Thêm mẹo trong tin học văn phòng

[dotienloc]

Định dạng nhanh trong Excel

Thay vì dùng lệnh Format Cells, chúng ta có thể quy định các style, sau đó muốn áp dụng tính chất định dạng này cho các ô.

Việc định dạng như vậy sẽ rất nhanh chóng và nhất quán. (Nút Style không có sẵn trong Excel, hãy vào Tools/ Customize/ Commands.) Ở danh sách Categories, chọn Format. Trong danh sách Commands, kéo nút Style bỏ lên thanh công cụ.

Bây giờ, nếu ta muốn có style là kiểu tiền Việt Nam như: kiểu dữ liệu là tiền tệ (number: currency), không có số thập phân (decimal: 0), tên đơn vị (symbol) là VND... ta dùng lệnh Format Cells để quy định.

Sau đó bấm chuột vào nút Style trên thanh công cụ và gõ tên vào, chẳng hạn TienVN. Kể từ giờ trở đi muốn định dạng theo kiểu này, chỉ cần chọn các ô và bấm nút Style, chọn TienVN.

Tạo Photo Album trong PowerPoint với Add In Album

Với add in Album này, bạn có thể tạo nhanh chóng các Photo Album từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn từ các thiết bị kỹ thuật số như scanner, digital camera, hay từ các file trên đĩa… Giao diện đơn giản, các bước thực dễ dàng và nhanh chóng là các đặc điểm của add in Album này.

Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập add in này bằng cách bấm chọn vào menu File > New > General > PhotoAlbum. Tiếp theo, bạn bấm nút OK để sử dụng.

Chương trình chấp nhận cho bạn thêm các file hình ảnh từ ổ cứng (HDD), máy scanner hay camera bằng cách bấm chọn vào các nút tương ứng: “File/Disk…”, “Scanner/Camera…”.

Ngoài ra, sau khi add ảnh vào danh sách bạn có thể xoay chuyển ảnh nếu cần bằng các icon ngay bên cạnh tấm ảnh.

Bạn cũng có thể thêm chú thích vào giữa các tấm ảnh khi cần, bạn bấm vào nút “New Text Box” để thực hiện việc ghi chú thích này.

Trong mục “Album layout”, bạn có thể chọn số lượng ảnh cho mỗi slide với ở ô “Picture layout”. Hay thiết kế thêm vào với hai tác vụ “Frame style” (chọn kiểu trình diễn album) và “Design template” (bạn có thể lấy từ template trong PowerPoint). Add in này cũng cho bạn các template hữu ích và đẹp như dạng wedding, album baby, hay dạng Heart…

Bạn cũng có thể chọn tiêu đề (caption) cho từng tấm ảnh. Theo mặc định thì tên của tập tin cũng chính là tiêu đề của mỗi tấm ảnh.

Sau khi hoàn tất các lựa chọn trên, bạn bấm chọn nút “Create” để tạo album. Sau đây là một vài Tip hay cho bạn khi sử dụng chương trình :

- Bạn có thể sử dụng Text Box như là công cụ chuyển tiếp các slide. Chẳng hạn, như bạn muốn trình diễn mỗi slide chỉ 3 ảnh. Bấy giờ bạn chèn thêm Text Box chú thích, dùng phím lên xuống để di chuyển tới đoạn muốn chèn. Và như thế mỗi slide sẽ chỉ trình diễn 3 ảnh & một chú thích.

- Sau khi bấm nút “Create” thì bạn không thể chỉnh sửa lại những Slide trình diễn photo này. Để chỉnh sửa, bạn bấm chọn vào “Fit to Slide” trong phần “Frame Style”. Như thế sẽ giống như một slide bình thường và bạn có thể chỉnh sửa được.

- Nếu bạn sử dụng hình ảnh từ các thiết bị gắn ngoài, bạn có thể dùng Office Assistant để được giúp đỡ. Bạn bấm F1, sau đó gõ vào “Scanners and cameras” để tìm kiếm .

Add In Album thích mọi Windows & phiên bản Power Point 2000 trở nên.
Dung lượng 0.99 MB. Bạn có thể download tại web site: http://www.microsoft.com

Không cần các phần mềm mà vẫn diệt được Virus – Spyware

Nếu như bạn là người biết cảnh giác thì bạn có thể dễ dàng phòng tránh và tiêu diệt các loại Virus, Spyware nhiễm vào máy tính của mình mà không cần phải tốn tiền để mua hoặc mất thời gian download các phần mềm diệt Virus-Spyware. Bạn có thể thực hiện như sau:

1. Tắt chức năng System Restore: Mặc dù chức năng này giúp ích bạn trong việc sao lưu lại hệ thống nhưng lỡ như hệ thống của bạn đã bị nhiễm Virus thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tiêu diệt chúng. Để tắt nó thì bạn vào Control Panel/System/System Restore, tiếp theo nhấp chọn vào mục Turn off System Restore on all drive.

2. Nhận diện các loại Virus trong IE: Trước khi sử dụng IE thì bạn cần phải nhận diện các loại Virus, để khi gặp chúng thì biết mà phòng tránh. Trước tiên bạn vào mục Tools/Internet Options/ Security/ Custom Level/ trong mục Security Settings, bạn chọn mục “Promt” cho tất cả các phần như là: ActiveX controls, scripts, downloading… Tiếp theo bạn vào phần Tools/ Internet Options/ Advanced, trong mục Settings, bạn đánh dấu chọn vào tất cả các mục bắt đầu bằng chữ "Check". Nếu như bạn phát hiện ra một file .exe lạ nào đó trong máy của mình thì bạn có thể vào Google hay vào trang web của Symantec hoặc McAfee để kiểm tra chúng.

3. Tắt các chương trình lạ trong Task Manager: Để biết có các chương trình lạ nào đang chạy ngoài các chương trình bạn đang dùng không thì bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Del. Trong phần Processes, bạn nên loại bỏ tất cả các chương trình có phần User name là SYSTEM.

4. Tắt các chức năng Services trong System Tools: Bạn nên tắt các chức năng khả nghi nào đó có thể bị nhiễm Virus hay Spyware, để tắt nó thì bạn vào Control Panel / Administrative Tools / Services thực hiện. Bạn nên chuyển các xác lập Services từ Automatic thành Manual.

5. Xóa bỏ các phần trong HKEY_LOCAL_MACHINE và HKEY_CURRENT_USER: Bạn nên xóa bỏ tất cả những gì trong hai mục này ở các mục là: SOFTWARE/ MICROSOFT/ WINDOWS/ CurrentVersion/ Run, RunOnce, RunOnceEx, RunServices.

6. Kiểm tra các file ẩn trong thực mục C:/WINDOWS/SYSTEM 32: Bạn vào thư mục này để kiểm tra xem có các file lạ nào không? Bạn chỉ cần kiểm tra ngày, tháng, tên công ty, ngày tạo… là có thể phát hiện được chúng. Nếu như bạn phát hiện ra một file lạ nào đó thì bạn tạo một thư mục mới trong phần SYSTEM 32 này và chuyển tất cả chúng vào thư mục này. Bạn nên lưu ý một số file có dạng đuôi nguy hiểm là: .exe, .FTP, .XML, TFPT####... và các file không có đuôi.

7. Nên xóa bỏ tất cả những gì trong thư mục C:/WINDOW/ PREFETCH và Emty Recycle Bin.

8. Bạn nên vào Registry để Search Virus hay Spyware (Edit/ Find). Bạn có thể tìm kiếm chúng theo từ khóa của tên Virus, hay các các dấu hiệu của chúng, ví dụ như là: 180 Solutions, Twaintec…..Khi gặp chúng thì bạn nên xóa chúng ngay.

9. Nên dùng Windows Update (http://windowsupdate.microsoft.com/) để cập nhật các bản vá lỗi cho hệ điều hành của bạn.

Tiện ích từ thao tác nhấp đúp chuột

Chuột máy tính chỉ là một bộ phận phụ của toàn bộ chiếc máy tính nhưng thực sự vai trò của nó vô cùng quan trọng. Chính sự có mặt của nó làm cho công việc của người sử dụng dễ dàng hơn. Và chỉ cần click đúp, bạn có thể rút ngắn được rất nhiều thao tác.

1. Chọn nhanh một từ:

Khi sử dụng thao tác chuột để chọn từ, bạn thường dùng cách kéo chuột để chọn (bôi đen) từ đó. Xem ra dùng cách chọn này không nhanh lẹ bằng thao tác nhấp đúp chuột vào ngay từ mà bạn muốn chọn. Bạn cứ thử xem nào.

2. Truy xuất nhanh hộp thoại Paragraph:

Để hiệu chỉnh chính xác khoảng cách của các đoạn văn bản, bạn phải mở hộp thoại Paragraph. Một thao tác rất nhanh lẹ và dễ dàng nhất giúp bạn truy xuất nhanh đến hộp thoại Paragraph là bạn hãy nhấp đúp chuột vào thước ngang tại một trong các vị trí Left Indent, Hanging Indent hoặc First Line Indent.

3. Truy xuất nhanh hộp thoại Page Setup:

Bằng cách nhấp đúp chuột vào vị trí khắc số của thước dọc hoặc thước ngang bạn cũng sẽ truy xuất đến hộp thoại Page Setup chỉ trong nháy mắt.

4. Truy xuất nhanh hộp thoại Tab:

Một thao tác nhanh lẹ nhất để bạn truy xuất đến hộp thoại Tab trong khi đang soạn thảo văn bản, bạn hãy nhấp đúp chuột vào cạnh dưới của thước dọc.

5. Truy xuất nhanh đến hộp thoại Customize:

Khi cần thay đổi các công cụ, các nút lệnh, các bảng menu của MS Word bạn thường phải chọn menu Tools > Customize... Có một cách đơn giản và mau lẹ hơn nhiều giúp bạn truy xuất nhanh đến hộp thoại Customize: Bạn hãy nhấp đúp chuột vào phần diện tích còn trống ngay phía sau thanh công cụ Standard hoặc Formatting.

6. Truy xuất nhanh đến hộp thoại Find, Replace, Goto:

Không cần phải vào menu File > Find (hoặc Replace, Goto) bạn cũng vẫn có thể truy xuất nhanh đến một trong các hộp thoại Find, Replace hoặc Goto. Thực hiện như sau: Nhấp đúp chuột vào thanh trạng thái (Status bar) của Word tại một trong các vị trí Page number, Sec number, At measurement, Ln number hoặc Col number, khi đó hộp thoại Find, Replace hoặc Goto sẽ hiện ra trong nháy mắt.

7. Truy xuất nhanh đến hộp Macro Record:

Bạn hãy nhấp đúp vào phần khung có tên là REC trên thanh trạng thái của Word.

8. Kích hoạt chế độ Track changes status:

Để ghi chú những phần sửa đổi trên văn bản, bạn hãy nhấp đúp vào khung có tên là TRK trên thanh công cụ của MS Word.

9. Kích hoạt chế độ Extend selection mode status:

Bạn hãy nhấp đúp vào khung có tên là EXT trên thanh công cụ của Word để vào chế độ Extend selection mode status (tương tự như phối hợp với phím Shift khi nhấp chọn một đoạn văn bản).

10. Chuyển nhanh qua lại giữa chế độ nhập chữ

Insert/OverWrite: Thay vì phải nhấn phím Insert trên bàn phím để chuyển đổi qua lại giữa hai chết độ Insert và OverWrite, bạn cũng có thể thực hiện bằng cách nhấp đúp chuột vào vị trí của khung có tên là OVR trên thanh trạng thái của MS Word

 

[dotienloc]

Cách chèn chữ vào ảnh trong Word

Thủ thuật – Cách chèn chữ vào ảnh trong Word.
Làm thế nào để chèn chữ vào ảnh một cách nhanh nhất trong Word? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách chèn được chữ vào ảnh trên Word 2007 một cách đơn giản và nhanh chóng.

Đầu tiên, ta tiến hành chèn ảnh vào văn bản trước.

Trên thẻ Insert –> Picture

Tìm đến đường dẫn File chứa ảnh cần chèn. Chọn ảnh cần chèn –> Click Insert.

==> Xem thêm: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH CHÈN ẢNH VÀO WORD

Sau khi chèn ảnh xong, để chèn được chữ lên ảnh, các bạn làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Sử dụng công cụ Text box để chèn chữ vào ảnh.
Chọn Insert –> Text box –> Simple Text Box

Sau đó bạn viết chữ cần chèn vào ô Text Box đó. Bạn có thể lựa chọn loại Font chữ, Size chữ và màu chữ thích hợp để chèn vào ảnh sao cho phù hợp với nội dung chữ, bức ảnh ở dưới và mục đích của văn bản.

(Ở ví dụ này, mình sử dụng kiểu font: Blackadder ITC, Size:23 và màu chữ tím).



Sử dụng Text box để chèn chữ vào ảnh
Sau khi viết chữ xong, bạn thấy rằng ô Text Box có màu nền và có đường viền ngoài, nhìn hoàn toàn không tự nhiên trên ảnh. Vậy làm thế nào để xóa được màu nền và đường viền của Text Box đó đi?

Bước 2: Cách bỏ màu nền và đường viền của Text box khi chèn chữ vào ảnh.
Sau khi Click chuột chọn Text Box, MS Word 2007 mở ra một công cụ mới đó là Text Box Tools cho phép thao tác chỉnh sửa Text Box.

+ Bỏ màu nền của Text Box: Tại Thẻ Format trong Text Box Tool,Chọn Shape Fill –> Chọn No Fill.
Lúc này bạn sẽ thấy màu nền của Text Box không còn nữa, chỉ còn Chữ trên nền ảnh đã chèn vào.

+ Để xóa bỏ đường viền bao quanh bên ngoài Text Box đó, Trên thẻ Format trong Text Box Tools, ChọnShape Outline –> No Outline.

Sau khi bỏ đường Màu nền và đường viền của Text Box bạn sẽ thấy chữ chèn vào ảnh hoàn toàn tự nhiên.

Ngoài ra, bạn có thể bỏ màu nền và đường viền của Text Box bằng cách:

Chọn Text Box –> Click chuột phải chọn Format Text Box.

Cửa sổ Format Text Box hiện ra, trên Tab Colors and Lines, tại 2 mục Fill và Line –> chọn No Color –> Click OK

Và đây là Kết quả:

Hi vọng rằng qua bài viết này, các bạn sẽ có thể tự chèn chữ vào ảnh trong Word theo ý muốn mà không gặp phải bất kỳ khó khăn nào! Chúc các bạn thành công!

 

[dotienloc]

COUNTIFS – Hàm COUNTIFS trong Excel

Tin học văn phòng Excel – Hàm Countifs trong Excel
Ở bài viết trước các bạn đã tìm hiểu về hàm Countif trong Excel, trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn các bạn phân biệt giữa hàm Countif và countifs.

1. Công thức hàm Countifs
COUNTIFS(criteria_range1, criterial1,[criterial_range2, criterial2],…)

Chú thích: Các đối số trong hàm Countifs

criterial_range1, criterial_range2: Phạm vi 1, phạm vi 2,…

criterial1, criterial 2: Điều kiện 1, Điều kiện 2,…

2. Chức năng hàm Countifs
Hàm Countifs trong Excel dùng để đếm số ô trong phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau.

3. Ví dụ về hàm Countifs
Cho bảng Dữ liệu dưới đây. Yêu cầu:

a. Đếm số nhân viên thuộc phòng Kế hoạch và có mức lương từ 5.500.000 trở lên

b. Đếm số Nhân viên phòng Kinh doanh có tên bắt đầu bằng chữ “M” và có lương trên 4 triệu.



Với hàm Countif ta chỉ có thể đếm số ô trong phạm vi thỏa mãn 1 điều kiện.

Nhưng với hàm Countifs sẽ đếm được số ô trong phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện.

Với yêu cầu a) ta thấy có 2 điều kiện đó là: Nhân viên thuộc phòng Kế hoạch & có lương từ 5.500.000 trở lên.

Công thức của hàm Countifs trong trường hợp này:

F15 = COUNTIFS(E5:E12,”Kế hoạch”,F5:F12,”>=5500000″)

Với yêu cầu b, những ô nào trong Phạm vi thỏa mãn cả 3 điều kiện: Thuộc phòng Kinh doanh, Có tên bắt đầu bằng chữ “M” và có lương > 4 triệu mới sẽ được tính.

Công thức hàm COUNTIFS cho trường hợp b sẽ là:

F16 = COUNTIFS(E5:E12,”Kinh doanh”,D512,”M*”,F5:F12,”>4000000″)

**Chú ý: Trong Excel, bạn có thể dùng các ký tự đại diện dấu hỏi (?) và dấu sao (*) trong điều kiện với chuỗi.

• Dấu (?) sẽ thay thế thế cho 1 ký tự bất kỳ
• Dấu (*) sẽ thay thế cho 1 chuỗi ký tự bất kỳ

Kết quả như sau:



Hàm Countifs trong Excel

 

[dotienloc]

Cách căn lề trong Word 2003, 2007,2010, 2013

Căn (canh) lề trong Word một trong những thao tác cần tiến hành trước khi bắt tay vào việc soạn thảo Văn bản.

Bạn nên tạo thói căn lề cho văn bản ngay từ đầu, tránh tình trạng sau khi soạn thảo, chỉnh sửa văn bản xong mới căn lề. Căn lề trong Word cũng là một trong những tiêu chí trong soạn thảo Văn bản, tùy theo quy định về quy chuẩn căn lề mà các bạn căn lề khác nhau cho những Văn bản khác nhau. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn về Cách căn lề trong Word 2003, Word 2007, 2010 và 2013. Cách căn lề trong Word bằng đơn vị cm và cách thiết lập Căn lề mặc định trong Word.

1. Cách căn (canh) lề trong Word 2003
Như chúng ta đã biết, đơn vị thiết lập mặc định trong Word thường để ở đơn vị Inch , để thiết lập căn lề với đơn vị là cm, bạn chọn Tool –> Options –> General.
Trong thẻ General bạn chọn tới mục Measurement units –>Centimeters –> OK



Sau khi chỉnh được về đơn vị cm, để căn lề cho văn bản Word 2003, bạn chọn:

File -> Page setup và thay đổi giá trị căn lề mà bạn muốn

Cách Căn lề trong Word 2003
Cần chú ý các thông số:

• Top: Căn lề trên, khoảng cách từ mép trên khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy;
• Bottom: Căn lề dưới, khoảng cách từ mép dưới khổ giấy tới dòng cuối cùng của khổ;
• Left: Căn lề trái, khoảng cách từ mép trái khổ giấy đến ký tự, chữ đầu tiên bên trái;
• Right: Căn lề phải, khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.

2. Cách căn lề trong Word 2007
Đơn vị đo mặc định trong Word 2007 là Inch, việc đầu tiên trước khi tiến hành căn chỉnh lề cho văn bản Word 2007 là bạn cần phải chuyển về đơn vị cm rồi mới tiến hành căn lề cho Văn bản.

Để thay đổi đơn vị đo trong Word 2007, bạn chọn Office Button –> Word Options



Chọn Advanced –> Display –> Show measurements in units of –>Centimeters –> OK



Sau khi thiết lập xong đơn vị đo về cm, chúng ta tiến hành căn lề cho văn bản Word như sau:

Chọn thẻ Page Layout –> Margin

Trong bước 2 ở hình vẽ, bạn có thể chọn một trong những kiểu căn lề đã có sẵn. Nếu bạn muốn thiết lập thông số khác với những kiểu đã cho, bạn chọn Custom Margins ở bước 3.

Cách căn lề trong Word 2007 – Bước 1
Cửa sổ Page Setup hiện ra, trên tab Margins bạn cũng tiến hành thiết lập các giá trị căn lề Top (trên), Bottom (dưới), Left (Trái), Right (phải) tương tự như trong Word 2003 sau đó Click chọn OK.

Cách căn lề trong Word 2007 – Bước 2
Cách căn lề trong Word 2010, 2013 tương tự như cách căn lề trong Word 2007.

3. Thiết lập căn lề mặc định trong Word
Trong trường hợp bạn chỉ muốn thiết lập căn lề một lần duy nhất, và các văn bản Word sau có kiểu căn lề giống như văn bản ban đầu, bạn chỉ viết thiết lập mặc định cho kiểu căn lề.

Sau khi chọn xong các giá trị cho lề, bạn nhấn nút Default

Thiết lập căn lề mặc định trong Word


Sẽ có 1 hộp thoại hiện ra, bạn chọn Yes để thiết lập chế độ căn lề mặc định cho văn bản Word.

Sau khi đã thiết lập xong chế độ căn lề mặc định, những văn bản mà bạn tạo mới về sau này sẽ áp dụng đúng như giá trị căn lề mà bạn đã thiết lập mặc định trước đó, bạn sẽ không phải mất công căn chỉnh lại lề văn bản.

 

[dotienloc]

Cách làm hiện thanh Ruler trong word 2007

Thanh Ruler trong Word có rất nhiều công dụng: Căn chỉnh vị trí Tab, đặt Tab, căn chỉnh lề, đặc biệt là trong vẽ hình.Trong giao diện Word có 2 thanh Ruler: Đó là thước dọc (Vertical Ruler) và thước ngang (Horizontal Ruler).



Thanh Ruler trong Word
Trong một số trường hợp, khi thanh Ruler bị ẩn đi, bạn có thể làm hiện thanh Ruler bằng cách sau đây:

Đối với MS Word 2003, để làm hiện thanh Ruler, Click View –> Ruler



Hiện thanh Ruler trong Word 2003
Đối với Word 2007, cũng làm tương tự như Word 2003.
Trên Tab View, Click chọn vào ô Ruler



Hiện thanh Ruler trong Word 2007


Hiện thanh Ruler trên Word 2010
Giao diện của MS Word 2007 đặt đơn vị đo mặc định là Inch, để thanh Ruler được hiển thị theo đơn vị đo là cm, bạn có thể điều chỉnh thông số này tại phần Word Option.

Click chọn Office Button –> Word Options –> Advanced
Sau đó kéo xuống tìm tới mục Display –> Style area pane width in Draft and Outline views: ChọnCentimeters –>OK



Thủ thuật Tin học Văn phòng Word này khá đơn giản và dễ thực hiện, hiển thị thanh Ruler trong Word sẽ giúp bạn căn chỉnh Văn bản, đặt Tab, hiệu chỉnh Tab …được dễ dàng và đẹp mắt hơn.

 

[dotienloc]

Thiết kế Card visit đẹp với Word 2007



Thiết kế Card Visit ngay trên phần mềm Tin học Văn phòng MS Word 2007
MS Word 2007 không những là công cụ soạn thảo Văn bản một cách tốt nhất, mà ta còn có thể sử dụng nó để tự thiết kế ra những tấm thiệp đẹp, thiết kế những mẫu Card visit độc đáo cho cá nhân…

Bài viết này sẽ giới thiệu tới các bạn cách thiết kế Card visit ngay trên phần mềm Word 2007

Trong Word 2003 hoặc phiên bản trước đó, trên menu Tools, nhấn vào phong bì và nhãn.
Trong Word 2007 hoặc sau đó chọn nhãn từ tab Mailings.
Trên tab Nhãn, chọn Options.
Trong Nhãn Danh mục sản phẩm, nhấp vào Avery Standard.
Trong danh sách số sản phẩm, nhấp vào loại nhãn Avery bạn đang sử dụng, chẳng hạn như 5371, 5372, 5376, hoặc 5377 và nhấn OK.
Trong khu vực Địa chỉ, nhập các thông tin địa chỉ cho các thẻ kinh doanh.



Một số mẫu thiết kế Card Visit trên Word 2007 – Mẫu 01
Chú ý: Để thay đổi định dạng của địa chỉ, chọn địa chỉ, nhấp vào nút chuột phải (Windows) hoặc giữ phím CONTROL và nhấn chuột (Macintosh), và sau đó nhấp vào chữ hoặc nhấp vào đoạn trên menu chuột phải. Làm cho những thay đổi thích hợp trong các chữ hoặc hộp thoại Paragraph, sau đó nhấn OK.
In thẻ kinh doanh của bạn, bằng cách sử dụng phương pháp thích hợp dưới đây:
In một thẻ kinh doanh đơn.



Mẫu thiết kế Card Visit khá đơn giản và đẹp trên Word 2007 – mẫu 02
Trong Word 2007 hoặc mới hơn chọn Start Mail Merge từ tab Mailings và chọn Nhãn Chọn loại nhãn hiệu của bạn từ các nhà cung cấp nhãn. Trong học Word 2003 hoặc phiên bản trước đó, hãy làm theo các bước sau:
Trên menu Tools, chọn Mail Merge.



Mẫu thiết kế Card Visit trên Word 2007 – mẫu 03
Theo tài liệu chính, nhấp vào Tạo, và sau đó nhấp vào Nhãn gửi thư.
Nhấp vào tài liệu chính mới để tạo ra một tài liệu mới cho các loại thẻ kinh doanh.
Theo nguồn dữ liệu, nhấp vào Nhận được dữ liệu đính kèm một tập tin dữ liệu hoặc để tạo ra một tập tin dữ liệu mới.
Sau khi bạn có kèm theo các tập tin dữ liệu, nhấp vào Thiết lập tài liệu chính để lựa chọn các loại nhãn cho thẻ kinh doanh mà bạn muốn tạo ra.
Trong Nhãn Danh mục sản phẩm, nhấp vào Avery Standard.



Mẫu thiết kế Card Visit trên Word 2007 – mẫu 04
Trong danh sách số sản phẩm, nhấp vào loại nhãn Avery bạn đang sử dụng, chẳng hạn như 5371, 5372, 5376, hoặc 5377 và nhấn OK hai lần.
Trên Tạo Nhãn hộp thoại, bấm Insert Merge Field vào mail của bạn hợp nhất mã trường vào mẫu hộpLabel.
Bây giờ bạn có thể thực hiện một mail merge để tạo ra các thẻ kinh doanh sử dụng các thông tin chứa trong các tập tin dữ liệu đính kèm.

Download mẫu Bussiness Card từ thư viện trực tuyến của Microsoft Word tại đây:

http://office.microsoft.com/en-us/templates/business-cards-TC102264344.aspx

 

[dotienloc]

Cài đặt Font chữ mặc định trong Word 2007, Word 2010

Bạn muốn thay đổi Font chữ mặc định trên Word 2007, cài đặt mặc định Font chữ mà mình yêu thích mà mỗi khi tạo 1 File văn bản mới không phải thiết lập lại Font chữ và Size chữ mặc định trong MS Word 2007? Bạn hoàn toàn có thể làm được điều này một cách dễ dàng trên phần mềm MS Word.

Đây là Font chữ và Size chữ mặc định của giao diện MS Word 2007 với kiểu Font thiết lập mặc định làCalibri và Font Size 11.



Font, Font-Size chữ mặc định trong Word 2007
Để thiết lập loại Font chữ mà bạn thường dùng để soạn thảo Văn bản cài đặt làm Mặc định trên Word 2007, bạn làm theo các bước sau đây:

Trên cửa sổ MS Word đang bật, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+D để mở hộp thoại Font.

Hộp thoại Font mở ra, bạn điều chỉnh các thông số về Font, Size mà bạn muốn.

Giả sử trong trường hợp này, tôi đặt Font: Times New Roman và Size 12. Để thiết lập Font và Size làm mặc định bạn nhấn vào nút Default.



Sau đó Nhấn Yes để hoàn thành.



Chỉ một vài thao tác đơn giản là bạn đã thiết lập được Font chữ, Size chữ mặc định cho MS Word trên máy tính của mình. Và từ giờ trở đi, khi bạn tạo mới những văn bản kế tiếp thì Font chữ, Size chữ mà bạn vừa thiết lập sẽ được đặt làm Mặc định.

Font, Size chữ mặc định trong Word 2007 sau khi thiết lập
Để cài đặt Font chữ mặc định trên Word 2010, Word 2013, bạn tiến hành các bước tương tự như trên Word 2007.
Chúc các bạn thành công!

 

[dotienloc]

8 tính năng tốt nhất trên Excel 2013
Người dùng có thể thích tính năng điền dữ liệu Flash Fill hay sự đổi mới trên Chart, PivotTables và tính năng mới Quick Analysis. Dưới đây sẽ là 8 tính năng tốt nhất trên Excel 2013 mà có ích cho đa số người dùng.

Flash Fill
Có lẽ tính năng gần gũi nhất đối với người sử dụng Excel 2013 đó là Flash Fill. Tính năng này tiên đoán dữ liệu một cách thông minh và tự động điền dữ liệu vào các ô trống trên bảng tính. Ví dụ, trên bảng tính chứa danh sách học sinh có một cột hiển thị họ tên ở dạng đầy đủ.

Bây giờ, bạn muốn tách họ tên ra làm hai cột, một cột chứa họ và cột còn lại chứa tên. Với tính năng Flash Fill sẽ giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Đầu tiên, bạn cần tạo thêm hai cột chứa họ và chứa tên nằm bên cạnh cột họ tên có sẵn. Bạn gõ họ của học sinh đầu tiên, sau đó chọn ô họ của học sinh tiếp theo. Vào thẻ Data,chọn Flash Fill.

Ngay lập tức, Excel sẽ điền tự động họ của các học sinh còn lại trong danh sách. Bạn cũng làm được tương tự như trên cột tên học sinh.

Recommended Charts
Hầu hết người dùng sẽ bối rối khi chọn lựa biểu đồ tốt nhất cho dữ liệu. Nay trên Excel 2013, bạn sẽ được đề nghị chọn một biểu đồ thích hợp nhất cho dữ liệu với tính năng Recommended Charts. Đơn giản chỉ cần chọn dữ liệu, sau đó vào thẻ Insert, và chọn Recommended Charts để xem danh sách các biểu đồ được đề nghị, như thể hiện trong hình dưới đây. Sau đó nhấn vào hình thu nhỏ để xem biểu đồ như thế nào. Nhấn đúp vào hình thu nhỏ để chèn biểu đồ.

Recommended PivotTables
Tính năng này hoạt động tương tự như Recommended Charts, nhưng là tạo ra một PivotTable. Đây là tính năng mới tuyệt vời cho hầu hết người dùng, bởi vì nhiều người vẫn thường xuyên tạo báo cáo với PivotTable. Nhấn chọn dữ liệu cần tạo, trong đó có chứa các ô tiêu đề. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, nhấn chọnRecommended PivotTables để hiển thị hộp thoại như hình sau. Chọn một hình nhỏ đại diện cho loại PivotTable cần dùng và nhấn OK để chèn.

Quick Analysis
Đây là tính năng mới rất hữu ích trên Excel 2013. Nó giúp phân tích và thực hiện nhanh một vài tác vụ đối với dữ liệu được chọn. Chọn dữ liệu và sau đó nhấn vào biểu tượng Quick Analysis tại góc dưới bên phải của vùng chọn. Hộp thoại mở ra bao gồm các thẻ như FORMATTING (định dạng dữ liệu), CHARTS (tạo biểu đồ),TOTALS (các phép tính thống kê), TABLES (tạo Pivot Table)…

Nếu không thấy biểu tượng Quick Analysis, bạn hãy kiểm tra lại các thiết lập: Nhấn thẻ File, chọn Options từ khung bên trái; chọn General ở khung bên trái (mặc định); trong vùng User Interface Options, đánh dấu vào tùy chọn Show Quick Analysis Options On Selection. Nhấn OK.

Timelines
Tính năng này cho phép tạo PivotTable được lọc theo thời gian. Một khi bạn đã có PivotTable thì việc tạo Timeline là rất đơn giản.

Với PivotTable được chọn, nhấn vào thẻ Analyze. Trong nhóm Filter, nhấn vào Insert Timeline. Trong hộp thoại xuất hiện, đánh dấu chọn vào trường chứa ngày (trong trường hợp này là DATE). Nhấn OK và Excel sẽ hiển thị thời gian bên cạnh PivotTable để có thể dễ dàng tổng hợp thông tin theo thời gian.

Hỗ trợ đám mây
Microsoft đã từng tuyên bố điện toán đám mây là tính năng đáng giá của bộ Office 2013. Nếu bạn cần lưu trữ những tài liệu của mình lên đám mây chẳng hạn như SkyDrive hoặc trang SharePoint bằng cách dùng lệnhSave As (hoặc Open), như thể hiện trong hình sau đây.

Làm như vậy có hai lợi thế:

• Bạn có thể truy cập nhanh chóng và dễ dàng các tập tin Excel trên bất kỳ thiết bị nào chạy Excel 2013 (bao gồm cả máy tính bảng Windows và điện thoại thông minh).
• Sử dụng Office 365 (bạn cần phải đăng ký), để có thể xem và chỉnh sửa bảng tính trực tuyến bằng cách sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào.

Data Model và Relationships
Excel 2013 hỗ trợ mô hình tích hợp dữ liệu và các mối quan hệ giữa các bảng với nhau. Chẳng hạn các tính năng như: Tạo báo cáo PivotTable dựa trên nhiều bảng; tạo ra mối quan hệ một – một hoặc một – nhiều giữa các bảng; dễ dàng kết nối với Odata, Windows Azure DataMarket và SharePoint; tạo PivotTable và PivotChart một cách chi tiết.

Apps for Office
Tính năng mới này cho phép bạn truy cập nhanh vào các chương trình tại Office Store. Để cài đặt một ứng dụng, nhấn vào thẻ Insert và sau đó bấm vào Apps for office trong nhóm Apps. Bạn sẽ cần phải có một tài khoản Microsoft để đăng nhập và tải ứng dụng. Hình dưới đây sẽ hiển thị ứng dụng Bing Maps như một ứng dụng được cài đặt.