Quản lý công nợ thế nào hiệu quả?!!!???

  • Thread starter HuyenLy
  • Ngày gửi
H

HuyenLy

Thành viên sơ cấp
27/9/06
39
1
6
33
Đại dương thanh bình
#1
Cty em có nhiều khách hàng bán lẻ ở khắp nơi. Hàng tháng đều có gửi bảng đối chiếu công nợ. Nhưng nhiều khách hàng họ không xác nhận (dù e có ghi là nếu không ký và không gửi lại thì xem như khách hàng đồng ý với số trên) hoặc xác nhận và thanh toán cho nhân viên thị trường. Em thấy hiện tại công việc quản lý công nợ ở cty em là không chặt chẽ. Em biết thế và cũng muốn khắc phục nhưng không biết làm thế nào. Các anh chị giúp em với.........:help:
 
trinhtrong

trinhtrong

Soldier
5/9/06
325
3
16
Thành phố Hồ Chí Minh
#2
Quản lý công nợ chặt chẽ hay không còn tùy thuộc vào chính sách bán hàng công nợ của công ty bạn. Giả sử như công ty chỉ cho nợ gối đầu (hay còn gọi là hạn mức tín dụng) giá trị là bao nhiêu thì mới bán hàng tiếp. Mình không rõ công ty bạn kinh doanh ngành hàng gì và những khách hàng bán lẻ của công ty bạn có ký hợp đồng đại lý hay hay hợp đồng mua hàng trả chậm hay không nên không thể có giải pháp cụ thể được.
 
Thích: chung N
H

HuyenLy

Thành viên sơ cấp
27/9/06
39
1
6
33
Đại dương thanh bình
#3
Cty e SXKD thức ăn gia súc. Vì không có điều kiện để 1 người chuyên đi thu nợ nên thường vẫn để NVTT thu tiền của khách hàng. Vì khách hàng và NVTT đều ở tỉnh nên nếu họ thu tiền nhưng không chủ động gọi về công ty thì em sẽ không biết thế nào. Em định là ngày nào cũng gọi điện cho tiếp thị nhưng không khả quan - không thể ngày nào cũng gọi mấy chục cú điện thoại được - mà gọi điện hoài thì khách hàng họ khó chịu ... em đang rất đau đầu vì đã có trường hợp NVTT thu tiền rùi trốn luôn đấy huhuhu. Tối nào em cũng mơ thấy mình làm việc hết đó ...:worry:
 
Sửa lần cuối:
trinhtrong

trinhtrong

Soldier
5/9/06
325
3
16
Thành phố Hồ Chí Minh
#4
Vấn đề của em thì:
1/ Quản lý nhân viên thị trường là chủ yếu: ký hợp đồng với họ và quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi. Thù lao của họ nên thỏa thuận họ được hưởng % trên số thu (căn cứ vào số tiền chuyển về công ty). Việc giao hàng thêm cho người bán lẻ sẽ tùy thuộc vào việc trả nợ - thu tiền của nhân viên này. Nếu có dấu hiệu bất thường thì mình ngưng ngay tránh thiệt hại nhiều.
2/ Ký hợp đồng đại lý với những người bán hàng (nhà phân phối), nếu có thể thỏa thuận được với họ về việc chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng (phí chuyển tiền bên công ty mình chịu) thì tốt. Cũng nêu rõ những quyền lợi mà họ được hưởng (như chiết khấu thanh toán, ...) cũng như trách nhiệm của họ khi đối chiếu công nợ, thanh toán, em đề cập cả ngững qui định về thanh toán như khi họ trả tiền cho nhân viên thị trường thì yêu cầu phải có phiếu thu (phiếu thu này do công ty đánh số quản lý và giao cho NV thị trường).
Em kết hợp cả hai cách trên, định kỳ yêu cầu NV thị trường lập báo cáo thu tiền (chi tiết từng người bán hàng) gửi về công ty. Cố gắng thôi, anh nghĩ cũng không đến nỗi nào đâu, đôi khi xảy ra sự cố là do không tìm hiểu kỹ về NV thị trường.
 
H

HuyenLy

Thành viên sơ cấp
27/9/06
39
1
6
33
Đại dương thanh bình
#5
Em cám ơn anh nhiều. Em sẽ cố gắng để kết hợp 2 cách trên thêm vào những phương pháp hiện tại em đang làm để công việc mình tốt hơn.Hy vọng công việc của em sẽ tốt hơn :)
 
xuantham

xuantham

Thành viên thân thiết
18/8/05
5,346
598
113
53
#6
trinhtrong nói:
Vấn đề của em thì:
1/ Quản lý nhân viên thị trường là chủ yếu: ký hợp đồng với họ và quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi. Thù lao của họ nên thỏa thuận họ được hưởng % trên số thu (căn cứ vào số tiền chuyển về công ty). Việc giao hàng thêm cho người bán lẻ sẽ tùy thuộc vào việc trả nợ - thu tiền của nhân viên này. Nếu có dấu hiệu bất thường thì mình ngưng ngay tránh thiệt hại nhiều.
2/ Ký hợp đồng đại lý với những người bán hàng (nhà phân phối), nếu có thể thỏa thuận được với họ về việc chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng (phí chuyển tiền bên công ty mình chịu) thì tốt. Cũng nêu rõ những quyền lợi mà họ được hưởng (như chiết khấu thanh toán, ...) cũng như trách nhiệm của họ khi đối chiếu công nợ, thanh toán, em đề cập cả ngững qui định về thanh toán như khi họ trả tiền cho nhân viên thị trường thì yêu cầu phải có phiếu thu (phiếu thu này do công ty đánh số quản lý và giao cho NV thị trường).
Em kết hợp cả hai cách trên, định kỳ yêu cầu NV thị trường lập báo cáo thu tiền (chi tiết từng người bán hàng) gửi về công ty. Cố gắng thôi, anh nghĩ cũng không đến nỗi nào đâu, đôi khi xảy ra sự cố là do không tìm hiểu kỹ về NV thị trường.
Sao mà cái qui định trong bài viết đầu về hạn mức tín dụng cho khách hàng lại bỏ qua không nhắc lại?Đó là 1 biện pháp rất cần thiết.

To huyenly: Nhân viên bán hàng có rất nhiều cách để lấy tiền của khách hàng không nộp vế công ty.
Việc đầu tiên cty cần làm là:
- Nắm rõ nhân thân của nhân viên đó. Tức phải có hồ sơ nhân viên đầy đủ. Hồ sơ phải có CMND, bảng sao hộ khẩu(có chứng nhận của địa phương trên sổ hộ khẩu- mới nhất, và định kỳ năm nên cập nhật). Nếu hộ khẩu không có thị thực của địa phương thì lý lịch có xác nhận của địa phương cũng được.
- Có hợp đồng với nhân viên rõ ràng: quy định rõ quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên trong công việc bán hàng tới đâu. Quy chế thu tiền khách hàng như thế nào.
Các cách làm trên để phòng khi nhân viên ôm tiền trốn mình còn có cơ sở để quy tội, và có cách tìm đồng thời hạn chế bớt ý đồ phạm tội của họ.

Biện pháp thứ 2 của Trinhtrong về chuyển tiền khả thi và tốt hơn là đưa phiếu thu cho nhân viên đi thu, dù có đánh số sẳn thì cũng không đảm bảo được số tiền ghi trên liên giao cho khách hàng là số tiền nhâ viên này mang về cho công ty, và chắc gì ngày thu tiền ghi đúng như ngày khách hàng trả tiền. Cách dùng phiếu thu này không hữu hiệu dù mình có quy định nhân viên chỉ được giữ tiền trong bao lâu đi nữa.(Chuyện này thì mình gặp nhiều rồi). Vì vậy bạn chỉ có thể giảm mức thiệt hại đến mức thấp nhất bằng các biện pháp khác mà thối. Vì dụ xây dựng chính sách bán hàng:

+Bên cạnh xác định hạn mức nợ, thời gian nợ của mỗi khách hàng thì cần quy định thêm tổng số dư nợ củakhách hàng/ mỗi nhân viên là bao nhiêu. Đến mức đó thì phải thu tiền về rồi mới được bán tiếp.
+Không để nhân viên bán hàng đi giao hàng để phòng trường hợp nhân viên chuyển doanh số bán từ khách hàng này sang khách hàng khác, hoặc khai thêm khách hàng giả để tiếp tục lấy hàng bán cho khách hàng cũ đã quá hạn mức nợ. Hoặc chỉ có 1 khách hàng nhưng lại có nhiều tên khac nhau được khai báo về cty. Kết hợp việc này thì cần phải xác minh khách hàng mới khi được nhân viên bán hàng báo về, tương tự phải có hồ sơ khách hàng

+Một quy trình bán hàng có thể thực hiện là: phải có đơn đặt hàng do khách hàng fax lên, nếu khách hàng không fax được thì gọi điện đến (cần ghi lại ngày giờ). Căn cứ trên yêu cầu của khách hàng nhân viên bán hàng lập Đề Nghị Xuất Hàng Bán, kèm theo Phiếu Đặt Hàng của khách. Phiếu này được kế tóan công nợ xác nhận còn trong hạn mức tín dụng và khách hàn của nhân viên này có tổng số dư nợ trong mức cho phép. Sau đó chuyển qua lập hóa đơn và xuất hàng. Bộ phận giao nhận sẽ phụ trách việc giao hàng. Hàng mang ra xe đi gửi cho nhà xe thì có thể yêu cầu khách hàng làm ủy quyền cho ai là đại diện nhà xe ký nhận vào hóa đơn (đây là biện pháp cần thiết, nếu không khách hàng xù nợ, mà mình giao hàng cho nhà xe thì không có cơ sở để đòi họ)

Còn thu tiền thì biện pháp của trinhtrong là ổn nhất.
Còn cái vụ gọi điện thoại mất chục lần trong ngày thì không hay lại tốn tiền, bộ gọi vậy rồi họ nói thật hay họ mang tiền về đàng hòang sao? Không có đâu!

Để giảm chi phí thì bạn có thể đề nghị khách hàng sử dụng email
Bán hàng mà thu tiền được thì cần bán, chứ bán hàng không thu tiền được thì bán làm gì? Tốt nhất là yêu cầu khách hàng hàng giao dịch phải có máy Fax, gọi điện thoại cũng tốn tiền vậy thì Fax tốt hơn. Đặt hàng cũng nhanh, xác nhận công nợ cũng dễ. Còn khách hàng mà không có khả năng trang bị máy fax thì thôi, cũng không nên giao dịch làm gì
 
trinhtrong

trinhtrong

Soldier
5/9/06
325
3
16
Thành phố Hồ Chí Minh
#7
Cám ơn bạn xuantham đã nhắc mình về cái "hạn mức tín dụng" , nói trước quên sau !!! sorry
Về các biện pháp của bạn rất tốt nhưng để thực hiện được thì có thể công ty phải có biện pháp hổ trợ cho các nhà phân phối:
- các đơn đặt hàng mình nên thiết kế sẳn form đơn đặt hàng gửi cho khách để họ sử dụng mà mình cũng dễ theo dõi.
- cũng không nên cứng ngắc quá về việc khách phải có máy Fax, nhà phân phối ở tỉnh đôi khi chỉ là cửa hàng nhỏ thì không thể trang bị máy fax, có thể họ chỉ cần điền và ký vào form có sẳn rồi chuyển cho NV thị trường để họ fax về công ty.
- việc cấp hạn mức tín dụng bao nhiêu và trong bao lâu là vấn đề rất quan trọng, thường thì những khách hàng đã giao dịch quen và có uy tín trong thanh toán thì mình cấp nhiều và thời gian dài hơn. Tuy nhiên thận trọng vẫn là điều cần quan tâm vì vậy, nếu có thể được thì lâu lâu kế toán công nợ nên đi thực tế để kiểm tra.
 
H

HuyenLy

Thành viên sơ cấp
27/9/06
39
1
6
33
Đại dương thanh bình
#8
Em đã in bài viết của hai anh(chị) ra để gửi cho cả mấy bộ phận khác trong cty em (nhân sự, bán hàng,...) để tham khảo và tư vấn lên chỗ Sếp để công việc tốt hơn. Thật sự em rất cám ơn hai anh(chị) trinhtrong và xuantham. Em sẽ báo cho hai anh biết kết quả sau ha
 
V

Vũ Trí Cường

Thành viên sơ cấp
26/7/06
2
0
0
Thành Phố Bắc Giang
#9
Để quản li công nợ chặt chẽ theo tôi công ty bạn phải thường xuyên đối chiếu công nợ hàng tháng với từng khách hàng và từng khách hàng phải có hợp đồng bán hàng. Nếu rủi ro xảy ra, công ty bạn phải có hợp đồng bán hàng và đối chiếu công nợ mới đủ căn cứ kiện khách hàng về tội chiếm đoạt tài sản.
Chúc bạn thành công

Trí Cường
 
V

Vũ Trí Cường

Thành viên sơ cấp
26/7/06
2
0
0
Thành Phố Bắc Giang
#10
Để quản li công nợ chặt chẽ theo tôi công ty bạn phải thường xuyên đối chiếu công nợ hàng tháng với từng khách hàng và từng khách hàng phải có hợp đồng bán hàng. Nếu rủi ro xảy ra, công ty bạn phải có hợp đồng bán hàng và đối chiếu công nợ mới đủ căn cứ kiện khách hàng về tội chiếm đoạt tài sản.
Chúc bạn thành công

Trí Cường
 
huemis

huemis

sonbt@eurowindow.biz
2/11/05
281
0
0
36
ha noi
#11
xuantham nói:
Sao mà cái qui định trong bài viết đầu về hạn mức tín dụng cho khách hàng lại bỏ qua không nhắc lại?Đó là 1 biện pháp rất cần thiết.

To huyenly: Nhân viên bán hàng có rất nhiều cách để lấy tiền của khách hàng không nộp vế công ty.
Việc đầu tiên cty cần làm là:
- Nắm rõ nhân thân của nhân viên đó. Tức phải có hồ sơ nhân viên đầy đủ. Hồ sơ phải có CMND, bảng sao hộ khẩu(có chứng nhận của địa phương trên sổ hộ khẩu- mới nhất, và định kỳ năm nên cập nhật). Nếu hộ khẩu không có thị thực của địa phương thì lý lịch có xác nhận của địa phương cũng được.
- Có hợp đồng với nhân viên rõ ràng: quy định rõ quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên trong công việc bán hàng tới đâu. Quy chế thu tiền khách hàng như thế nào.
Các cách làm trên để phòng khi nhân viên ôm tiền trốn mình còn có cơ sở để quy tội, và có cách tìm đồng thời hạn chế bớt ý đồ phạm tội của họ.

Biện pháp thứ 2 của Trinhtrong về chuyển tiền khả thi và tốt hơn là đưa phiếu thu cho nhân viên đi thu, dù có đánh số sẳn thì cũng không đảm bảo được số tiền ghi trên liên giao cho khách hàng là số tiền nhâ viên này mang về cho công ty, và chắc gì ngày thu tiền ghi đúng như ngày khách hàng trả tiền. Cách dùng phiếu thu này không hữu hiệu dù mình có quy định nhân viên chỉ được giữ tiền trong bao lâu đi nữa.(Chuyện này thì mình gặp nhiều rồi). Vì vậy bạn chỉ có thể giảm mức thiệt hại đến mức thấp nhất bằng các biện pháp khác mà thối. Vì dụ xây dựng chính sách bán hàng:

+Bên cạnh xác định hạn mức nợ, thời gian nợ của mỗi khách hàng thì cần quy định thêm tổng số dư nợ củakhách hàng/ mỗi nhân viên là bao nhiêu. Đến mức đó thì phải thu tiền về rồi mới được bán tiếp.
+Không để nhân viên bán hàng đi giao hàng để phòng trường hợp nhân viên chuyển doanh số bán từ khách hàng này sang khách hàng khác, hoặc khai thêm khách hàng giả để tiếp tục lấy hàng bán cho khách hàng cũ đã quá hạn mức nợ. Hoặc chỉ có 1 khách hàng nhưng lại có nhiều tên khac nhau được khai báo về cty. Kết hợp việc này thì cần phải xác minh khách hàng mới khi được nhân viên bán hàng báo về, tương tự phải có hồ sơ khách hàng

+Một quy trình bán hàng có thể thực hiện là: phải có đơn đặt hàng do khách hàng fax lên, nếu khách hàng không fax được thì gọi điện đến (cần ghi lại ngày giờ). Căn cứ trên yêu cầu của khách hàng nhân viên bán hàng lập Đề Nghị Xuất Hàng Bán, kèm theo Phiếu Đặt Hàng của khách. Phiếu này được kế tóan công nợ xác nhận còn trong hạn mức tín dụng và khách hàn của nhân viên này có tổng số dư nợ trong mức cho phép. Sau đó chuyển qua lập hóa đơn và xuất hàng. Bộ phận giao nhận sẽ phụ trách việc giao hàng. Hàng mang ra xe đi gửi cho nhà xe thì có thể yêu cầu khách hàng làm ủy quyền cho ai là đại diện nhà xe ký nhận vào hóa đơn (đây là biện pháp cần thiết, nếu không khách hàng xù nợ, mà mình giao hàng cho nhà xe thì không có cơ sở để đòi họ)

Còn thu tiền thì biện pháp của trinhtrong là ổn nhất.
Còn cái vụ gọi điện thoại mất chục lần trong ngày thì không hay lại tốn tiền, bộ gọi vậy rồi họ nói thật hay họ mang tiền về đàng hòang sao? Không có đâu!

Để giảm chi phí thì bạn có thể đề nghị khách hàng sử dụng email
Bán hàng mà thu tiền được thì cần bán, chứ bán hàng không thu tiền được thì bán làm gì? Tốt nhất là yêu cầu khách hàng hàng giao dịch phải có máy Fax, gọi điện thoại cũng tốn tiền vậy thì Fax tốt hơn. Đặt hàng cũng nhanh, xác nhận công nợ cũng dễ. Còn khách hàng mà không có khả năng trang bị máy fax thì thôi, cũng không nên giao dịch làm gì

theo mình những điều trên rất tốt nhưng mà có một số vấn đề này:
- Về nắm rõ thân nhân của nhân viên, đầu tiên nên là biết người đó thật gần gũi và biết rõ thật sự người đó vì giờ thật sự công việc kiện tụng với số tiền quá ít thì không thể truy cứu nếu như người ta không có khả năng trhanh toán thì không thể bắt họ được nên tốt nhất là người có kinh nghiệm và nhiều năm gắn bó với công ty.
-Thứ hai tốt nhất nếu mà công ty lớn thì nên cho hai công nợ cùng đi với nhau thì nó có trách nhiệm hơn,với một người thì không thể bắt được,còn với 2 người nếu người này mà trốn thì quy trách nhiệm người kia.
- còn về bán hàng
mình có viech hẹn bạn mình viết tiếp saiu nha
 
H

HuyenLy

Thành viên sơ cấp
27/9/06
39
1
6
33
Đại dương thanh bình
#12
Những việc mà bạn Huemis nói thật sự là rất hiệu quả nhưng có một số vấn đề:
1. Do thị trường xa, khách hàng còn nhỏ lẻ nên nhiều người chưa chuyển khoản, buộc lòng phải để tiếp thị thu tiền rồi chuyển về cty.Nhưng khi tuyển tiếp thị vào thì không thể tìm được 5, 10 nhân viên thị trường là người thân thuộc, tin cẩn được.
2. Mà dù là cty lớn thì cũng không thể để hai người làm 1 cviệc được.
Mình đang thật đau đầu cho vụ công nợ này.
Những phương pháp của các anh ở trên Ly đã, đang và sẽ làm những việc có ích cho cty và công việc của mình.
 
Thích: chung N
J

jodanton

Thành viên sơ cấp
12/4/10
7
0
0
Hà Nội
#13
Hiện giờ mình cũng đang phải làm kế toán công nợ của một công ty xây dựng nhưng chỉ phải tổng hợp công nợ lại của những người theo dõi chi tiết theo nhà cung cấp thôi. Nhưng công nợ của những nhà cung cấp thì luôn thay đổi từng ngày nên mình không biết làm cách nào có thể cập nhật công nợ một cách nhanh nhất vì mỗi lần tổng hợp thì lại phải xin file chi tiết theo từng hóa đơn của từng người một. Mọi người giúp mình với. Mail của mình haminhluyen86@gmail.com.
 
mstrang-afcvietnam

mstrang-afcvietnam

Thành viên sơ cấp
27/9/14
1
1
1
29
#14
Có lẽ vấn đề công nợ mọi người khá quan tâm. Tham dự một chương trình về quản trị công nợ em nghĩ khá hay đấy
 
Thích: chung N
C

catherine ho

Thành viên sơ cấp
29/10/14
2
0
1
#15
Các anh chị ơi chỉ giúp em cách nào để lấy được nợ của khách hàng mà không làm khách hàng giận vậy ak?
 

Thành viên trực tuyến

  • sukoharin

Xem nhiều