Hôm nay anh trả lời câu hỏi của chú ERP trước, mỗi ngày anh xin phép vào đây chỉ trả lời một câu hỏi, vì anh cũng bận kiếm tiền, với lại lo cho con cháu trong tương lai.
Câu hỏi: "Làm sao để xây dựng một Hệ thống kế toán mạnh?"
Trước hết một hệ thống kế toán mạnh theo quan điểm của các cô các chú là gì? Theo anh, đó là một hệ thống kế toán có đầy đủ chứng từ, sổ sách rõ ràng, thông tin có thể truy xuất từ hệ thống bất cứ lúc nào và các nghiệp vụ phát sinh được cập nhật kịp thời. Các cô các chú cũng phải phân biệt rõ ràng việc các cô các chú làm book-keeping khác với việc các cô chú làm management accounting.
Đối với book-keeping, các cô các chú chỉ cần đảm bảo cho anh việc hạch toán giao dịch hàng ngày đúng đủ, các giao dịch được nhập vào hệ thống kịp thời, cuối ngày hoặc cuối tháng, các cô các chú làm đủ các loại reconciliation cho anh. Cái này, các kế toán viên thông thường đòi hòi không suốt ngày buôn chuyện trong giờ làm việc, làm việc gì cũng nên đòi hòi đầy đủ giấy tờ, không cứng nhắc cũng không xuề xòa. Cập nhật các văn bản như về khấu hao, về tính giá, các quy định cho đầy đủ.
Đối với việc làm management accounting, cái này đòi hỏi các chú phải có đầu óc tổ chức, có kiến thức căn bản về finance và quản trị. Các chú phải biết được các yêu cầu về thông tin quản lý nội bộ. Giám đốc của các chú cần những thông tin gì để ra quyết định, và vào lúc nào. Trên cơ sở đó, các chú, các cô xây dựng một hệ thống báo cáo nội bộ, để hàng tháng, các chú chỉ việc phệt số vào cho sếp biết. Muốn được cái này, các chú nên tham khảo ở các công ty lớn, nó có báo cáo gì, mục đích ra sao. Như vậy, các chú có thể yên tâm mà ngủ vào những ngày cuối tháng.
Như vậy, cần có 2 yếu tố, con người và hệ thống. Con người là quan trọng nhất, các chú hầu hết có phần mềm ngon, có thể customise được các báo cáo theo yêu cầu, nhưng còn con người? Thứ nhất, các chú nên bỏ thói quen làm việc tắt, theo cái mình nghĩ, anh thấy một số cô chú trên này làm kế toán, trả lời về nghiệp vụ một cách mơ hồ, theo kiểu, tao nghĩ thế nên tao định khoản thế. Xin thưa, anh đã thấy một số kế toán rất giỏi, họ thường có một file riêng về các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực họ làm, khi nào cần, họ tham khảo. Do vậy, làm kế toán phải dựa trên cơ sở luật và quy định. Thứ hai, các văn bản về kế toán, tài chính ở Việt Nam thay đổi chóng mặt và nhiều khi chồng chéo. Anh nói đơn cử, chú nào làm ngân hàng có thể thấy được điều này, bộ tài chính yêu cầu các chú phải có BCTC đã được kiểm toán trước 28 tháng 2, nhưng NHNN chỉ yêu cầu các chú có trước 31 tháng 3. Các cô các chú thử nghĩ xem, theo ai? Thế nên, việc cập nhật các văn bản là hết sức cần thiết.
Một hệ thống kế toán mạnh cũng đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, một số bạn anh hiện nay đang là FC (Finance Controller) hoặc FD (Finance Director) ở những tập đoàn đa quốc gia hàng đầu thế giới có chi nhánh tại việt nam nói rằng: Các tập đoàn này có hệ thống kiểm soát nội bộ và các yêu cầu về báo cáo quản lý rất sát sao. Tuy nhiên, chính họ là những người phải đưa ra các quy định này tại Việt Nam. Anh cũng phỏng vấn một số giám đốc tại các doanh nghiệp cỡ vừa tại Việt Nam, họ cũng có mong muốn xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, nhưng thiếu kinh nghiệm nên việc chưa đến nơi đến chốn.
Muốn vậy các cô các chú phải làm gì: Thứ nhất là phải học (cái này chắc chắn anh không phải nhắc), nhưng học cái gì. Anh không quảng cáo, nhưng anh chỉ cho các cô các chú một chỗ. Ở Việt Nam, có một chương trình dành cho kế toán rất tốt, nhưng khá khó đó là ACCA. Các cô các chú có thể vào đây (
www.accaglobal.com) mà tham khảo. Hoặc các chú có thể vào đó đọc các bài viết, các bài thi cũ để xem nó liên quan đến các chú thế nào. Theo anh, học xong cái đó, các cô các chú sẽ trở thành FC một cách dễ dàng. Thứ hai, cập nhật văn bản thường xuyên.
Tạm thế đã, anh đã trả lời câu hỏi của chú chưa?
P/S: anh cảm ơn chú đã có lời mời, anh xin chú mở cho anh một cái box Kiểm toán, anh xin luôn chức admin (nhưng admin có khác với member không, nếu không anh cũng chẳng xin làm gì). Nhưng anh không hứa là sẽ vào thường xuyên, vì anh cũng bận, nhưng anh sẽ trả lời những câu hỏi nào mà anh cho là hay.
k 
