* Cá nhân thuộc đối tượng quyết toán thuế tại cơ quan chi trả thu nhập lập giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 09/TNTX và nộp cho cơ quan chi trả thu nhập vào tháng 1 của năm sau năm quyết toán hoặc trước khi kết thúc hợp đồng (đối với những cá nhân có hợp đồng kết thúc trước ngày 31/12 và không còn các khoản thu nhập phát sinh trong năm).
Trên cơ sở giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp quyết toán thuế theo mẫu số 10/TNTX ban hành kèm theo Thông tư này), lập bảng kê chi tiết của các cá nhân theo mẫu số 11/TNTX ban hành kèm theo Thông tư này và gửi cho cơ quan thuế chậm nhất là ngày 28 tháng 2 của năm sau.
Trên cơ sở tờ khai quyết toán thuế, cơ quan chi trả thu nhập phải nộp số thuế còn thiếu vào Ngân sách Nhà nước chậm nhất không quá ngày 10 tháng 3 năm sau. Trường hợp số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp thì được bù trừ vào số thuế phải nộp của kỳ sau. Trường hợp không phát sinh số thuế phải nộp kỳ sau thì cơ quan chi trả thu nhập cấp biên lai xác nhận số thuế đã khấu trừ trong năm cho các cá nhân có số thuế nộp thừa để từng cá nhân kê khai tờ khai thuế năm nộp cho cơ quan thuế, thực hiện thoái trả tiền thuế.
* Nếu cá nhân khi quyết toán thuế năm có số thuế thu nhập đã tạm nộp trong năm lớn hơn số phải nộp (trừ trường hợp cá nhân đã được cơ quan chi trả thu nhập bù trừ vào số thuế phải nộp của kỳ sau) thì cá nhân đó sẽ làm hồ sơ đề nghị thoái trả tiền thuế.
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị thoái trả theo mẫu số 15/TNCN ban hành kèm theo Thông tư 12/2005/TT-BTC.
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (bản photocopy).
- Tờ khai quyết toán thuế năm (mẫu số 08/TNTX).
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập, Biên lai thuế thu nhập (bản chính).
- Chứng từ xác định tình trạng kết thúc thời gian làm việc như: Quyết định nghỉ hưu, Quyết định thôi việc, Biên bản thanh lý hợp đồng, Bảng kê xác định ngày cư trú... (nếu có).
- Giấy ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thoái trả tiền thuế (nếu có).