Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ, …..bạn cần biết

  • Thread starter Lặng Yên
  • Ngày gửi
Lặng Yên

Lặng Yên

Cao cấp
24/9/14
5,457
1,502
113
31
Quận Tân Bình
Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán... đều có luật định về thời hạn lưu trữ.
Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Vì thế, độc giả hãy rà soát xem những tài liệu mà độc giả đang cất giữ liệu đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí... lưu trữ.

1. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

2. Hóa đơn: 10 năm

"Hóa đơn" được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
(Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014)

3. Hợp đồng lao động: 5 năm

Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
(Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011)

4. Phiếu thu - chi, xuất nhập kho: 5 năm

Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với:
1. Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
(Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

5. Hồ sơ Tài sản cố định: 10 năm

Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản... có thời hạn lưu trữ 10 năm
(Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

6. Tờ khai hải quan: 5 năm

Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).
(Luật số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014)

7. Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm

Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:
- 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.
- Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.
(Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016)

8. Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm

Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.
Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014)

Nguồn: Luật Việt Nam
 
Khóa học Quản trị dòng tiền
Rua Diu Dang

Rua Diu Dang

Điều hành viên
Thành viên BQT
29/5/17
631
436
63
Câu chuyện ở công ty nọ: Một ngày đẹp trời sếp muốn cải tạo lại văn phòng và muốn kế toán hủy hết chứng từ kế toán của công ty cũ đã giải thể được 1 năm đi, sếp giải thích việc lưu trữ chứng từ tốn không gian ntn, cty mất tiền thuê không gian, mua tủ đựng tốn chi phí ntn, bla bla bla. Kế toán rất hiểu bài toán kinh doanh đó, thế nhưng:


Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 hướng dẫn luật kế toán 2015


Điều 8. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ


Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán

Điều 11. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.


Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Điều 17. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy
 
  • Like
Reactions: phantuannam
Đức Thịnh Phát Jsc

Đức Thịnh Phát Jsc

Giải pháp lưu trữ hồ toàn diện cho doanh nghiệp

Quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán bao gồm những bước sau

Lên danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy

Lập danh mục chứng từ kế toán cần hủy chính là bước xác định giá trị tài liệu. Những tài liệu nào thuộc phông (khối) đã hết thời gian lưu trữ bạn cần liệt kê cho vào trong danh mục và cần ghi rõ nội dung loại tài liệu, thời hạn lưu trữ của mỗi loại. Việc lên danh mục cần đi kèm với bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy.
Đây là khâu đầu tiên song đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình. Bởi nó quyết định sự “sống còn” của hồ sơ chứng từ kế toán. Loại chứng từ nào cần loại bỏ, chứng từ nào cần giữ lại lưu trữ được quyết định gần như 80% trong bước này.

mẫu danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy
Hai mẫu biên bản danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ

Sau khi lên danh mục tài liệu hết giá trị “sơ bộ”, người đứng đầu đơn vị kế toán cần phải ra quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy. Thành phần của Hội đồng về cơ bản bao gồm:
  • Người đứng đầu đơn vị kế toán hoặc cấp phó của người đứng đầu đơn vị kế toán: Chủ tịch hội đồng
  • Kế toán trưởng đơn vị kế toán: Phó chủ tịch hội đồng.
  • Đại diện lãnh đạo các phòng ban có chứng từ kế toán đưa ra để xét hủy: Uỷ viên
  • Đại diện của bộ phận làm công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ: Uỷ viên kiêm thư ký hội đồng.
Mục đích của việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán là để tiến hành kiểm kê, phân loại, đánh giá một cách khách quan. Nhằm tránh hủy nhầm đi các chứng từ còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn sau này. Các thành viên của hội đồng cần cho ý kiến biểu quyết vào biên bản cuộc họp.

mẫu quyết định thành lập hồi đồng tiêu hủy tài liệu và Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy
mẫu quyết định thành lập hồi đồng tiêu hủy tài liệu và Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy

Tiến hành tiêu hủy chứng từ kế toán

Quá trình hủy tài liệu kế toán phải tiến hành lập các biên bản bắt buộc như: Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị, Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Có chữ ký người đại diện của đơn vị sở hữu tài liệu hủy và đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu.
Việc tiêu hủy phải đảm bảo các thông tin, số liệu trên các chứng từ kế toán được hủy hết 100%, không thể thất thoát ra bên ngoài, hoặc khôi phục lại dưới bất cứ hình thức nào.
Nguồn bài viết: https://ducthinhphat.com
 
Phần mềm Kế toán MISA

Phần mềm Kế toán MISA

Đối tác đồng hành
Thành viên BQT
23/12/22
47
3
8
amis.misa.vn
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Luật kế toán có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Anh Chị hãy tham khảo chi tiết Quy định về thời gian lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán Tại đây.

Hi vọng bài viết sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cho doanh nghiệp!
Xin cảm ơn!
 

Xem nhiều

Webketoan Zalo OA