Kế toán xây dựng tư nhân
Kế toán xây dựng được theo dõi và hạch toán như kế toán sản xuất. Chi phí XD chia ra làm 4 loại chính:
1. Chi phí NVL - TK 621
2. Chi phí nhân công - TK 622
3. Chi phí máy thi công TK 623
4. Chi phí sản xuất chung TK 627
Bạn có thể sử dụng TK154 nhưng cấp 2 phải mở chi tiết cho 4 loại trên. Riêng chi phí nhân công thuê ngoài bằng hợp đồng thi công (có xuất hóa đơn) hay hợp đồng giao khoán (mẫu 08/LĐTL) cũng hạch toán vào 622 hoặc căn cứ vào nội dung giao khoán. Chi phí Coffa, giàn giáo... được xem là chi phí nhân công. Chi phí NVL được chia thành các nhóm chính: Gạch-Cát-Đá, Xi măng, Sắt thép, v...v.
Tất cả các chi phí trên được theo dõi theo đối tượng, đối tượng ở đây là hợp đồng hoặc hạng mục chi tiết trên hợp dồng.
Tại công trình, khi mua NVL chưa thanh toán kế toán công trình hoặc cai/thầu phải theo dõi số NVL nhập và sử dụng trong ngày. Số liệu này theo dõi trên sổ Nhật ký công trình, sổ này thường có chữ ký của Giám sát thi công bên A. Sổ này không cần mẫu, chép tay vào tập viết cũng được. Nếu ghi chuẩn theo mẫu thống nhất kèm các thông tin về chứng từ (hóa đơn) thì càng tốt.
Định ký kế tóan căn cứ vào Nhật ký và đối chiếu với hóa đơn mua, nếu chưa có hóa đơn thì cố gắng lấy về cho đủ.
Căn cứ vào Nhật ký kế toán theo dõi Nhập xuất NVL như kế toán sản xuất, tính giá xuất kho để xác định chi phí NVL xuất dùng trong kỳ. Chứng từ sổ sách sử dụng là phiếu Nhập, Xuất, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết chi phí NVL cho từng công trình (mỗi công trỉnh, hạng mục công trình là 1 sổ).
Về chi phí lương thì theo dõi như các hình thức SX, chi phí lương dễ theo dõi nên tôi không đề cập ở đây. Lưu ý 1 điều, đối với HĐLĐ thời vụ dưới 3 tháng, bạn cần lưu giữ ít nhất bản sao CMND của công nhân và hồ sơ đăng ký LĐ, HĐLĐ kèm thông tin tạm trú. Tốt nhất bạn lập 1 danh sách lao động đang làm việc tại công trình rồi lên công an phường nơi có công trình thì công, hoặc ban quản lý DA.. để xác nhận. Đây cũng là 1 chứng từ chứng minh về việc sử dụng lao động của DN.
Khi kết thúc hợp đồng, kế toán cần tập hợp được bảng tổng hợp chi phí bao gồm:
1. Chi phí NVL, chi tiết mỗi loại Xi măng, Gạch, cát, Đá... là bao nhiêu
2. Chi phí nhân công
3. Chi phí máy thi công
4. Chi phí khác
Những số liệu trên lấy từ sổ chi tiết chi phí, bảng lương, nó phải tương đương với bảng dự toán và bảng quyết toán công trình, đi sâu vào kỹ thuật thì nó phải tương đương với bảng chiết tính chi phí từ bản vẽ hoàn công. Nếu không có dự toán thì tỷ lệ các loại chi phí trên phải hợp lý để dễ giải trình với cơ quan thuế. Trường hợp có sự chênh lệch quá khó giải trình thì bạn có thể đối phó như sau:
1. Thay đổi nội dung hợp đồng bằng phụ kiện, "chiêu" thường áp dụng nhất là thêm/bớt thi công phần thô, phần bê tông, phần mái v...v
2. Thỏa thuận với bên A về 1 số loại vật tư, thí dụ bên B mua vật tư không đúng yêu cầu nên Bên A tự mua khoản này v...v Trường hợp này thì giá trị HĐ phải thay đổi 1 tí...
3. Lùi lại thời hạn hợp đồng, có 1001 lý do để lùi.
Trường hợp không thu thập được số liệu từ nhật ký công trình, bạn phải dựa vào dự toán để tự xây dựng Nhật ký, sau đó dựa vào chứng từ hóa đơn để can đối NVL phải xuất. Cách làm này phiêu lưu và cũng rất khó khăn, nhất là khi hóa đơn lấy về không đầy đủ.
Có thể các công ty XD khác làm rất đơn giản và cũng... qua. Cái đó tôi không dám chắc nhưng làm thật kỹ vẫn hơn.
Vài lời chia sẻ cùng các bạn.