Viết riêng cho Kế toán: “Em liệt kê ra, mỗi ngày em làm những việc gì tại công ty nhé”

lamhaituyen

lamhaituyen

Sơ cấp
17/10/12
17
45
13
33
Bac lieu
Viết riêng cho Kế toán: “Em liệt kê ra, mỗi ngày em làm những việc gì tại công ty nhé”

Lưu ý: bài chia sẻ này không bàn về quan điểm “Vì công ty quên mình”. Nên mình xin phép, chúng ta sẽ không tranh luận Đúng/Sai do khác biệt giữa các góc nhìn nhé.

Chúng ta bắt đầu nào.

Trong cuộc sống công sở, ít nhất một lần chúng ta sẽ gặp câu hỏi trên. Dù sếp yêu cầu với thiện chí tích cực hay trong hoàn cảnh căng thẳng, thì nó vẫn là câu hỏi khó nhằn. Bởi Kế toán không giống bộ phận Kinh doanh - đánh giá hiệu quả công việc bằng kết quả doanh thu mang về. Kế toán có rất nhiều việc không tên, tới mức Giám đốc còn không biết chúng tồn tại. Người không biết thì không có tội nhen các bạn.
Nên các bạn cần có phương pháp chuẩn bị câu trả lời một cách thuyết phục, thay vì chán nản ngồi vò tai bứt tóc, mất tinh thần với sếp. ^_^

Cấp độ 1 của phương pháp:
“Cuối mỗi ngày, ghi chú các công việc mà chúng ta chưa làm xong, cộng với nhiệm vụ mà ngày mai cần xử lý”.

Ngày xửa ngày xưa, các bạn chắc hẳn có đọc được ở đâu đó, phương pháp quản lý bằng cách chép ra giấy những nhiệm vụ để không bao giờ bỏ sót việc, đúng không? Quên phương pháp truyền thống ấy đi.

Bạn là Kế toán, bạn nên tận dụng excel cơ: cập nhật việc mới phát sinh, thay đổi câu từ diễn giải, sắp xếp thứ tự ưu tiên.v.v.. mà không phải tẩy xóa, tốn thời gian viết tay, đánh dấu tờ giấy nào chưa làm xong hết, tờ nào của ngày nào. Mọi thứ đều dễ dàng trong một nốt nhạc bằng các thao tác đơn giản: insert row, sort, arrange… Chỉ cần 1 sheet thôi, là chúng ta đã có thể lưu lại tất cả các công việc đã/sẽ hoàn thành từ ngày này qua ngày khác.

Cấp độ 2 của phương pháp:
“Thêm vào một cột điền ngày (date), một cột điền giờ bắt đầu thực hiện (time in), một cột điền giờ hoàn tất (time out), một cột phân loại việc (task)”.

Các bạn biết đấy, chúng ta thường sẽ không được yên ổn hoàn tất từng việc một (one by one). Mà sẽ luôn bị phân tâm, việc nọ xọ việc kia, với lý do muôn thuở - “Việc gấp của sếp, của phòng kinh doanh, của thuế.v.v.. cần ưu tiên”. Hoặc chuyện trời ơi đất hỡi như: máy tự nhiên không ký điện tử được; nguyên ngày không truy cập nộp tờ khai được; thông tin chuyển khoản cho nhà cung cấp bị sai nên họ không giao hàng.v.v… Đến nỗi khi mặt trời đã lặn, kế toán ngơ ngác, không kịp hình dung với một phép thuật nào đó, mà tám-chín tiếng đồng hồ của hôm nay bay cái vèo.

Vậy nên, việc đánh dấu mốc thời gian in-out cho mỗi thứ các bạn xử lý được trong ngày, là CỰC KỲ HỮU ÍCH để kiểm soát cuộc chơi. Cột ngày giúp các bạn theo dõi lịch sử của chính bản thân mình. (Nghe quen quen giống Nhật ký sổ cái hén).

Còn cột phân loại sẽ giúp các bạn gom mọi thứ về góc nhìn bao quát tổng thể. Không có phần việc nào là tốn thời gian vô ích. Chúng luôn thuộc về một loại nhiệm vụ nào đó trong bảng mô tả công việc của các bạn. Và cái cột phân loại này, không bắt buộc bạn phải điền ngay-luôn. Cuối tuần chủ nhật, bạn điền vào vẫn được.

Phần quan trọng nhất cần làm ngay-luôn ở công ty, là: điền cột ngày, cột thời gian thực hiện, thời gian hoàn tất, diễn giải ngắn gọn về công việc.


Cấp độ 3 của phương pháp:
“Trình diễn “Nhật ký” của chúng ta bằng biểu đồ (chart) và bảng (table), định dạng độ dài phù hợp để dễ in ra trên giấy A4”.

Một điều không thể phủ nhận là, tất cả các sếp đều ít có hứng thú với các bảng tính chằng chịt số liệu. Họ cần thứ gì đó “dễ hấp thụ hơn”. Và chẳng thể tuyệt vời hơn nếu các bạn dùng một ít kỹ năng excel, để biến công sức hàng ngày của mình thành hình ảnh trực quan sinh động. Trình bày một cách gãy gọn, dứt khoát, đầy đủ.

Buoc 3 (1).JPG

Thậm chí, sếp nào cần chi tiết, thì bạn đã có ghi chép mỗi ngày trong thời gian qua, làm những việc gì. Lúc này, bạn chỉ cần in ra giấy A4 rồi gửi sếp thôi ^_^ (đảm bảo sếp choáng luôn)

Buoc 2 done.JPG

Một ưu điểm nữa của biểu đồ, chính là nó giúp bạn thấy được thời gian hao tốn của mỗi nhiệm vụ. Nên nếu khi nào khối lượng công việc của bạn bị quá tải. Bạn sẽ biết chắc bạn muốn cắt giảm công việc nào; yêu cầu sếp tuyển người vào để đảm nhiệm công việc nào bạn muốn bàn giao.

Buoc 3 (2).JPG

Tóm lại, với 3 cấp độ trên, chúng ta hoàn toàn có thể tự tin với chính mình (và với sếp) rằng, thời gian mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi năm của chúng ta ở công ty, luôn tạo ra giá trị. Sâu xa hơn, nó góp phần giúp các bạn tự tin trong vấn đề đàm phán lương hoặc thăng chức. Tất cả việc các bạn cần làm rất đơn giản, chính là: viết nhật ký công việc mỗi ngày một cách khoa học.



Một vài phản biện mình đã gặp khi áp dụng và hướng dẫn phương pháp trên:

Từ sếp: “Thay vì em tốn thời gian liệt kê “cặn kẽ” tới từng phút như thế này, hãy dùng thời gian đó để cống hiến, làm nhiều việc có ích nữa cho công ty. Làm mấy cái này tốn thời gian chứ có ích lợi gì đâu”

Nhận xét: Như mình đã đề cập ngay từ đầu bài chia sẻ, sếp sẽ không thể biết được các bạn đã vất vả trải qua các việc gì ở công ty. Sếp không là người trực tiếp thực hiện công việc. Và bản thân sếp, có thể cũng chưa từng thấy nhân viên nào quản lý thời gian chuyên nghiệp như kiểu này. Nên phản ứng tự nhiên, sếp sẽ nghĩ việc này tốn rất nhiều thời gian của các bạn tại công ty. Mà tốn thời gian của công ty, là sếp không vui rồi. ^_^

Nhưng hãy tin mình đi, khi bạn đã làm quen với việc quản lý thời gian như cách trên, thậm chí bạn còn làm việc hiệu quả hơn gấp nhiều lần. Mỗi ngày, bạn sẽ ra về với trạng thái tự tin vì nắm chắc được một ngày mình mang lại thật nhiều giá trị tại công ty. Và hơn hết, lúc “cơm không lành, canh không ngọt”, sếp lại đổi ý, buột miệng hỏi “Em liệt kê ra, mỗi ngày em làm những việc gì tại công ty nhé”. Lúc ấy, bạn không có dữ liệu, là cầm chắc phần ấm ức.

Từ nhân viên: “Anh ơi, mỗi ngày đi làm đã lắm công việc, xử lý còn không hết, phải làm cái sheet Nhật ký này nữa. Như vậy mệt mỏi lắm.”

Nhận xét: có hai lý do cho biện minh của các bạn. Lý do thứ nhất, các bạn lười (hoặc các bạn còn trẻ người). Phương pháp nào cũng vậy, nó đòi hỏi sự Kỷ luật. Khi được thực hiện liên tục một cách kỷ luật, trong một khoảng thời gian đủ dài, các bạn có thể ghi chú rất nhanh trong vài ba giây. Ngày này qua tháng khác, các bạn sẽ tự động tích lũy cho mình một lượng cơ sở dữ liệu đủ lớn để chứng minh với cấp trên: thời gian bạn mang lại giá trị thế nào cho công ty.

Lý do thứ hai, có thời điểm bạn sử dụng thời gian ở công ty để làm việc cá nhân (tám chuyện, đọc báo showbiz, bán hàng online, xem thị trường chứng khoán…). Nếu theo phương pháp này, là lộ hết rồi còn gì. Mình xin thưa với các bạn, những việc cá nhân đó, bạn đừng liệt kê vào. Bạn chỉ ghi chép các phần công việc mang lại giá trị cho công ty, thời điểm bắt đầu, thời điểm hoàn tất. Lúc tổng kết lại, các bạn sẽ biết số giờ thực sự tạo ra giá trị và số giờ “bị khuyết do làm việc riêng”. Khi ấy, bản thân các bạn sẽ có cái nhìn toàn diện, để tự đánh giá mức độ hiệu quả của chính mình. Đánh giá tích cực hay tiêu cực, là hoàn toàn dựa trên quan điểm mà các bạn ủng hộ.



Điều cuối cùng, chúc tất cả chúng ta có một năm 2022 thành công với nhiều kế hoạch và dự định nhé.

P/s: Cám ơn toàn thể các Anh/Chị/Bạn thành viên Ban cán sự WebKetoan đã cố gắng không ngừng nghỉ, tạo nên một cộng đồng mang lại nhiều giá trị cho lớp đàn em ^_^
 
Trương Lan

Trương Lan

Thành viên Cố vấn - Webketoan Mentors
21/10/15
802
299
63
Tưởng chừng như mất thời gian nhưng nó lại giúp nhân sự nhìn nhận lại công việc 1 cách rất hiệu quả.
Phân tách từ quan trọng, gấp đến thường xuyên.
Cảm ơn chủ top vì đã chia sẻ. Bài viết rất hữu ích ạ.
 
Rua Diu Dang

Rua Diu Dang

Điều hành viên
Thành viên BQT
29/5/17
630
433
63
Cảm ơn bạn đã chia sẻ tip làm báo cáo pro! Mấy điểm nhỏ nhỏ này mà có võ, tạo nên giá trị riêng cho bạn nào làm được.
 
B

brown_eyes

Sơ cấp
1/2/15
6
3
3
28
Cảm ơn bạn chia sẻ ạ, mình toàn dùng Note to do list. Làm sao có thể lên được 1 sheet như vầy nhỉ.
 
P

phomai_conbocuoi

Sơ cấp
1/2/20
3
2
3
33
Đây là một bài viết hay. Thực tế mình đã áp dụng cách này và thấy rằng tuy hữu ích, nhưng nhược điểm của nó là rất tốn thời gian và không hỗ trợ cho việc phối hợp trong team. Ưu điểm là giúp mình đỡ quên công việc cần làm.
 
M

Minh Tiến 21

Trung cấp
5/10/22
54
18
8
Hà Nội
vayonline24h.vn
Tưởng chừng như mất thời gian nhưng nó lại giúp nhân sự nhìn nhận lại công việc 1 cách rất hiệu quả.
Phân tách từ quan trọng, gấp đến thường xuyên.
Cảm ơn chủ top vì đã chia sẻ. Bài viết rất hữu ích ạ.
chính xác ạ!
 
lamhaituyen

lamhaituyen

Sơ cấp
17/10/12
17
45
13
33
Bac lieu
Đây là một bài viết hay. Thực tế mình đã áp dụng cách này và thấy rằng tuy hữu ích, nhưng nhược điểm của nó là rất tốn thời gian và không hỗ trợ cho việc phối hợp trong team. Ưu điểm là giúp mình đỡ quên công việc cần làm.
Mình không hiểu lắm về cụm "Không hỗ trợ cho việc phối hợp trong team".
Vì thực tế, nếu bản thân chúng ta có dành thời gian để trao đổi/phối hợp với đồng đội. Thì việc ghi nhận lại việc phối hợp này, là một điểm nhấn tuyệt vời.
Để cuối năm, còn nhớ mà ngồi tâm sự rút kinh nghiệm với nhau. :D
 
  • Like
Reactions: MINA
M

MINA

Quảng cáo/Tài Trợ
Thành viên BQT
Quản lý cao cấp
12/11/03
3,939
400
83
44
Ninh Thuận
Mình không hiểu lắm về cụm "Không hỗ trợ cho việc phối hợp trong team".
Vì thực tế, nếu bản thân chúng ta có dành thời gian để trao đổi/phối hợp với đồng đội. Thì việc ghi nhận lại việc phối hợp này, là một điểm nhấn tuyệt vời.
Để cuối năm, còn nhớ mà ngồi tâm sự rút kinh nghiệm với nhau. :D
Năm cũ sắp hết, năm qua được kinh nghiệm gì - tặng cộng đồng một bài em nhé!
 
  • Like
Reactions: lamhaituyen
Webketoan PRO

Xem nhiều