H
Bài viết của: Nguyễn Hữu Cường- ĐH Đà Nẵng
Đăng trên tạp chí Tài chính- Số 5 năm 2004
Việc ghi sổ kế toán nghiệp vụ điều chỉnh tăng, giảm giá trị hàng tồn kho theo đúng kết quả kiểm kê đòi hỏi kế toán phải đáng giá lượng hàng tồn kho này dựa trên những nguyên tắc và phương pháp do chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên vấn đề này lại chưa được đề cập trong các tài liệu hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán hiện hành.
Hàng tồn kho là 1 bộ phận TSLĐ của DN tồn tại dưới hình thái vật chất. Theo CMKT Việt Nam thì hàng tồn kho là những TS: được giữ để bán trong kỳ SX, KD bình thường; dang trong quá trình SXKD dở dang, NL, VL, công cụ, DC để sử dụng trong quá trình SX, KD hoặc cung cấp dvụ. Theo KN này hàng tồn kho chủ yếu bao gồm những TSLĐ được dự trữ cho quá trình SX cũng như quá trình lưu thông của DN nhắm mục đích đảm bảo cho quá trình SX, KD của DN được diễn ra bình thường, liên tục và không bị gián đoạn. Sự cần thiết phải dự trữ 1 lượng hàng tồn kho nhất định trong mỗi DN là tất yếu, vấn đề là tùy thuộc vào đặc điểm KD của mình để mỗi DN lựa chọn quy mô dự trữ tích hợp. Do tác động của các yếu tố như: điều kiện về kho quầy, t/c lí hóa của hàng tồn kho, khả năng về trình độ QL… nên quá trình dự trữ hàng tồn kho luôn có phát sinh nghiệp vụ thừa, thiếu hàng tồn kho và nó thường được xđ thông qua các đợt kiểm kê vật tư, hàng hóa. Đó là sự chênh lệch về mặt lượng của số hàng tồn kho thực tế kiểm kê với số hàng tồn kho theo dõi trên số sách KT theo dõi hàng tồn kho. Việc ghi sổ KT nghiệp vụ điều chỉnh tăng, giảm giá trị hàng tồn kho (HTK) theo đúng kết quả KK đòi hỏi KT phải đo lường được giá trị, tức là KT cần phải thực hiện đánh giá lượng hàng tồn kho này dựa trên nguyên tắc và phương pháp do chế độ KT quy định. Tuy nhiên vấn đề này lại chưa được đề cập trong bất kỳ tài liệu nào có liê quan đến việc hướng dẫn thực hiện CĐKT hiện hành. Điều này đã gây không ít khó khăn cho cho những người làm công tác KT, dẫn đến tình trạng mỗi DN xử lí khác nhau.
Vấn đề này có thể được làm rõ như sau:
*Trường hợp KK phát hiện thừa:
Trong trường hợp này, cách ghi nhận gtrị HTK hợp lí nhất là gtrị thuần có thể thực hiện được của số HTK phát hiện thừa (theo chuẩn mực “hàng tồn kho” thì gtrị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của HTK trong kỳ SX, KD bình thường trừ(-) chi phí ước tính để hoàn thành SP và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng). Theo đó gtrị hàng tồn kho được ghi như sau:
+Nếu chưa có Qđịnh xử lí của DN về số HTK thừa này (tức là DN chưa tìm ra nguyên nhân vì sao gây thừa hàng tồn kho) thì kế toán căn cứ vào kquả KK được phản ánh trên Biên bản KK vật tư, hàng hóa và gtrị thuần có thể thực hiện được của HTK thừa, ghi:
Nợ TK 152,153,155,156…
Có TK 338 (3381)
+Khi có Qđịnh xử lí, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, KT ghi:
Nợ 338
Có 711…..
*Trường hợp KK phát hiện thiếu:
Khi xảy ra trường hợp này, KT phải ghi bút toán điều chỉnh giảm gỉtị HTK trên sổ sách cho đúng bằng với số liệu KK thực tế. nếu không được xem xét kỹ thì nhiều người có thể cho rằng việc ghi giảm HTK do thiếu hụt phát hiện khi KK cũng được thực hiện đơn giản như bút toán phản ánh giá xuất kho củng HTK khi xuất dùng, nghĩa là gtrị HTK thiếu cũng được xác định theo 1 trong các phương pháp tính giá hàng xuất kho (phương pháp tính giá đích danh; pp bình quân gia quyền;LIFO; FIFO). Tuy nhiên, khi phân tích bản chất của nghiệp vụ này chúng ta lại thấy rằng có sự không trùng khớp giữa thời điểm nhận biết nghiệp vụ và thời điểm thực tế xảy ra tình trạng thiếu hàng (bị mất cắp, hao hụt…). Rõ ràng là thì điểm nhận biết nghiệp vụ chính là tại thời điểm KK còn thời điểm thực tế xảy ra tình trạng thiếu hàng lại là 1 thời điểm nào đó trong kỳ kế toán chứ không phải thời điểm cuối kỳ KT-tức là lúc KK. Do vậy, không thể tính gtrị hàng tồn kho thiếu theo các pp tính giá xuất HTK bằng cách xem nghiệp vụ HTK phát hiện thếu khi KK là 1 nghiệp vụ xuất kho hàng tại thời điểm KK hàng như 1 giải pháp tình thế mà hiện nay các DN vẫn đang tạm dùng. Theo chúng tôi, việc xđ gtrị HTK thiếu trong trường hợp này cần được phân tích như sau:
+Đối với các DN dùng pp tính giá đích danh để tính gtrị xuấtcủa HTK thì gtrị hàng thiếu phát hiện khi KK cũng được tính theo pp thực tế đích danh. Cụ thể, do đặc điểm các Dn này có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được nên gtrị HTK thiếu dễ dàng được xđ chính xác thông qua việc đối chiếu các thông tin về số lô hàng, mã hiệu hàng, ký hiệu hàng… của số hàng thực tế có tại kho với các thông số này trên sổ KT. Có thể thấy rõ hơn nội dung này qua số liệu minh họa tại Cty ABC như sau:
Số liệu hàng hóa tồn kho căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa lập từ Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của Cty (xem bảng)
Số liệu hàng hóa KK thực tế căn cứ vào biên bản KK HH của Cty (xem bảng)
Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
Tên hàng hóa.......Số lô hàng...... Đơn giá(đ/gói).......... Số lượng
Kẹo 1......... ...........K1.................. 30.000................ 500
Kẹo 2..................... K2.................. 29.000................ 300
Kẹo 3..................... K3................. 40.000................ 200
Biên bản kiểm kê hàng hóa
Tên hàng hóa......... Số lô hàng..........Đơn giá(đ/gói)........Số lượng
Kẹo 1................... K1.................... 30.000................... 495
Kẹo 2................... K2................... 29.000.................. 297
Kẹo 3.................... K3.................... 40.000.................. 200
(Thông cảm nhé, tớ đã kẻ bảng mà lúc đưa lên nó lại không được nên đành phải làm bảng kiểu này)
Với số liệu này, KT tính ra được giá trị của số hàng thiếu gồm: giá trị kẹo1 thiếu thuộc lô K1 là 150.000 (=5x 30.000) cộng gtrị kẹo 2 thiếu thuộc lô K2 là 87.000(=3x29.000)
+Đối với các DN áp dụng pp LIFO (hoặc FIFO) để tính giá xuất của hàng tồn kho thì gtrị HTK thiếu, về nguyên tắc, là không thể xđ được. Đối với PP FIFO thì việc tính giá hàng xuất được dựa trên giả định HTK nhập trước thì được xuất trước, còn đối với pp LIFO tì HTK nhập sau được xuất trước để trên cơ sở đó lấy giá tương ứng của hàng nhập theo thứ tự đó tính cho hàng xuất. Theo đó, để tính được giá trị hàng xuất theo 2 pp này, DN phải theo dõi được thứ tự nhập, xuất hàng. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là không thể xđịnh được thời điểm thực tế xảy ra tình trạng thiếu hàng và do đó trong trường hợp này KT không thể xđ được gtrị của số hàng KK thiếu. Do vậy, xđ gtrị HTK phát hiện thiếu trong trường hợp này cần được quy định thống nhất để vận dụng ở các DN.
+Đối với DN áp dụng pp bình quân gia quyền theo cách tính đơn giá bquân cả kỳ (thường được gọi là pp bquân gia quyền cuối kỳ) để tính giá xuất của của HTK thì giá trị của HTK thiếu cũng được tính theo đơn giá bình quân đó. Còn nếu DN áp dụng pp bình quân gia quyền với đơn giá bquân được tính vào thời điểm sau mỗi lần nhập (pp bquân di động hay liên hoàn) thì gtrị hàng thiếu không thể xđ được vì lí do không xđ được thời điểm xảy ra tình trạng thiếu hàng. Vì vậy cũng cần có sự quy định thống nhất để các DN vận dụng. Theo chúng tôi, với những trường hợp hàng thiếu khi KK nhưng KT không thể sử dụng được pp tính giá xuất HTK đang áp dụng trong kỳ để đánh giá số hàng này trong các trường hơp nêu trên, chế độ KT nên chăng cho phép các DN dùng đơn giá bquân gia quyền cả kỳ để ghi nhận gtrị này.
Khi đã xđ được gtrị hàng thiếu phát hiện qua KK,KT thực hiện bút toán ghi giảm gtrị hàng thiếu theo hướng dẫn tại Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.
Căn cứ vào Biên bản KK, KT ghi:
Nợ TK 138 (1381): Gtrị hàng thiếu
Có TK 152,153,156 (1561)….: Gtrị hàng thiếu
Sau đó, căn cứ vào quyết định xử lý kết quả KK, KT ghi:
Nợ TK 111,1388,334: Phần bắt bồi thường
Nợ TK 632 : gtrị hàng thiếu trừ (-) phần bồi thường
Có TK 1381: Gtrị hàng thiếu
Thông qua bài viết này chúng tôi hy vọng phần nào làm cho những người làm công tác KT có sự nhìn nhận thỏa đáng hơn về pp xđ gtrị HTK thừa, thiếu khi KK cũng như mong muốn nội dung này sớm được Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể trong các văn bản hướng dẫn CĐKT để đảm bảo tính thống nhất trong công tác KT giữa các DN.
Đăng trên tạp chí Tài chính- Số 5 năm 2004
Việc ghi sổ kế toán nghiệp vụ điều chỉnh tăng, giảm giá trị hàng tồn kho theo đúng kết quả kiểm kê đòi hỏi kế toán phải đáng giá lượng hàng tồn kho này dựa trên những nguyên tắc và phương pháp do chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên vấn đề này lại chưa được đề cập trong các tài liệu hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán hiện hành.
Hàng tồn kho là 1 bộ phận TSLĐ của DN tồn tại dưới hình thái vật chất. Theo CMKT Việt Nam thì hàng tồn kho là những TS: được giữ để bán trong kỳ SX, KD bình thường; dang trong quá trình SXKD dở dang, NL, VL, công cụ, DC để sử dụng trong quá trình SX, KD hoặc cung cấp dvụ. Theo KN này hàng tồn kho chủ yếu bao gồm những TSLĐ được dự trữ cho quá trình SX cũng như quá trình lưu thông của DN nhắm mục đích đảm bảo cho quá trình SX, KD của DN được diễn ra bình thường, liên tục và không bị gián đoạn. Sự cần thiết phải dự trữ 1 lượng hàng tồn kho nhất định trong mỗi DN là tất yếu, vấn đề là tùy thuộc vào đặc điểm KD của mình để mỗi DN lựa chọn quy mô dự trữ tích hợp. Do tác động của các yếu tố như: điều kiện về kho quầy, t/c lí hóa của hàng tồn kho, khả năng về trình độ QL… nên quá trình dự trữ hàng tồn kho luôn có phát sinh nghiệp vụ thừa, thiếu hàng tồn kho và nó thường được xđ thông qua các đợt kiểm kê vật tư, hàng hóa. Đó là sự chênh lệch về mặt lượng của số hàng tồn kho thực tế kiểm kê với số hàng tồn kho theo dõi trên số sách KT theo dõi hàng tồn kho. Việc ghi sổ KT nghiệp vụ điều chỉnh tăng, giảm giá trị hàng tồn kho (HTK) theo đúng kết quả KK đòi hỏi KT phải đo lường được giá trị, tức là KT cần phải thực hiện đánh giá lượng hàng tồn kho này dựa trên nguyên tắc và phương pháp do chế độ KT quy định. Tuy nhiên vấn đề này lại chưa được đề cập trong bất kỳ tài liệu nào có liê quan đến việc hướng dẫn thực hiện CĐKT hiện hành. Điều này đã gây không ít khó khăn cho cho những người làm công tác KT, dẫn đến tình trạng mỗi DN xử lí khác nhau.
Vấn đề này có thể được làm rõ như sau:
*Trường hợp KK phát hiện thừa:
Trong trường hợp này, cách ghi nhận gtrị HTK hợp lí nhất là gtrị thuần có thể thực hiện được của số HTK phát hiện thừa (theo chuẩn mực “hàng tồn kho” thì gtrị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của HTK trong kỳ SX, KD bình thường trừ(-) chi phí ước tính để hoàn thành SP và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng). Theo đó gtrị hàng tồn kho được ghi như sau:
+Nếu chưa có Qđịnh xử lí của DN về số HTK thừa này (tức là DN chưa tìm ra nguyên nhân vì sao gây thừa hàng tồn kho) thì kế toán căn cứ vào kquả KK được phản ánh trên Biên bản KK vật tư, hàng hóa và gtrị thuần có thể thực hiện được của HTK thừa, ghi:
Nợ TK 152,153,155,156…
Có TK 338 (3381)
+Khi có Qđịnh xử lí, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, KT ghi:
Nợ 338
Có 711…..
*Trường hợp KK phát hiện thiếu:
Khi xảy ra trường hợp này, KT phải ghi bút toán điều chỉnh giảm gỉtị HTK trên sổ sách cho đúng bằng với số liệu KK thực tế. nếu không được xem xét kỹ thì nhiều người có thể cho rằng việc ghi giảm HTK do thiếu hụt phát hiện khi KK cũng được thực hiện đơn giản như bút toán phản ánh giá xuất kho củng HTK khi xuất dùng, nghĩa là gtrị HTK thiếu cũng được xác định theo 1 trong các phương pháp tính giá hàng xuất kho (phương pháp tính giá đích danh; pp bình quân gia quyền;LIFO; FIFO). Tuy nhiên, khi phân tích bản chất của nghiệp vụ này chúng ta lại thấy rằng có sự không trùng khớp giữa thời điểm nhận biết nghiệp vụ và thời điểm thực tế xảy ra tình trạng thiếu hàng (bị mất cắp, hao hụt…). Rõ ràng là thì điểm nhận biết nghiệp vụ chính là tại thời điểm KK còn thời điểm thực tế xảy ra tình trạng thiếu hàng lại là 1 thời điểm nào đó trong kỳ kế toán chứ không phải thời điểm cuối kỳ KT-tức là lúc KK. Do vậy, không thể tính gtrị hàng tồn kho thiếu theo các pp tính giá xuất HTK bằng cách xem nghiệp vụ HTK phát hiện thếu khi KK là 1 nghiệp vụ xuất kho hàng tại thời điểm KK hàng như 1 giải pháp tình thế mà hiện nay các DN vẫn đang tạm dùng. Theo chúng tôi, việc xđ gtrị HTK thiếu trong trường hợp này cần được phân tích như sau:
+Đối với các DN dùng pp tính giá đích danh để tính gtrị xuấtcủa HTK thì gtrị hàng thiếu phát hiện khi KK cũng được tính theo pp thực tế đích danh. Cụ thể, do đặc điểm các Dn này có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được nên gtrị HTK thiếu dễ dàng được xđ chính xác thông qua việc đối chiếu các thông tin về số lô hàng, mã hiệu hàng, ký hiệu hàng… của số hàng thực tế có tại kho với các thông số này trên sổ KT. Có thể thấy rõ hơn nội dung này qua số liệu minh họa tại Cty ABC như sau:
Số liệu hàng hóa tồn kho căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa lập từ Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của Cty (xem bảng)
Số liệu hàng hóa KK thực tế căn cứ vào biên bản KK HH của Cty (xem bảng)
Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
Tên hàng hóa.......Số lô hàng...... Đơn giá(đ/gói).......... Số lượng
Kẹo 1......... ...........K1.................. 30.000................ 500
Kẹo 2..................... K2.................. 29.000................ 300
Kẹo 3..................... K3................. 40.000................ 200
Biên bản kiểm kê hàng hóa
Tên hàng hóa......... Số lô hàng..........Đơn giá(đ/gói)........Số lượng
Kẹo 1................... K1.................... 30.000................... 495
Kẹo 2................... K2................... 29.000.................. 297
Kẹo 3.................... K3.................... 40.000.................. 200
(Thông cảm nhé, tớ đã kẻ bảng mà lúc đưa lên nó lại không được nên đành phải làm bảng kiểu này)
Với số liệu này, KT tính ra được giá trị của số hàng thiếu gồm: giá trị kẹo1 thiếu thuộc lô K1 là 150.000 (=5x 30.000) cộng gtrị kẹo 2 thiếu thuộc lô K2 là 87.000(=3x29.000)
+Đối với các DN áp dụng pp LIFO (hoặc FIFO) để tính giá xuất của hàng tồn kho thì gtrị HTK thiếu, về nguyên tắc, là không thể xđ được. Đối với PP FIFO thì việc tính giá hàng xuất được dựa trên giả định HTK nhập trước thì được xuất trước, còn đối với pp LIFO tì HTK nhập sau được xuất trước để trên cơ sở đó lấy giá tương ứng của hàng nhập theo thứ tự đó tính cho hàng xuất. Theo đó, để tính được giá trị hàng xuất theo 2 pp này, DN phải theo dõi được thứ tự nhập, xuất hàng. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là không thể xđịnh được thời điểm thực tế xảy ra tình trạng thiếu hàng và do đó trong trường hợp này KT không thể xđ được gtrị của số hàng KK thiếu. Do vậy, xđ gtrị HTK phát hiện thiếu trong trường hợp này cần được quy định thống nhất để vận dụng ở các DN.
+Đối với DN áp dụng pp bình quân gia quyền theo cách tính đơn giá bquân cả kỳ (thường được gọi là pp bquân gia quyền cuối kỳ) để tính giá xuất của của HTK thì giá trị của HTK thiếu cũng được tính theo đơn giá bình quân đó. Còn nếu DN áp dụng pp bình quân gia quyền với đơn giá bquân được tính vào thời điểm sau mỗi lần nhập (pp bquân di động hay liên hoàn) thì gtrị hàng thiếu không thể xđ được vì lí do không xđ được thời điểm xảy ra tình trạng thiếu hàng. Vì vậy cũng cần có sự quy định thống nhất để các DN vận dụng. Theo chúng tôi, với những trường hợp hàng thiếu khi KK nhưng KT không thể sử dụng được pp tính giá xuất HTK đang áp dụng trong kỳ để đánh giá số hàng này trong các trường hơp nêu trên, chế độ KT nên chăng cho phép các DN dùng đơn giá bquân gia quyền cả kỳ để ghi nhận gtrị này.
Khi đã xđ được gtrị hàng thiếu phát hiện qua KK,KT thực hiện bút toán ghi giảm gtrị hàng thiếu theo hướng dẫn tại Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.
Căn cứ vào Biên bản KK, KT ghi:
Nợ TK 138 (1381): Gtrị hàng thiếu
Có TK 152,153,156 (1561)….: Gtrị hàng thiếu
Sau đó, căn cứ vào quyết định xử lý kết quả KK, KT ghi:
Nợ TK 111,1388,334: Phần bắt bồi thường
Nợ TK 632 : gtrị hàng thiếu trừ (-) phần bồi thường
Có TK 1381: Gtrị hàng thiếu
Thông qua bài viết này chúng tôi hy vọng phần nào làm cho những người làm công tác KT có sự nhìn nhận thỏa đáng hơn về pp xđ gtrị HTK thừa, thiếu khi KK cũng như mong muốn nội dung này sớm được Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể trong các văn bản hướng dẫn CĐKT để đảm bảo tính thống nhất trong công tác KT giữa các DN.