Mình cũng có ít kinh nghiệm làm về quản lý kế toán nhà hàng - là một bộ phận của khách sạn. Xin phép chia sẻ cùng bạn như sau:
Riêng bộ phận ăn uống của nhà hàng (thuộc khách sạn) người ta đặt cho một tên riêng là Food and Beverage (F&B) do một chú F&B Manager đứng đầu. Chú F&B Manager chia ra làm 3 cụm như sau
1. Cụm ăn - Food & Kitchen bao gồm nhà hàng, bếp ăn tạo ra thức ăn nóng hoặc nguội (Cold and Hot Food). Chú này giao cho ông đầu bếp trưởng (Master Chef) chia tất cả các thức ăn ông này nấu ra thành 3 loại như sau
- Loại Set-menu: là loại thức ăn gọi theo set ví dụ như ăn sáng buffet, ăn theo một set...
- Loại À La Carte: là từng món
- Chief Recomendation (Order By Customer): các món đặ biệt theo yêu cầu của khách
Mỗi một món ông Master Chef làm một cái Recipe liệt kê cần các loại nguyên vật liệu nào... vv.
2. Cụm uống và bánh trái: bao gồm thức uống lại chia làm vài loại. Loại nào cũng sẽ có một cái recipe ví dụ: 1 lý vang phải phục vụ với quả chuối chẳng hạn
3. Cụm tiệc - Banquet: Lại có chú Banquet Manager làm mỗi loại tiệc một cái recipe cũng nêu đầy đủ thành phần của tiệc đó.
Sau khi có các recipes, cả hội F&B mới kéo nhau đi gặp Chú Giám đốc khách sạn (General Manager), lúc này mới là việc của Kế toán:
- Kế toán có một chú gọi là Cost Controller: chú này chuyên môn tính cost của các recipe bao gồm 3 loại cost chính:
+ Chi phí Nguyên liệu chính: Thịt cá, bơ, sữa
+ Chi phí Nhân công
+ Chi phí Overhead
Sau khi tính toán chú này đưa ra chi phí của từng recipe, nhân tổng dự toán theo kế hoạch sẽ ra chi phí của từng ngày, từng tuần, từng tháng. Sau đó chú Cost Control lại chia ra từng mục theo từng bộ phận như mình kể trên, hoặc từng loại ăn uống, tiệc tùng. Nói chung là Cost Controller (lương khoảng 1000 USD/tháng) làm và theo dõi các loại chi phí.
Chú Cost Controller này kiêm luôn làm báo cáo quản trị về chi phí. Bác nào cần em hướng dẫn cho vụ Cost Controller này.
Vì có Cost Controller rồi nên việc hạch toán chi phí theo cost center cực kỳ đơn giản. Hàng ngày bộ phận Purchasing mua hàng về, khi nhập hàng vào cho Kho (Chú Cost COntroller quản lý luôn mấy chú Storeman) là đã phân loại cost center rồi. Kế toán phần mềm chỉ bóc ra mà hạch toán. Còn nếu hạch toán tay thi cuối ngày Cost Controller nộp báo cáo giấy cũng phang vào hệ thống kế toán được. Đối với dịch vụ khách sạn nhà hàng, người ta chỉ yêu cầu kế toán quản lý Lãi lỗ theo từng nhà hàng chứ lãi lỗ theo từng món sẽ có báo cáo quản trị của chú Cost Controller. Trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn phần Cost có 2 cái rất hay:
- Cost Transfer: ví dụ bếp chính không bán hết chuyển sang bếp ăn nhân viên
- Damage Cost: Thức ăn hư hỏng
Mấy cái này khi nào làm Cost Transfer Order hay Damage Report đều phải thông báo cho Cost Controller hết.
Hàng tuần, khi họp Cost Meeting các báo cáo quản trị của chú Cost Controller đưa ra biết là chi phí cao hay thấp, so với Revenue là biết món nào bán chạy, món nào không, nhà hàng nào lãi, nhà hàng nào lỗ...
Làm nhà hàng vui phết...
