Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ, …..bạn cần biết

  • Thread starter Lặng Yên
  • Ngày gửi
Lặng Yên

Lặng Yên

Điều hành cao cấp
Thành viên BQT
24/9/14
5,454
1,481
113
26
Quận Tân Bình
Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán... đều có luật định về thời hạn lưu trữ.
Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Vì thế, độc giả hãy rà soát xem những tài liệu mà độc giả đang cất giữ liệu đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí... lưu trữ.

1. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

2. Hóa đơn: 10 năm

"Hóa đơn" được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
(Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014)

3. Hợp đồng lao động: 5 năm

Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
(Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011)

4. Phiếu thu - chi, xuất nhập kho: 5 năm

Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với:
1. Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

5. Hồ sơ Tài sản cố định: 10 năm

Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản... có thời hạn lưu trữ 10 năm
(Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

6. Tờ khai hải quan: 5 năm

Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).
(Luật số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014)

7. Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm

Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:
- 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.
- Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.
(Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016)

8. Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm

Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.
Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014)

Nguồn: Luật Việt Nam
 
Rua Diu Dang

Rua Diu Dang

Điều hành cao cấp
Thành viên BQT
29/5/17
484
275
63
Câu chuyện ở công ty nọ: Một ngày đẹp trời sếp muốn cải tạo lại văn phòng và muốn kế toán hủy hết chứng từ kế toán của công ty cũ đã giải thể được 1 năm đi, sếp giải thích việc lưu trữ chứng từ tốn không gian ntn, cty mất tiền thuê không gian, mua tủ đựng tốn chi phí ntn, bla bla bla. Kế toán rất hiểu bài toán kinh doanh đó, thế nhưng:


Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 hướng dẫn luật kế toán 2015


Điều 8. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ


Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán

Điều 11. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.


Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Điều 17. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy
 
  • Like
Reactions: phantuannam

Thành viên trực tuyến

  • ngoanhtuandx
  • ut duong
  • thuongdan
  • Huyền Mia
  • codejava94
  • water830101
  • xediengiatot
  • HaoNguyen1203

Xem nhiều