N 111, C 3331 Số tiền 100.000
Nếu định khoản theo cách (b) thì nếu có làm tròn ở phần thuế GTGT thì việc sửa chữa sẽ khó khăn hơn (và có những trường hợp là không thể), các tài khoản nợ, có, thuế suất, … phải nhập đi nhập lại nhiều lần mặt khác nếu định khoản theo cách (a) thì việc đưa số liệu đã nhập ra bảng kê bán ra là hết sức dễ dàng và người sử dụng sẽ không cần tuân thủ theo bất cứ một quy tắc nào cả.
Hơn nữa với các hóa đơn như trên thì định khoản là “cố định” vậy tại sao chúng ta cứ phải gõ “thủ công” vào mà không để cho “máy” gánh vác bớt công việc ? (thậm trí xử lý “trong suốt” với người sử dụng).
Những điều tôi vừa phân tích ở trên có lẽ ai làm kế toán cũng biết và chắc chắn rằng các công ty phần mềm còn biết rõ hơn nhưng không hiểu tại sao tất cả các phần mềm kế toán tôi đã dùng thử đều chưa đạt được những điều đơn giản đó? Hay các công ty phần mềm chỉ tập trung vào việc phát trên ngôn ngữ gì ?, bảo mật ra sao ? mà quên đi điều cốt lõi là giúp cho người sử dụng được “nhàn nhã” nhất?
Các bạn có biết tại sao không ? Xin chia sẻ để cho tôi thêm phần hiểu biết. Xin chân thành cảm ơn!