QUY TRÌNH KIỂM KÊ
(V/v: kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ)
Quy trình kiểm kê tài sản:
-Việc kiểm kê tài sản cố định hàng tháng, năm nhằm báo cáo cho người quản lý biết được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng tài sản để đưa ra những quyết định như sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hay thay thế tài sản phù hợp với năng lực tài chính, chính sách đầu tư của doanh nghiệp hay chính sách quản lý tài sản Nhà nước hiện hành. Nhằm quản lý tốt hơn công tác quản lý tránh thất thoát làm mất, gây hư hỏng, thiếu hụt trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp
-Nhằm kiểm soát toàn bộ tài sản của doanh nghiệp hiện đang nắm giữ, để tránh tình trạng thất thoát mất mát…
-Kiểm tra, kiểm kê tất cả các bộ phận phòng ban bệ thuộc công ty
-Hàng tháng:trước khi kết thúc tháng kế toán hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định tiến hành kiểm kê, trước khi kiểm kê thông báo các bộ phận tự kiểm kê trước 02 ngày = > sau đó kế toán sẽ đi kiểm tra đối chiếu lại với các phòng ban về hiện trạng tài sản
-Cuối năm:Thời điểm thành lập hội đồng kiểm kê thông thường vào cuối năm tài chính, tổ chức sở hữu, sử dụng tài sản thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản để thống kê, phân loại tài sản; Việc kiểm kê cũng có thể tổ chức bất thường để phục vụ một số mục đích nhất định như mua bán, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc do yếu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Quy trình, trình tự kiểm kê tài sản:
Trình tự thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành theo một số bước như sau
Bước 1:Kế toán kho thông báo cho bộ phận sẽ tiến hành kiểm kê trước 02 ngày
+ Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng và quản lý tài sản;
+ Trưởng phòng quản lý tài sản, và các nhân viên trực thuộc bộ phận tiến hành kiểm kê, kê biên tài sản theo biểu mẫu phòng kế toán cung cấp
Bước 2: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc của công ty
+ Sau 02 ngày kế toán sẽ trực tiếp đến từng các bộ phận đối chiếu kiểm kê tài sản đối chiếu với bản do các bộ phận cung cấp
-Tiến hành kiểm kê tài sản của đơn vị, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc tháng hoặc thời điểm cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định theo quy chế hoạt động của công ty.
-Việc kiểm kê phải dựa trên số lượng tài sản thực tế hiện còn lưu giữ, còn tiếp tục sử dụng, tài sản đang lưu trữ tại kho chưa qua sử dụng, tài sản đã qua sử dụng đang bảo quản chờ sửa chữa, cải tạo nâng cấp, những tài sản nhận giữ - gửi trông giữ hộ thống kê và theo dõi riêng vì đầy là những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp như tài sản cá nhân, tài sản do bên ngoài gửi trông giữ tạm thời.
Bước 3: Tổng hợp và thống kê số liệu
Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:
- Tài sản thừa, thiếu;
- Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế:
- Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ...
- Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả …
Bước 4: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê
- Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;
- Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;
- Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
- Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
- Kiến nghị sau khi kiểm kê:
+ Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;
+ Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;
+ Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;
+ Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục
Quy trình kiểm kê kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ:
http://www.mediafire.com/view/loecapyx4x3qyyp/QUY_TRINH_KIEM_KHO.doc
http://www.mediafire.com/view/u2lyfvg94dop2lt/KIEM_KE_TAI_SAN.xls
