oliveroi nói:
Trong Hoá đơn GTGT có đầy đủ các thông tin về SL và Thành tiền. Nếu DN bạn áp dụng kế toán máy tìn việc chỉ sử dụng Hoá đơn bán hàng là Phiếu xuất kho luôn sẽ rất tiện. Vừa ghi đủ thông tin vừa khử trùng chứng từ. Khi đó, Kế toán sẽ nhập các thông tin trên Hoá đơn bán hàng vào Hoá đơn xuất hàng ở trong máy tính.
Đấy là tùy vào từng phần mềm cụ thể nó thể hiện như thế nào thôi bạn ạ. Về bản chất thì đi song song với HĐ bán/mua hàng vẫn phải có phiếu xuất/nhập kho tương ứng (ít nhất là trong hệ thống phải có). Thậm chí có thể xảy ra sự chênh lệch giữa phiếu nhập/xuất kho với HĐ mua/bán hàng (vì lúc đó có thể trong kho không đủ hàng hoặc 1 vấn đề gì đó xảy ra khi nhập/xuất chẳng hạn) thì phải reconcile giữa 2 loại chứng từ đó. Về bản chất đã khác nhau là vậy. Và dẫn đến sự khác nhau về thông tin trên 2 loại chứng từ đó. Trên HĐ thường ko cần thiết (nghĩa là có cũng được) thể hiện thông tin nhập xuất từ Kho hàng, thủ kho là ai, giá vốn của hàng trong kho là bao nhiêu, địa điểm vận chuyển là ở đâu, v.v... nhưng những thông tin đó trên phiếu nhập xuất lại là madatory đấy. Bạn đừng lo việc PM sẽ khử trùng thế nào vì đó là việc của những nhà thiết kế soft rồi. Sẽ ko có việc đó xảy ra đâu.
I/ Quy trình bán hàng thông thường: (bỏ qua những dạng thù đặc biệt như trả lại hàng bán, trả trước, credit memo, reconcile với banking, v.v.. nhé)
Báo giá cho khách hàng tiềm năng (Potential Quotation) ==> Báo giá chính thức cho khách hàng (Customer Quotation) (Sau khi đã thỏa thuận về giá và các điều khoản trong HĐKT thì KH tiềm năng chuyển thành KH) ==> Có thể có Đơn đặt mua hàng từ khách hàng (Sales Order) ==> Hóa đơn bán hàng (Invoice)
==> (1) Phiếu xuất kho (Shipment/ Good Issue)
==> (2) Phiếu thu tiền từ Khách hàng thanh toán (Receipt payment) ==> Phiếu điều chỉnh đối chiếu Công nợ phải thu (giữa hóa đơn bán hàng & phiếu thu tiền thanh toán từ khách hàng - A/R Reconciliation)
[==>] (3) Khách hàng trả lại (Return Invoice) [==>] Trả lại tiền cho KH (Credit memo)
II/ Quy trình mua sắm thông thường (Bỏ qua những trường hợp đặc biệt khác như trả lại nhà cung cấp, debit memo, reconcile với banking, v.v...)
Lập DS các nhà cung cấp cần chọn (Họ sẽ gửi những thứ cho mình để mình lựa chọn - kể cả đấu thầu - như là mình gửi đi cho KH) ==> Chọn NCC ==> Đơn mua hàng (Purchase Order) ==>
==> (1) Phiếu nhập kho (Good Receipt)
==> (2) Hóa đơn mua hàng (Bill/Write check) ==> Phiếu chi thanh toán cho KH (Pay Bill)
[==>] (1') Trả hàng cho NCC (Return Receipt) [==>] Nhận tiền trả lại (Return Debit memo)
Trên đây là viết theo kiểu luồng dữ liệu, nếu là các chức năng thì thay những danh từ --> động từ (VD: Phiếu Nhập kho --> Nhập Kho; Hóa đơn mua hàng --> Viết hóa đơn mua hàng, v.v...)
Thông thường ở các phần mềm kế toán của ta thường bỏ qua các bước đầu tiên của 2 quá trình trên mà thường chỉ bắt đầu nghiệp vụ liên quan đến kế toán như Invoice (Hóa đơn bán hàng) trong quy trình Sales và Bill (Hóa đơn mua hàng) trong quy trình Purchasing trở về sau thôi.