1 Thực hiện các phép tính đơn giản
Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng cho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính làm được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator trong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows).
Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt phím tắt của nó trên thanh công cụ nội trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách truy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻ Commands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục Tools Calculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo chuột và gắp thả biểu tượng của công cụ nổi rồi chọn Close.
Ngay lập tức, bạn sẽ trông thấy chiếc nút Tools Calculate. Kế tiếp, bạn hãy nhập vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/200. Hãy đánh dấu khối phép tính này rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of the calculation is).
2 Che giấu những đoạn có nội dung nhạy cảm
Microsoft Word có một tính năng khá hay về bảo mật là cho phép người dùng che giấu những nội dung nhạy cảm trong một văn bản.
Để làm ẩn một đoạn văn bản bất kỳ, trước tiên, bạn cần thực hiện thao tác đánh dấu khối đoạn văn bản cần được làm ẩn, truy xuất đến menu Format, chọn mục Font…, bấm chọn thẻ Font trong hộp thoại Font, đánh dấu kiểm trước tuỳ chọn Hidden trong vùng Effects rồi chọn OK để cập nhật kết quả. Ngay lập tức, đoạn văn bản này biến mất khỏi văn bản và tạm nhường vị trí của nó cho những nội dung nằm ngay sau đó.
Để hiển thị những đoạn đã che giấu trong văn bản hiện hành, bạn hãy truy xuất đến menu Tools, chọn mục Options…, chọn thẻ View, đánh dấu kiểm trước tuỳ chọn Hidden text rồi bấm OK để tiếp tục. Những đoạn văn bản (đã từng được bạn che giấu) sẽ xuất hiện trở lại và được gạch dưới bằng nét đứt quãng để bạn được thuận tiện hơn trong việc phân biệt với những đoạn văn bản bình thường. Thủ thuật này tỏ ra hữu hiệu và an toàn hơn rất nhiều so với thao tác che giấu một đoạn văn bản mà không ít người dùng đã nghĩ đến đó là chọn màu trắng làm màu chữ (để lẫn vào màu nền của văn bản)!
3 Ghi chú thông tin về tài liệu trong MS Word
WinXP tự động lưu trữ một số thông tin cơ bản cho mỗi tập tin được tạo ra. Các thông tin ấy bao gồm kích thước (size), ngày giờ tạo lập, loại tập tin.
Các thông tin này sẽ hiển thị khi bạn duyệt các tập tin trong Windows Explorer. Đối với tài liệu Word, bạn có thể bổ sung thêm vào nhiều thông tin hơn, chẳng hạn như tên người tạo lập, chủ đề, các ghi chú về tài liệu…
Để thực hiện được điều này, bạn vào menu File> Properties và điền các thông tin vào thẻ Summary. Thẻ Summary chỉ gồm một số thông tin cơ bản, cần thiết nhất. Để có thể bổ sung nhiều thông tin hơn, hãy vào thẻ Custom. Ở đây có đến 27 loại thông tin về tài liệu để bạn có thể ghi chú nếu thấy cần thiết.
Tại sao phải bỏ thời gian ra để làm điều này? Hãy xem 2 lợi ích to lớn mà nó mang lại:
1. Khi có quá nhiều tài liệu, có thể bạn không còn nhớ ra mình đã lưu ở đâu và đã đặt tên gì cho tài liệu đó nên thật khó mà tìm ra chúng. Nếu đã từng thêm vào tài liệu các thông tin bổ sung, chỉ cần nhớ một trong các thông tin về tài liệu ấy, chẳng hạn như một từ khoá hay chủ để của tài liệu thì bạn sẽ dễ dàng tìm ra chúng bằng chức năng “Advanced File Search” trong Word hoặc một tiện ích tìm kiếm file khác. Kích hoạt chức năng “Advanced File Search” bằng cách vào menu File> File Search> Advanced File Search.
2. Chế độ duyệt file “Details view” trong Windows Explorer sẽ hiển thị các thông tin về tài liệu. Theo mặc định chỉ có một số thông tin cơ bản được hiển thị, bạn có thể mở rộng chế độ hiển thị thông tin của Windows Explorer bằng cách vào menu View> Choose Details và đánh dấu vào các thông tin của tài liệu muốn hiện thị thêm. Khi dùng Windows Explorer để tìm, bạn có thể xem trước các thông tin cần thiết về tài liệu để có thể phần nào “hình dung” được nội dung của tài liệu ấy mà không cần phải mở chúng ra. Một điều cũng rất hữu ích là bạn có thể sắp xếp thứ tự các tài liệu có chung một thông tin nào đó, chẳng hạn như các tài liệu có cùng một chủ đề… bằng cách bấm vào thẻ thông tin tương ứng.
Đối với các loại tài liệu khác trong bộ Microsoft Office như Excel, Power Point, bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin cho chúng theo cách như trên. Tập thói quen tạo thông tin bổ sung cho các tài liệu sẽ rất hữu ích cho bạn trong việc quản lý, tìm kiếm và tổ chức tài liệu. Bạn sẽ thấy bỏ ra một vài phút để làm việc này quả là xứng đáng một khi đã từng lâm vào cảnh mất hàng giờ chỉ để tìm một tài liệu nào đó bị thất lạc vì quá lâu không dùng đến.
(Theo LBVMVT)
Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng cho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính làm được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator trong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows).
Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt phím tắt của nó trên thanh công cụ nội trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách truy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻ Commands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục Tools Calculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo chuột và gắp thả biểu tượng của công cụ nổi rồi chọn Close.
Ngay lập tức, bạn sẽ trông thấy chiếc nút Tools Calculate. Kế tiếp, bạn hãy nhập vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/200. Hãy đánh dấu khối phép tính này rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of the calculation is).
2 Che giấu những đoạn có nội dung nhạy cảm
Microsoft Word có một tính năng khá hay về bảo mật là cho phép người dùng che giấu những nội dung nhạy cảm trong một văn bản.
Để làm ẩn một đoạn văn bản bất kỳ, trước tiên, bạn cần thực hiện thao tác đánh dấu khối đoạn văn bản cần được làm ẩn, truy xuất đến menu Format, chọn mục Font…, bấm chọn thẻ Font trong hộp thoại Font, đánh dấu kiểm trước tuỳ chọn Hidden trong vùng Effects rồi chọn OK để cập nhật kết quả. Ngay lập tức, đoạn văn bản này biến mất khỏi văn bản và tạm nhường vị trí của nó cho những nội dung nằm ngay sau đó.
Để hiển thị những đoạn đã che giấu trong văn bản hiện hành, bạn hãy truy xuất đến menu Tools, chọn mục Options…, chọn thẻ View, đánh dấu kiểm trước tuỳ chọn Hidden text rồi bấm OK để tiếp tục. Những đoạn văn bản (đã từng được bạn che giấu) sẽ xuất hiện trở lại và được gạch dưới bằng nét đứt quãng để bạn được thuận tiện hơn trong việc phân biệt với những đoạn văn bản bình thường. Thủ thuật này tỏ ra hữu hiệu và an toàn hơn rất nhiều so với thao tác che giấu một đoạn văn bản mà không ít người dùng đã nghĩ đến đó là chọn màu trắng làm màu chữ (để lẫn vào màu nền của văn bản)!
3 Ghi chú thông tin về tài liệu trong MS Word
WinXP tự động lưu trữ một số thông tin cơ bản cho mỗi tập tin được tạo ra. Các thông tin ấy bao gồm kích thước (size), ngày giờ tạo lập, loại tập tin.
Các thông tin này sẽ hiển thị khi bạn duyệt các tập tin trong Windows Explorer. Đối với tài liệu Word, bạn có thể bổ sung thêm vào nhiều thông tin hơn, chẳng hạn như tên người tạo lập, chủ đề, các ghi chú về tài liệu…
Để thực hiện được điều này, bạn vào menu File> Properties và điền các thông tin vào thẻ Summary. Thẻ Summary chỉ gồm một số thông tin cơ bản, cần thiết nhất. Để có thể bổ sung nhiều thông tin hơn, hãy vào thẻ Custom. Ở đây có đến 27 loại thông tin về tài liệu để bạn có thể ghi chú nếu thấy cần thiết.
Tại sao phải bỏ thời gian ra để làm điều này? Hãy xem 2 lợi ích to lớn mà nó mang lại:
1. Khi có quá nhiều tài liệu, có thể bạn không còn nhớ ra mình đã lưu ở đâu và đã đặt tên gì cho tài liệu đó nên thật khó mà tìm ra chúng. Nếu đã từng thêm vào tài liệu các thông tin bổ sung, chỉ cần nhớ một trong các thông tin về tài liệu ấy, chẳng hạn như một từ khoá hay chủ để của tài liệu thì bạn sẽ dễ dàng tìm ra chúng bằng chức năng “Advanced File Search” trong Word hoặc một tiện ích tìm kiếm file khác. Kích hoạt chức năng “Advanced File Search” bằng cách vào menu File> File Search> Advanced File Search.
2. Chế độ duyệt file “Details view” trong Windows Explorer sẽ hiển thị các thông tin về tài liệu. Theo mặc định chỉ có một số thông tin cơ bản được hiển thị, bạn có thể mở rộng chế độ hiển thị thông tin của Windows Explorer bằng cách vào menu View> Choose Details và đánh dấu vào các thông tin của tài liệu muốn hiện thị thêm. Khi dùng Windows Explorer để tìm, bạn có thể xem trước các thông tin cần thiết về tài liệu để có thể phần nào “hình dung” được nội dung của tài liệu ấy mà không cần phải mở chúng ra. Một điều cũng rất hữu ích là bạn có thể sắp xếp thứ tự các tài liệu có chung một thông tin nào đó, chẳng hạn như các tài liệu có cùng một chủ đề… bằng cách bấm vào thẻ thông tin tương ứng.
Đối với các loại tài liệu khác trong bộ Microsoft Office như Excel, Power Point, bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin cho chúng theo cách như trên. Tập thói quen tạo thông tin bổ sung cho các tài liệu sẽ rất hữu ích cho bạn trong việc quản lý, tìm kiếm và tổ chức tài liệu. Bạn sẽ thấy bỏ ra một vài phút để làm việc này quả là xứng đáng một khi đã từng lâm vào cảnh mất hàng giờ chỉ để tìm một tài liệu nào đó bị thất lạc vì quá lâu không dùng đến.
(Theo LBVMVT)
Sửa lần cuối: