MISA online
Thành viên Cố vấn - Webketoan Mentors
- 2/4/19
- 2
- 0
- 1
- 29
Sự khác biệt điển hình giữa phần mềm erp so với các phần mềm quản lý rời rạc khác (ví dụ phần mềm tính lương, quản lý nhân sự , phần mềm kế toán,...) là tính tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Trên thực tế, việc sử dụng một phần mềm ERP sẽ phức tạp hơn so với các phần mềm quản lý đơn lẻ nhưng nhưng nếu doanh nghiệp triển khai phù hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. So với các phần mềm quản lý khác, phần mềm ERP có những ưu thế vượt trội hơn rất nhiều.
Phần mềm ERP mang tính tích hợp
Thông thường, mỗi phòng, ban trong doanh nghiệp sử dụng một giải pháp quản lý riêng. Chẳng hạn, phòng kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý bán hàng riêng, phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng hay phòng nhân sự sử dụng phần mềm quản lý nhân sự riêng,.....
Việc mỗi phòng sử dụng một phần mềm quản lý riêng biệt khiến cho dữ liệu của các phòng ban mang tính độc lập, không có sự kết nối với nhau. Việc chuyển thông tin, dữ liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác được thực hiện chủ yếu qua hình thức thủ công (gửi văn bản, sao chép file,...). Hình thức này vừa không đảm bảo được tính bảo mật cho thông tin, vừa khó kiểm soát cũng như không mang lại năng suất cao.
Tuy nhiên, với giải pháp ERP, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống chung duy nhất tích hợp các module thực hiện những chức năng tương đương với những phần mềm quản lý rời rạc. Các chức năng này đem lại hiệu quả cao hơn nhờ việc có sự liên kết giữa các module với nhau và tích hợp trong nhiều môi trường hoạt động.
Cũng giống như các phần mềm quản lý riêng lẻ, các phân hệ trên giải pháp erp đáp ứng chức năng riêng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Nhưng hơn thế, các phân hệ này còn giải quyết được mối quan hệ giữa các bộ phận khi mô phỏng tác nghiệp của nhân viên theo quy trình thống nhất. Dữ liệu tự động luân chuyển trong quy trình làm việc và được kiểm soát chặt chẽ trên hệ thống.
Việc tổng hợp các báo cáo trên hệ thống ERP được lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình, đảm bảo báo cáo mang tính tổng hợp và chính xác cao. Nhờ vậy, giải pháp ERP tạo cho doanh nghiệp năng suất lao động, quản lý thông tin hiệu quả, kiểm soát chặt chẽ các nguồn dữ liệu cũng như quản trị tốt mọi mặt của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP mang lại lợi ích trên nhiều mặt
Công cụ lưu trữ dữ liệu hiệu quả
Không chỉ tổng hợp và đem lại nguồn thông tin tin cậy, giải pháp ERP còn là công cụ hiệu quả trong việc phân tích và lưu trữ thông tin. Giải pháp này giúp doanh nghiệp lưu trữ lại mọi thông tin, quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp một cách chi tiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm và truy xuất lịch sử hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Từ những thông tin đã tổng hợp và lưu trữ, hệ thống erp sẽ dựa vào đó để khai thác và phân tích dữ liệu, đưa ra những báo cáo, đánh giá, giúp cho lãnh đạo có những chiến lược, phương án kinh doanh và quản trị phù hợp.
Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
Giải pháp ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp khắc phục triệt để những yếu tố trung gian khiến cho luồng dữ liệu không được xuyên suốt, điều phối hiệu quả các mặt trong doanh nghiệp. Bởi vậy, cắt giảm những chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu quả công việc.
ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm tải các khoản chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc nhờ: hạn chế các khoản thất thoát trong hoạt động kinh doanh, tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên, cắt giảm chi phí thông qua việc lập kế hoạch và tính toán chính xác các khoản chi phí sản xuất, cung cấp dữ liệu nhanh chóng, giải quyết công việc, sự cố nhanh hơn, quản lý dòng tiền hiệu quả,....
Chuẩn hóa hoạt động nhân sự
Đối với vấn đề nhân sự, giải pháp ERP giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực và tiết kiệm thời gian quản lý nhân sự nhờ tích hợp các hoạt động quản lý nhân sự về mọi mặt, từ việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân lực, quản lý hồ sơ, hợp đồng, thời gian, chấm công, lương, bảo hiểm,.....Mọi thông tin của nhân viên đều được tổng hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu đồng bộ giúp việc tra cứu được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Chức năng lập kế hoạch, theo dõi từng khóa đào tạo và đánh giá chất lượng, hiệu quả của từng khóa trên hệ thống erp sẽ giúp chủ doanh nghiệp có những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực, năng suất của nhân viên, góp phần xây dựng và đào tạo một đội ngũ nhân viên phát triển.
Ngoài ra, đối với việc bán hàng, giải pháp cung cấp các nghiệp vụ quản lý các hoạt động trước, trong và sau bán hàng nhằm mục đích gia tăng doanh số và hiệu quả chăm sóc khách hàng, góp phần nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên kinh doanh. Giải pháp ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản, dụng cụ, kiểm soát hàng tồn kho cùng các lợi ích đi kèm trong việc truyền thông và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nội bộ.
So với những phần mềm quản lý rời rạc, thiếu liên kết thì giải pháp ERP chính là phương pháp tối ưu hơn cả. Nhờ việc tích hợp đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban mà giải pháp ERP đang dần trở thành xu hướng quản trị mới, hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng.
Trên thực tế, việc sử dụng một phần mềm ERP sẽ phức tạp hơn so với các phần mềm quản lý đơn lẻ nhưng nhưng nếu doanh nghiệp triển khai phù hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. So với các phần mềm quản lý khác, phần mềm ERP có những ưu thế vượt trội hơn rất nhiều.
Phần mềm ERP mang tính tích hợp
Thông thường, mỗi phòng, ban trong doanh nghiệp sử dụng một giải pháp quản lý riêng. Chẳng hạn, phòng kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý bán hàng riêng, phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng hay phòng nhân sự sử dụng phần mềm quản lý nhân sự riêng,.....
Việc mỗi phòng sử dụng một phần mềm quản lý riêng biệt khiến cho dữ liệu của các phòng ban mang tính độc lập, không có sự kết nối với nhau. Việc chuyển thông tin, dữ liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác được thực hiện chủ yếu qua hình thức thủ công (gửi văn bản, sao chép file,...). Hình thức này vừa không đảm bảo được tính bảo mật cho thông tin, vừa khó kiểm soát cũng như không mang lại năng suất cao.
Tuy nhiên, với giải pháp ERP, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống chung duy nhất tích hợp các module thực hiện những chức năng tương đương với những phần mềm quản lý rời rạc. Các chức năng này đem lại hiệu quả cao hơn nhờ việc có sự liên kết giữa các module với nhau và tích hợp trong nhiều môi trường hoạt động.
Cũng giống như các phần mềm quản lý riêng lẻ, các phân hệ trên giải pháp erp đáp ứng chức năng riêng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Nhưng hơn thế, các phân hệ này còn giải quyết được mối quan hệ giữa các bộ phận khi mô phỏng tác nghiệp của nhân viên theo quy trình thống nhất. Dữ liệu tự động luân chuyển trong quy trình làm việc và được kiểm soát chặt chẽ trên hệ thống.
Việc tổng hợp các báo cáo trên hệ thống ERP được lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình, đảm bảo báo cáo mang tính tổng hợp và chính xác cao. Nhờ vậy, giải pháp ERP tạo cho doanh nghiệp năng suất lao động, quản lý thông tin hiệu quả, kiểm soát chặt chẽ các nguồn dữ liệu cũng như quản trị tốt mọi mặt của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP mang lại lợi ích trên nhiều mặt
Công cụ lưu trữ dữ liệu hiệu quả
Không chỉ tổng hợp và đem lại nguồn thông tin tin cậy, giải pháp ERP còn là công cụ hiệu quả trong việc phân tích và lưu trữ thông tin. Giải pháp này giúp doanh nghiệp lưu trữ lại mọi thông tin, quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp một cách chi tiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm và truy xuất lịch sử hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Từ những thông tin đã tổng hợp và lưu trữ, hệ thống erp sẽ dựa vào đó để khai thác và phân tích dữ liệu, đưa ra những báo cáo, đánh giá, giúp cho lãnh đạo có những chiến lược, phương án kinh doanh và quản trị phù hợp.
Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
Giải pháp ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp khắc phục triệt để những yếu tố trung gian khiến cho luồng dữ liệu không được xuyên suốt, điều phối hiệu quả các mặt trong doanh nghiệp. Bởi vậy, cắt giảm những chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu quả công việc.
ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm tải các khoản chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc nhờ: hạn chế các khoản thất thoát trong hoạt động kinh doanh, tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên, cắt giảm chi phí thông qua việc lập kế hoạch và tính toán chính xác các khoản chi phí sản xuất, cung cấp dữ liệu nhanh chóng, giải quyết công việc, sự cố nhanh hơn, quản lý dòng tiền hiệu quả,....
Chuẩn hóa hoạt động nhân sự
Đối với vấn đề nhân sự, giải pháp ERP giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực và tiết kiệm thời gian quản lý nhân sự nhờ tích hợp các hoạt động quản lý nhân sự về mọi mặt, từ việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân lực, quản lý hồ sơ, hợp đồng, thời gian, chấm công, lương, bảo hiểm,.....Mọi thông tin của nhân viên đều được tổng hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu đồng bộ giúp việc tra cứu được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Chức năng lập kế hoạch, theo dõi từng khóa đào tạo và đánh giá chất lượng, hiệu quả của từng khóa trên hệ thống erp sẽ giúp chủ doanh nghiệp có những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực, năng suất của nhân viên, góp phần xây dựng và đào tạo một đội ngũ nhân viên phát triển.
Ngoài ra, đối với việc bán hàng, giải pháp cung cấp các nghiệp vụ quản lý các hoạt động trước, trong và sau bán hàng nhằm mục đích gia tăng doanh số và hiệu quả chăm sóc khách hàng, góp phần nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên kinh doanh. Giải pháp ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản, dụng cụ, kiểm soát hàng tồn kho cùng các lợi ích đi kèm trong việc truyền thông và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nội bộ.
So với những phần mềm quản lý rời rạc, thiếu liên kết thì giải pháp ERP chính là phương pháp tối ưu hơn cả. Nhờ việc tích hợp đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban mà giải pháp ERP đang dần trở thành xu hướng quản trị mới, hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng.
