Viết một quy trình là xác định một công việc từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc: Công việc này có bao nhiêu công đoạn và tuần tự hợp lý.
Thường người ta dùng một bảng có 4 cột: Cột thứ nhất là cột "Lưu đồ" chưa các biểu tượng xử lý, trong đó, hình tròn biểu thị sự bắt đầu và kết thúc, hình chữ nhật biểu thị một công đoạn xử lý, hình thoi biểu thị một ký duyệt của cấp thẩm quyền; giữa các biểu tượng này là các mũi tên xuôi chiều. Cột thứ hai là cột "Quy trình" ghi tóm tắt nhưng rõ ràng bước (1,2,3 ...) này gồm công việc gì. Cột 3 là cột "Người chịu trách nhiệm" ghi chức danh nhân viên sẽ thi hành công đoạn của bước đó. Cột 4 là cột "Hồ sơ" ghi rõ buớc (1, 2, 3 ...) này có kèm theo chứng từ tài liệu nào.
Số dòng trong bảng không quy định, mỗi dòng là một buớc công việc (công đoạn). Dòng đầu tiên nghiệp vụ phát sinh (hình tròn - vì sao nó phát sinh), dòng cuối cùng là kết thúc (hình tròn - Kết thúc như thế nào)
Bây giờ, bạn hãy lập một bảng 4 cột và khoảng 8 dìng cho quy trình thu tiền đơn giản (bao gồm dòng phát sinh và dòng kết thúc) bạn sẽ hiểu phải lập quy trình như thế nào.
Chúc bạn thành công