Tớ tham gia với, trước hết thì xin bỏ qua vấn đề hiệu quả của Công tác kiểm soát nội bộ đi, cái này chúng ta rõ rồi, và nếu nó đến tay ta thực thi cũng có nghĩa là lãnh đạo công ty cũng đã có chút hiểu biết về tính chất của Kiểm soát nội bộ, chúng ta bàn ở đây là vấn đề thực thi nó thế nào, các bước tiến hành để setup hoàn chỉnh một hệ thống kiểm soát nội bộ. Ở đây Trần Văn Hùng muốn chúng ta bàn tới việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty có nhiều chi nhánh, cái mà từ đầu bài viết tới giờ chưa có ai đề cập tới, và có lẽ đây là một Công ty tại Việt Nam do người Việt Nam điều hành - tính chất hoàn toàn không giống với các Công ty có người điều hành đứng đầu là nguời nước ngoài.
Nào xem nhé, lấy ví dụ một công ty có các chi nhánh là xưởng sản xuất, kho chứa thành phẩm, xí nghiệp vận chuyển, cửa hàng phân phối tiêu thụ sản phẩm, đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập tại một địa phương thật xa được Công ty giao quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, như vậy đã đầy đủ các yếu tố chưa nhỉ? Hệ thống phân cấp tài chính đã được thống nhất toàn diện trong đó Công ty là người nắm quyền cao nhất về tài chính, cân đối, điều phối ngân sách cho các đơn vị trực thuộc, trong phạm vi quyền hạn của mình các đơn vị này hoạt động, và để hoạt động được trơn chu thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận hành.
Bước đầu tiên của người thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là mô tả được sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự, sơ đồ này là bản đồ dạng hình thang chi tiết với các đường link quan hệ hơi nhằng nhịt (quan hệ ngang cấp, quan hệ kiểm tra chéo, quan hệ kế thừa vv....), sơ đồ nhân sự sẽ đính kèm một báo cáo chi tiết chức năng nhiệm vụ của từng chức danh: chức danh giám đốc ........ nhân viên sản xuất, nhân viên bán hàng qua khảo sát thực tế, nghĩa là mô tả lại công việc đang thực thi của từng chức danh trong hệ thống.
Tiếp đến, vẫn là phần nhân sự, mà có lẽ chỉ là phần đóng góp phụ trợ nhưng lại rất quan trọng cho cái sơ đồ tổ chức đó là: Nội quy lao động của đơn vị, sổ tay nhân viên, những thứ này thực ra sẽ hoàn thiện hơn sau khi hệ thống kiểm soát nội bộ được hình thành, tuy nhiên, như đã nói, hệ thống kiểm soát nội bộ luôn luôn nằm sẵn trong mỗi đơn vị kinh tế dù muốn hay không.
Bây giờ chuyển qua khảo sát các vấn đề khác: vấn đề sản xuất, đây là vấn đề hoàn toàn mang tính kỹ thuật, quy trình sản xuất luôn có sẵn trong công nghệ, công việc của người khảo sát chỉ là mô tả lại sự vận hành của cỗ máy sản xuất trong đó nhấn mạnh tới "con người" và chỗ đứng của họ trong từng công đoạn, lại nói đến công đoạn, hãy xem xem trong quy trình sản xuất thì người ta tách ra đâu là đầu đâu là cuối của mỗi đoạn công việc, có thể căn cứ vào tính chất sản phẩm sản xuất, tính chất của thiết bị máy móc hay tác nghiệp của người lao động để phần đoạn, việc phân đoạn này sẽ là rất cần thiết cho người phân tích thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ khi gắn kết quy trình tác nghiệp vào với các loại văn bản, chứng từ (sau này sinh ra nhằm chứng thực cho quy trình kiểm soát), các quy trình đi kèm như KCS, quản lý nhập xuất kho nguyên vật liêu, nhập xuất kho thành phẩm với các quy định về định mức vật tư (nếu chưa có quy định về định mức vật tư thì đây cũng chính là công việc của người khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ, xây dựng được hệ thống tính định mức vật tư, chi phí sản xuất là điều tiên quyến trong khâu KSNB quy trình sản xuất).
Bây giờ thì chúng ta có được một bức tranh toàn cảnh của xưởng sản xuất chưa nào, các thứ trên sẽ là chất liệu và nhiệm vụ của người khảo sát là gắn kết chúng lại trên bức tranh hoàn công vừa nói, mỗi quy trình, mỗi công đoạn đều được kết hợp các chất liệu: con người, công việc, vật liệu đầu vào, vật liệu đầu ra, các chế tài lao động, định mức sản xuất, từ đó đánh giá đưa ra các loại chứng từ cần thiết để xác lập chứng thực hoạt động của từng công đoạn.
Thực ra phân hệ sản xuất này chưa xong, cái thiếu ở đây là kế hoạch sản xuất và dự kiến sản xuất căn cứ theo một tiêu thức nào đó: như hợp đồng, tồn kho, vận chuyển vv.... những thứ này liên quan tới cả bán hàng, có lẽ cần thiết được đưa vào khu vực khảo sát bán hàng.
Tiếp tới là xem xét tới vấn đề quản lý hàng hóa - thành phẩm, quy trình nhập xuất kho thành phẩm đem bán hoặc đem giao cho các cơ sở, khảo sát vấn đề này cần có đôi chút kinh nghiệm về việc bố trí lưu trữ, đánh giá lưu trữ thế nào là hợp lý tùy thuộc tính chất sản phẩm, tính chất khí hậu vùng miền và tính chất địa lý, bảo quản sản phẩm thế nào, sắp xếp sản phẩm trong kho ra sao? vvv... Với quy trình sản xuất hiện đại, người ta không có kho nữa (gọi là gì nhỉ: sản xuất không lưu kho?) nhưng cứ đưa vào đây cho đủ.
Quản lý bán hàng: ở đây cách khảo sát cũng tương tự như các vấn đề trên, quy trình bán hàng hiện thời của đơn vị ra sao, phương pháp ký kết hợp đồng, nội dung chung nhất trong các hợp đồng mua bán hàng hóa, quy trình bán hàng, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận nhân sự trong công tác bán hàng, kết quả cuối cùng của người khảo sát là phải thiết lập được một sơ đồ workflow quy trình vận động của hàng hóa từ khi khách hàng yêu cầu đơn hàng đến khi hàng hóa giao tới tay khách. Quy trình này cũng sẽ được phân đoạn ra theo tính chất như quy trình sản xuất, nghĩa là phân đoạn ra theo tính chất tài sản, tính chất địa lý, nhân sự liên quan và quyền quản lý hay quyền sở hữu tài sản, từ đó gắn vào cái workflow trên đây trách nhiệm của từng tế bào trong từng công đoạn là con người. Khi đã khảo sát toàn bộ quy trình bán hàng nên nhớ có rất nhiều phương thức bán hàng: bán lẻ, bán buôn, bán cấp độ công ty, bán cấp độ chi nhánh, cửa hàng, ủy quyền bán hàng từ công ty tới chi nhánh cửa hàng vv.. và mỗi cấp độ bán hàng thì tính chất và trách nhiệm của từng cá nhân trong các công đoạn bán hàng này là khác nhau. Từ đó đánh giá các quy định sẵn có về công tác bán hàng, đánh giá hệ thống chứng từ gắn kết với trách nhiệm của từng con người trong hệ thống,
À từ đầu tới giờ quên mất một vấn đề quan trọng trong công tác thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là việc giả định rủi ro tại từng công đoạn, từng khâu công việc trong sơ đồ do người khảo sát thiết lập. Việc thử giả định rủi ro và đối chiếu với các văn bản quy định hiện thời để xem xét trách nhiệm từng cá nhân khi xảy ra thiệt hại ở mọi cấp độ, từ đó hoàn thiện lại các loại văn bản chứng từ chứng thực công việc cho các công đoạn, đánh giá trên cơ sở "nhân lực" các vị trí trọng yếu tiềm tàng rủi ro cao.
(Còn tiếp - Các vấn đề quản lý tài chính, quản lý tiền, quản lý công nợ vv.. khi đó thực sự mới ra được một hệ thống kiểm soát nội bộ công ty có nhiều chi nhánh) Hôm nay viết thế này là quá kinh khủng rồi :wall