Bạn chưa an tâm với định khoản của mình là do bạn chưa hiểu về kỳ ghi sổ trong kế toán. Cái khái niệm kỳ ghi sổ là thời hạn bạn phải ghi nhận sau khi có chứng từ. Thường thì không ai để ý và mặc nhiện kỳ ghi sổ là tính theo tháng do các báo cáo hay tính theo tháng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lớn, họ có nhu cầu xác định chi tiết và chuẩn xác nên kỳ ghi sổ được xác định thường là 3 ngày, nếu cần thiết phải là 1 ngày (tức là khi nghiệp vụ phát sinh có chứng từ, chậm nhất là 1 ngày sau, kế toán phải ghi nhận trên sổ)
Mình đoán công ty bạn không có quy định này nên bạn ghi nhận thoải mái hơn và bạn định khoản như ở trên không có gì là không hợp lý cả. Nếu sử dụng một tài khoản trung gian để phản ánh trách nhiệm của công ty sẽ làm thêm rối vấn đề.
Có ý kiến sử dụng Tk 3388 cũng đúng vì khi đó phát sinh nghĩa vụ phải trả. Có ý kiến cho rằng nên sử dụng TK 141 sẽ đúng bản chất hơn. Thể sử dụng như thế nào đối với 2 tài khoản này? và khi nào sử dụng
Kế toán là phải dựa vào bản chất nghiệp vụ và bản chất, ý nghĩa của tài khoản để phản ánh trung thực tình hình phát sinh ở đơn vị mình, mục đích chính là để thực hiện mục tiêu quản trị, nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản nên bạn hãy phân tích bản chất nghiệp vụ:
1. Nhân viên này mua hàng là do đó là một phần chức năng, nhiệm vụ của họ, họ đã được trả lương dù trong tháng đó có khi họ không mua hàng này (do công ty bạn sử dụng chưa hết hàng cũ). Xét về bản chất, khi phát sinh công việc bên ngoài công ty như nhiệm vụ của mình, các chi phí liên quan thuộc về tạm ứng.
2. Nhân viên này lấy tiền túi để mua sau đó về quyết toán lại, nếu xem nội dung phản ánh của TK 141 và TK 338 thì nó hợp với TK 338 hơn.
3. Nghiệp vụ kinh tế này phát sinh thường xuyên hay không và có hay ứng trước tiền của công ty hay thường xuyên bỏ tiền túi ra trước, về nhận lại sau. Dựa vào độ thường xuyên để quyết định sử dụng tài khoản cho phù hợp.
- Nếu thường ứng tiền công ty trước, mua hàng sau thì sử dụng TK 141. Lâu lâu phát sinh trả tiền trước, mang hàng về, lấy tiền công ty sau thì vẫn phản ánh vào TK 141 cho tiện theo dõi. Tài khoản 141 sử dụng khi công ty bạn đưa tiền hoặc tài sản cho nhân viên công ty thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Vì đưa trước nên có khi thiếu, có khi dư nên người thực hiện nhiệm vụ có khi phải tạm bỏ tiền túi để hoàn thành nhiệm vụ (nếu thực hiện nhiều nhiệm vụ có thể phần thiếu ấy vừa đủ với hóa đơn mua VPP). Dư thì đương nhiên về phải trả lại.
- Nếu thường xuyên sử dụng tiền cá nhân nhân viên trước, sau đó về lấy lại tiền công ty thì nên sử dụng TK 3388. Lâu lâu phát sinh ứng tiền công ty trước vẫn phản ánh vào TK 3388 cho tiện theo dõi.
Cả hai TK 141 và 3388 phải thực hiện theo dõi chi tiết cho từng đối tượng.
Về khía cạnh quản trị, họ sẽ xem khi nào có hiện tượng lâu lâu và đánh giá tiềm lực kinh tế của nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Còn tại sao lại phải xem khía cạnh này thì đó là vì mục đích quản trị của họ, thích thì bạn hỏi. Nếu họ không xem hoặc không biết xem thì đó là điều nằm ngoài phạm vi của kế toán.
Hy vọng nội dung trên có ích với bạn
